Die besten Outlook-tipps
Mit diesen Tipps & Tricks können Sie den bekannten E-mail-dienst optimal nutzen
In diesem Ratgeber erklären wir, wie Sie E-mails in Termine umwandeln, einen Abwesenheitsclient einrichten, Ihre Signatur auf dem Smartphone anpassen und vieles mehr. Alle Tipps sind für Office 2016 gültig.
E-mail in Verabredung umwandeln und im Kalender speichern
Ihr Chef hat Ihnen eine Mail mit dem Termin für das nächste Verkaufsmeeting gesendet. Wäre es nicht praktisch, wenn Sie all die Infos schnell zu Ihrem Terminkalender hinzufügen könnten? Dafür müssen Sie die Mail nur aus Ihrem Posteingang zum Kalendersymbol verschieben, das sich links unten befindet. So erstellen Sie eine Verabredung mit den Informationen aus der Mail als Notiz. Sie müssen die Zeit und das Datum manuell eintragen, da Outlook diese Infos nicht automatisch aus der Mail entnehmen kann. Des Weiteren sollten Sie den Betreff gegebenenfalls noch verändern.
E-mail-kontakt in Outlook-kontakt umwandeln und speichern
Sie haben gerade eine Mail von einem neuen Mitarbeiter bekommen. Anstatt zu Ihrer Kontaktliste zu wechseln und einen neuen Eintrag zu erstellen, gibt es einen kürzeren Weg: In der erhaltenen Nachricht klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders und wählen „Zu Outlook Kontakten hinzufügen“aus. Somit erhalten Sie ein neues Kontaktfenster, wobei der Name und das E-mail-feld bereits ausgefüllt sind. Jetzt müssen Sie nur noch die fehlenden Infos eingeben.
Wichtige E-mails markieren und farblich hervorheben
Bei der großen Flut von E-mails, die jeden Tag bei vielen Anwendern den Posteingang füllt, besteht immer die Gefahr, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Outlook bietet Ihnen deshalb an, Nachrichten von bestimmten Absendern automatisch farbig zu markieren.
Die farbigen Markierungen in Outlook kennen Sie bereits. Bei ungelesenen Nachrichten zeichnet die Software die Betreffzeile sowie die Uhrzeit blau aus – nach dem Öffnen erscheinen sie dann allerdings in normaler Schrift. Um selbst eine solche Kennzeichnung zu definieren, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie zuerst oben auf den Reiter „Ansicht“, als Nächstes folgen Sie dem Pfad
„Outlook bietet die Möglichkeit, die Mails bestimmter Absender automatisch farblich zu markieren.“
„Ansichtseinstellungen –› Bedingte Formatierung“. Klicken Sie jetzt auf „Hinzufügen“, geben Sie der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie daraufhin auf „Schriftart“. Im nachfolgenden Fenster wählen Sie die gewünschte „Farbe“für den Font aus, stellen eventuell auch einen fetten Schriftschnitt ein und bestätigen über „OK“. Klicken Sie nunmehr auf „Bedingung“und auf „Von“. Falls der Absender schon in Ihrem Kontaktverzeichnis steht, übernehmen Sie ihn mittels Doppelklick in die Zeile „Von“und drücken im Anschluss daran auf „OK“. Wenn er nicht in Ihren Kontakten stehen sollte, tippen Sie seine Mailadresse ein. Schließen Sie alle Fenster mit „OK“. Achtung bitte: Outlook reagiert mit der bedingten Formatierung ausschließlich auf den angezeigten Text im Absenderfeld. Sollten Sie in Ihren Kontakten neben „Anzeigen als“lediglich den Vor- und Nachnamen einer Person eingetragen haben, nicht jedoch deren E-mail-adresse, so erfolgt auch keine Markierung. Eventuell müssen Sie deshalb den Inhalt des Feldes „Anzeigen als“bearbeiten. In diesem Fall wählen Sie das Standardformat in der folgenden Form: „Vorname Nachname (xx@yy.de)“.
So senden Sie keine Anhänge an CC- und Bcc-empfänger
Oftmals setzt man in einer E-mail Personen auf CC oder BCC, um sie über einen Vorgang auf dem Laufenden zu halten. Nicht immer möchte man jedoch, dass CC- und Bcc-empfänger den in der E-mail enthaltenen Dateianhang bekommen, beispielsweise wenn es sich um vertrauliche Dokumente handelt. In diesem Fall will man die Anhänge nur dem eigentlichen Empfänger zugänglich machen, alle anderen sollen lediglich den Text der E-mail lesen und sehen. Diese Möglichkeit sieht Outlook aber nicht vor, was jedoch kein Versäumnis von Microsoft bedeutet, sondern am Smtp-protokoll liegt. Der Grund hierfür ist, dass das Mailprotokoll eine solche Auswahl nicht zulässt. Dieses Problem lässt sich aber mithilfe eines Workarounds lösen. Eine Möglichkeit besteht darin, die E-mail inklusive Anhang zunächst einmal an den Hauptempfänger zu schicken. Im darauffolgenden Schritt gehen Sie in den Outlook-ordner „Gesendete Objekte“, klicken als Nächstes die Nachricht zum Öffnen doppelt an, tragen dann über „Weiterleiten“die zusätzlichen Empfänger ein und löschen nun die Dateianhänge, indem Sie sie mithilfe der rechten Maustaste anklicken und „Anlage entfernen“wählen. Eleganter ist jedoch eine andere Vorgehensweise: Kopieren Sie dazu die Dateianhänge in einen Ordner oder auf einen Server, unter Umständen auch zu einem Clouddienst, auf den nur der Hauptempfänger Zugriffsrechte hat. Fügen Sie jetzt einen Link zu diesem Speicherort in Ihre Mail ein, sodass er sich die Dateien selbst herunterladen kann. Für alle anderen Personen können Sie einen kurzen Hinweis in die E-mail aufnehmen.
Alle eingegangenen Mails nach Dateianhängen durchforsten
Um alle Mails mit Anhängen herauszusuchen, wechseln Sie zuerst in den gewünschten Ordner, klicken in das Suchfeld und wählen in der Symbolleiste im Bereich „Verfeinern“die Option „Hat Anlagen“. Wollen Sie die Suche auf alle Outlook-ordner ausdehnen, markieren Sie einfach in dem Abschnitt „Bereich“des Ribbons die Option „Alle Outlook-elemente“. Suchen Sie nach einem bestimmten Dateityp, geben Sie das im Suchfeld an. Mit dem Befehl „ext:docx“zum Beispiel weisen Sie Outlook an, Ihnen alle Mails mit Docx-dateien im Anhang zusammenzustellen, mit „ext:jpg“suchen Sie nach Attachments im Jpeg-format.
Es ist auch möglich, innerhalb der Attachments nach bestimmten Wörtern zu suchen. Voraussetzung ist allerdings, dass Outlook die Anhänge in seine Indizierung aufgenommen hat. Klicken Sie hierzu auf „Datei –› Optionen“, markieren Sie links „Suchen“, und klicken Sie auf den Button „Indizierungsoptionen“. Rufen Sie über einen Klick auf den Button „Erweitert“das Fenster „Erweiterte Optionen“auf, und wechseln Sie zum Regis-
ter „Dateitypen“. Stellen Sie sicher, dass dort die Option „Eigenschaften und Dateiinhalte indizieren“aktiviert ist. Dann können Sie mit dem Befehl „attachment: Suchbegriff“im Suchfeld nach dem gewünschten Wort suchen. Es ist auch möglich, mit „attachment: Suchbegriff ext:docx“die Suche etwa auf Anhänge im Docx-format einzuschränken. Beachten Sie dabei jedoch Folgendes: Die Indizierungsfunktion von Outlook ist mit der Indizierung von Windows verbunden. Damit das Betriebssystem den Index aktualisiert, dürfen am Rechner einige Minuten lang keine Benutzereingaben erfolgen; erst dann beginnt Windows mit der Arbeit.
Einzelne Kontaktdetails effektiv suchen und ersetzen
Viele Benutzer verfügen über umfangreiche Kontaktdatenbanken und verwalten diese in Outlook. Wenn nun eine Firma umzieht, zu der zahlreiche Kontakteinträge existieren, muss bei jedem einzelnen die Adresse geändert werden. Der Grund dafür: Outlook besitzt keine Funktion zum Suchen und Ersetzen von Text in den Kontaktfeldern. Es gibt jedoch eine Lösung. Denn Sie können das Ersetzen von Feldtexten dem Windows Editor oder Excel überlassen. Hierzu exportieren Sie einfach die Kontakte in eine Csvdatei, bearbeiten diese und importieren sie wieder in Outlook. So gehen Sie dabei vor: Klicken Sie zunächst mal auf „Datei –› Öffnen und Exportieren –› Importieren/exportieren“und dann auf „In Datei exportieren –› Weiter –› Durch Trennzeichen getrennte Werte –› Weiter“. Markieren Sie den Ordner „Kontakte“und klicken Sie erneut auf „Weiter“. Geben Sie anschließend einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Durchsuchen“, um einen Speicherort auszuwählen. Mittels Klick auf „Weiter“erreichen Sie das letzte Feld des Assistenten, wo Sie auf „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“gehen. An dieser Stelle lauert aber eine kleine Falle. Excel weist nämlich einige Beschränkungen auf, was den Umgang mit Notizfeldern angeht. Dies gilt vor allem, wenn Sie die Kontakte mit einer älteren Outlook-version in eine Xls-datei exportiert haben. In diesem Fall kann es passieren, dass die Notizinhalte nach dem Reimport in Outlook verschwunden sind. Falls Sie die Kontakte deshalb mit Excel bearbeiten wollen, sollten Sie im Fenster „Benutzerdefinierte Felder zuordnen“auf der rechten Seite in der Liste unter „Zu:“nach unten scrollen, bis Sie den Eintrag „Notizen“finden. Markieren Sie ihn und ziehen Sie ihn am besten per Drag & Drop in die linke Spalte unter „Von:“. Auf diese Weise werden die Notizinhalte nicht in die Exportdatei aufgenommen und Sie können die geschilderten Probleme umgehen. Falls Sie jedoch auch die Inhalte der Notizen bearbeiten wollen, exportieren Sie die Kontakte auf jeden Fall ins Csv-format und öffnen die Datei mit dem Editor. Schließen Sie in der Folge die Feldauswahl mit einem Klick auf „OK“. Nach einem Klick auf „Fertig stellen“überträgt Outlook die Kontakte in die angegebene Datei. Wenn Sie das Csv-format ausgewählt haben, wird die Datei nach einem Doppelklick in Excel geladen. Dort können Sie nunmehr über „Start –› Suchen und Auswählen –› Ersetzen“die Änderungen vornehmen. Speichern Sie das File daraufhin wieder im Csv-format. Falls Sie lieber mit dem Editor arbeiten wollen, klicken Sie einfach die Exportdatei im Windows-explorer mithilfe der rechten Maustaste an und gehen auf „Öffnen mit –› Editor“. Über „Bearbeiten –› Ersetzen“können Sie jetzt dort die Feldinhalte austauschen.
Klicken Sie für den Reimport nach Outlook auf „Datei –› Öffnen und Exportieren –› Importieren/exportieren“beziehungsweise auf „Datei –› Öffnen –› Importieren“. Markieren Sie „Aus anderen Programmen oder
Dateien importieren“und klicken Sie daraufhin auf „Weiter –› Durch Trennzeichen getrennte Werte –› Weiter“. Im nachfolgenden Fenster markieren Sie dann bitte „Duplikate durch importierte Werte ersetzen“. Klicken Sie danach auf „Weiter“, wählen Sie in der Liste „Kontakte“aus, gehen Sie auf „Weiter“und setzen Sie außerdem ein Häkchen vor „[Dateiname].csv importieren in den Ordner: Kontakte“. Mithilfe von „Fertig stellen“lösen Sie den Importvorgang aus.
Einzelne Aufgaben per Mail an Kollegen weiterleiten
In Outlook können Sie jedoch nicht nur Ihre eigenen Aufgaben planen, sondern auch Arbeitsaufträge delegieren. Öffnen Sie dafür über das kleine Kalendersymbol links unten im Bildschirm Ihre Aufgabenliste. Klicken Sie oben links auf die Option „Neue Aufgabe“. Geben Sie als Nächstes einen Betreff, ein Start- und ein Fälligkeitsdatum ein und fügen Sie, falls gewünscht, noch eine Erinnerung dazu. Weiter geht es im Bereich „Aufgabe verwalten“unter der Menüleiste über die Schaltfläche „Aufgabe zuweisen“. Klicken Sie in die Eingabeleiste neben „An“und geben Sie die Mailadresse des Kontaktes ein, der die Aufgabe übernehmen soll. Füllen Sie zudem die Betreffzeile aus. Über „Senden“links oben schicken Sie die Mail mit der erstellten Aufgabe dann los.
Abwesenheitsclient beantwortet automatisch Ihre Mails
Damit Sie im Urlaub nicht täglich Ihre Arbeitsmails checken und beantworten müssen, hat Outlook eine praktische Funktion in seinen Mailclient integriert. So können Sie vorab eine Abwesenheitsnotiz erstellen, die automatisch jedem zugesandt wird, der Ihnen in einem von Ihnen vorgegebenen Zeitraum schreibt. In der Nachricht können Sie mitteilen, dass Sie in einem bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind.
Eine neue Abwesenheitsnotiz erstellen Sie links oben über „Datei –› Automatische Antworten“. In dem sich nun öffnenden Fenster aktivieren Sie die Optionen „Automatische Antworten senden“und „Nur in diesem Zeitraum senden“. Legen Sie daraufhin das gewünschte Zeitfenster fest. Geben Sie zunächst einmal eine Abwesenheitsnachricht für Ihre Kollegen ein. Aktivieren Sie dafür den Reiter „Innerhalb meiner Organisation“. Bestätigen Sie Ihre Angaben über „Ok“rechts unten im Fenster. Wechseln Sie im Anschluss daran zum Reiter „Außerhalb meiner Organisation“und tippen Sie hier ebenfalls eine passende Nachricht ein. Diese bestätigen Sie abschließend mit „Ok“.
Praktische Outlook-widgets fürs Smartphone
Natürlich können Sie den Mailclient Outlook nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Smartphone benutzen. Hierzu bietet Ihnen die Android-app ein recht praktisches Posteingangs- und ein Kalender-widget, mit denen Sie sich die wichtigsten Informationen aus Outlook direkt auf den Homescreen Ihres Smartphones holen können. Um die Widgets auf Ihrem Smartphone einzurichten, tippen Sie länger auf eine freie Stelle auf dem Home-bildschirm. Tippen Sie im Folgenden unten am Displayrand auf den Bereich „Widgets“. Wählen Sie das gewünschte Widget aus und ziehen Sie es per Wischgeste auf die gewünschte Position Ihres Homescreens.
E-mail-signatur in Outlook-app auf dem Smartphone ändern
Wenn Sie Mails von Ihrem Android-smartphone über die Outlook-app verschicken, hängt die Anwendung automatisch eine Signatur mit dem Text „Outlook for Android herunterladen“an. Diese Signatur können Sie ganz einfach in der Outlook-applikation auf Ihrem Smartphone nach Ihren jeweiligen Wünschen ändern und für all Ihre Mailkonten anwenden. Öffnen Sie dazu nun den Outlook-mailclient auf Ihrem Smartphone und tippen Sie jetzt oben links auf die drei Striche, um das App-menü zu öffnen. Ganz unten links berühren Sie sodann das Zahnradsymbol, um zu den Einstellungen zu gelangen. Scrollen Sie zum Bereich „E-mail“. Hier finden Sie den Punkt „Signatur“. Diesen tippen Sie an, um die Signatur zu bearbeiten. Löschen Sie dafür die Vorlage und geben Sie den von Ihnen gewünschten Text ein. Bestätigen Sie den Vorgang noch über das Häkchen rechts oben im Display.