Outlook: Verteiler beschleunigt den Mailversand an Gruppen

Wenn Sie regelmäßig Emails an ein und denselben Personenkreis schicken, lohnt es sich, für diese Adressen eine Kontaktgruppe einzurichten. So brauchen Sie nicht bei jeder Nachricht die Empfänger wieder neu zusammenstellen. Rufen Sie dazu in Outlook über „Personen“Ihre Kontaktdatenbank auf und klicken Sie im Ribbon auf „Neue Kontaktgruppe“. Im folgenden Fenster tragen Sie ins Feld „Name“die Bezeichnung der Gruppe ein, also beispielsweise „Wanderurlaub“oder „Stammtisch“. Klicken Sie oben im Ribbon auf „Mitglieder hinzufügen“und wählen Sie aus, ob Sie sie „Aus Outlookkontakten“hinzufügen oder über „Neuer E-mail-kontakt“mit Namen und Adressen neu erstellen möchten.

Im ersten Fall markieren Sie nacheinander die gewünschten Kontakte und klicken jeweils auf „Mitglieder“, um sie zu übernehmen. Im zweiten Fall tragen Sie den Namen der Person ein und geben darunter ihre E-mailadresse ein. Den „E-mail-typ“ lassen Sie in der Voreinstellung. Bei „Internetformat“stellen Sie am besten „Als Nur-text senden“ein, damit die Nachricht auch für Empfänger ohne Outlook problemlos lesbar ist. Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall Bilder nicht in die Mail einbetten, sondern lediglich als Anhang senden können.

Mit „Zu den Kontakten hinzufügen“sorgen Sie dafür, dass Outlook die Kontaktdaten automatisch in seine Datenbank übernimmt. Falls Sie das nicht wünschen, löschen Sie das in der Voreinstellung gesetzte Häkchen. Bestätigen Sie das neue Mitglied Ihrer Kontaktgruppe zum Schluss mit „OK“. Wiederholen Sie den Vorgang, bis die Gruppe vollständig zusammengestellt ist. Vergessen Sie anschließend nicht, die neue Kontaktgruppe mit „Speichern & schließen“zu sichern. Ihre Kontaktgruppe taucht nun als neuer Eintrag in der Kontaktliste auf. Um eine Nachricht an deren Mitglieder zu schicken, markieren Sie die Gruppe und klicken im Ribbon auf „E-mail“. -fro