Tipps für Microsoft Teams

So setzen Sie die App fürs Homeoffice noch effektiver ein

Teams ist Teil des Officepaketes für Unternehmen: Kein Wunder, dass es deshalb erste Wahl ist, wenn es darum geht, die im Homeoffice verteilten Kollegen zusammen zu bringen. Doch auch alle anderen Anwender können Teams derzeit kostenlos nutzen, denn Microsoft bietet das Tool aktuell auch zum Gratisdownload an. Diese Variante besitzt zwar weniger Funktionen als die Businessausgabe – wie sich die beiden Versionen unterscheiden, sehen Sie in der Tabelle auf Seite 71.

Teams lässt sich für Chats, Videokonferenzen und Telefonie nutzen und ist nicht nur für Windows, sondern auch für Mobilgeräte mit Android oder IOS verfügbar. Obwohl nicht unbedingt perfekt, bietet der Service außerdem zahlreiche zusätzliche Funktionen, um räumlich verteilte Arbeitsgruppen zu unterstützen. Zur Erleichterung der Arbeit mit Teams und um das Tool effektiv einsetzen zu können, präsentieren wir hier die wichtigsten Praxistipps.

E-mails in Outlook und Teams zusammen nutzen

Teams ist in den meisten Firmen nur ein zusätzlicher und meist nicht der einzige Weg, mit Kollegen zu kommunizieren. Häufig läuft die tägliche Abstimmung sowie Nachfragen über den Emaildienst Outlook ab. Deshalb sollten Sie Teams und Outlook verknüpfen, um Nachrichten nicht doppelt zu versenden oder Inhalte zwischen den beiden Tools hin und her kopieren zu müssen.

So können Sie zum Beispiel eine Chatnachricht bequem per Outlook als Email versenden, um sie auch Personen außerhalb des Unternehmens oder solchen ohne Teams zukommen lassen zu können. Klicken Sie dafür in Teams einfach auf die betreffende Chatnachricht in der Menüzeile, die daraufhin erscheint, und klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts. Dort wählen Sie die Option „Mit Outlook teilen“. Nun öffnet sich ein kleines Mailfenster, in dem der Chatbeitrag integriert ist. Hier müssen Sie nur noch Empfänger, Betreffzeile sowie – optional – weiteren Text eingeben und können die Email direkt versenden. Umgekehrt lassen sich auch Mails, die Sie erhalten haben, in einen Teamschat verlagern, um sie dort mit den betreffenden Kollegen besprechen zu können. Das geht schneller und ist zielgerichteter, als die Mail per Outlookverteiler weiterzuleiten. Klicken Sie dafür auf die betreffende TeamsGruppe: Es erscheint die Zeile „Allgemein“. Dort wählen Sie aus dem Kontextmenü mit den drei Punkten die Option „Emailadresse abrufen“. Diese Mailadresse kopieren Sie nun als Empfänger in Outlook. Wenn Sie die Mail versenden, erscheint sie im Chatkanal des betreffenden Teams.

Team-mitglieder in bestimmte Kategorien einteilen

Auch innerhalb einer Arbeitsgruppe müssen nicht alle Mitglieder alles mitbekommen. Statt aber innerhalb einer TeamsGruppe eine weitere Untergruppe mit ausgewählten Mitgliedern zu erstellen, nutzen

„Auch die Gratis-version von Teams bietet jetzt Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern.“

Sie besser die Tags. Sie ermöglichen es Team-besitzern oder -Mitgliedern, nur mit einer bestimmten Gruppe innerhalb Ihres Teams in Kontakt zu treten. Wenn der Firmenadministrator diese Funktion in Teams aktiviert hat, klicken Sie in der Leiste auf der linken Seite auf die Schaltfläche „Teams“und suchen Ihr Team in der Liste aus. Anschließend wählen Sie bei „Weitere Optionen“den Menüpunkt „Tags verwalten“. Hier können Sie einfach bestimmten Personen einen oder mehrere aussagekräftige Tags, etwa Produktmanager oder It-abteilung zuweisen. Wenn Sie oder ein anderes Teammitglied anschließend einen der Tags in @ Erwähnungen oder in einem beliebigen Standardkanal des Teams verwenden, erhalten alle Personen, denen diese Kategorie zugewiesen wurde, eine Benachrichtigung.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen für Konferenzteilnehmer

Um die Sicherheit bei Teams scheint es auf den ersten Blick nicht so gut bestellt: Es fehlen scheinbar offensichtliche Schutzeinstellungen wie eine individuelle Meeting-id, die nur den Teilnehmern bekannt ist, eine Passwortabfrage, um in Meetings zu gelangen, sowie zusätzliche Zugangsbeschränkungen. Der Grund dafür: Bei Microsoft Teams werden die Sicherheitsvorgaben zentral vom Administrator über die sogenannten Meeting Policies angelegt, die dann für bestimmte Anwender oder -gruppen gelten. Es gibt jedoch darüber hinaus noch einige gut versteckte Feineinstellungen, auf die der Gastgeber aber erst nach dem Erstellen einer Besprechung zugreifen kann.

Zu den Sicherheitsfunktionen gelangen Sie entweder, indem Sie in Teams auf den Button „Kalender“drücken, die Besprechung aussuchen und dort „Besprechungsoptionen“wählen, oder Sie klicken in einer Einladung zur Besprechung auf diese Option. In beiden Fällen öffnet sich eine englischsprachige Website, auf der sich diverse Einstellungen vornehmen lassen. So können Sie etwa festlegen, wer von den Teilnehmern direkt die Konferenz betreten darf – zur Auswahl stehen Jeder, Personen der eigenen Organisation oder Personen der eigenen Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen. Außerdem entscheiden Sie, ob Anrufer sofort durchgestellt werden. Eine wichtige Einstellung für mehr Disziplin in der Besprechung ist auch die Vorgabe, wer präsentieren darf.

Normalerweise bekommen Sie Teams nur als Teil eines geschäftlichen Office-365-abos. Derzeit bietet Microsoft das Tool aber auch gratis an: Die Funktionen der kostenlosen Variante reichen für die meisten Nutzer aus.

In Microsoft Teams lässt sich die Struktur des Unternehmens nachbilden, indem man bestimmte Personen zusammenschließt und einzelne Themenkanäle erstellt.

Die Teams-app gibt es auch für mobile Geräte wie Smartphones und Tablets, damit Sie überall mit Ihren Kollegen an Chats und Videokonferenzen teilnehmen können.

Team-sitzungen und Gruppengespräche aufzeichnen

Besonders im Homeoffice mangelt es nicht an Ablenkungspotenzial: Dann kann es schwerfallen, allen Videokonferenzen zu

folgen und sich dabei gleichzeitig die wichtigsten Informationen zu merken. Hier kommt Microsoft mit dem integrierten Service Stream zu Hilfe: Das Tool erlaubt es allen Benutzern von Microsoft Teams, Besprechungen und Gruppengespräche ihrer Teams aufzeichnen. Dazu gehören neben Audio- und Videoaufnahmen auch die Aktivitäten während einer gemeinsamen Bildschirmnutzung. Voraussetzung für die Nut

zung dieser Funktion ist allerdings eine Business-lizenz für Office 365 ab E1.

Word-dokumente gemeinsam in Teams bearbeiten

Mit Teams können Sie nicht nur mit Ihren Kollegen kommunizieren, sondern auch gemeinsam Dateien bearbeiten. Um Dateien im Chat verfügbar zu machen, klicken Sie entweder auf das Team, mit dem Sie die Dateien teilen wollen: Dort können Sie sie über „Dateien –› Hochladen“allen Mitgliedern freigeben. Alternativ klicken Sie in einem Chat auf „Dateien –› Teilen“und geben den Pfad zur Datei auf Ihrem PC oder dem Onedrive-speicher an. In einem Team-kanal können Sie über die Option „Neu“eine Datei direkt erstellen, die dann gemeinsam bearbeitet wird. Problemlos funktioniert diese Zusammenarbeit in Teams bei Office-dateien, also Word, Excel und Powerpoint.

Sehr hilfreich ist dabei, dass sich – ähnlich wie auf Sharepoint – auch in Teams der

Korrekturmodus in Word-dokumenten verwenden lässt. Auf diese Weise ist auch eine zeitversetzte Bearbeitung eines Textes durch mehrere Team-mitglieder möglich, ohne sich mit verschiedenen Versionen herumzuplagen.

Um diese Funktion zu nutzen, klicken Sie im Chatverlauf auf das hochgeladene Worddokument und wählen wie in Word den Reiter „Überprüfen“und dort die Funktion „Änderungen nachverfolgen“aus.

Besser bearbeiten: Wichtige Anwendungen hinzufügen

Die Zusammenarbeit von Teams beschränkt sich nicht nur auf die Programme der Office-suite von Microsoft: Sie können zusätzliche Anwendungen hinzufügen. Um die gewünschte App zu finden, gehen Sie zum Menüpunkt „Apps“auf der linken Seite. Dort können Sie entweder direkt nach der App suchen oder verschiedene Kategorien durchforsten. Sobald Sie das entsprechende Tool gefunden haben, klicken Sie einfach auf „Hinzufügen“, beziehungsweise „Einem Team hinzufügen“. Die Anwendung lässt sich anschließend als Registerkarte in Channels, Gruppenchats oder Einzelgesprächen hinzufügen.

Informationen durch Eingabe von Sonderzeichen erhalten

Als typisches Microsoft-produkt ist der Funktionsumfang von Teams nicht sofort überschaubar. Aber anstatt für jede unbekannte Funktion die Hilfe zu bemühen oder sich mühsam durch das Menü zu bewegen, können Sie auch einfach das Such- und Eingabefeld am oberen Rand bemühen. Mit dem Schrägstrich / erhalten Sie hier etliche nützliche Befehle wie /teilnehmen oder die Option /organigramm, die das Organigramm eines Mitarbeiters anzeigt.

Das Zeichen @ können Sie nutzen, um eine Kommunikation mit einem anderen Teammitglied zu beginnen oder um eine bestimmte App zu öffnen.

Teams-benachrichtungen stumm schalten und ausblenden

Wenn Sie im Home-office verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, können Sie effektiver arbeiten – theoretisch. Denn in der Praxis überfordert das Nebeneinander von Echtzeit-nachrichten per Teams und Email per Outlook häufig die Konzentration – vor allem, wenn Sie Mitglied in vielen Teams sind. In diesem Fall gibt es die Möglichkeit, die Anzahl der Benachrichtigungen in einem Team zu reduzieren oder sie ganz stumm zu schalten. Dazu gehen Sie in ein Gespräch und wählen dann „Weitere Optionen“sowie anschließend „Stummschalten“, wenn Sie zwar weiterhin im Chat bleiben, aber keine Benachrichtigungen über weitere Nachrichten erhalten wollen.

Für mehr Übersicht im Chatverlauf von Teams können Sie dort Unterhaltungen ausblenden, die derzeit nicht wichtig für Sie sind. Gehen Sie auf der linken Seite auf den betreffenden Chat und wählen Sie das Kontextmenü über die drei Punkte: Dort klicken Sie auf die Option „Ausblenden“.

Wollen Sie den Chatverlauf später erneut aufrufen, suchen Sie nach dem Chatpartner in der zentralen Suchleiste: Im Hauptfenster blendet Teams wieder den Chatverlauf ein, ebenso in der linken Übersicht. Dort klicken Sie nun im Kontextmenü auf „Einblenden“.