Die besten Pdf-tricks
Das geht gratis: Dokumente bearbeiten, verbessern, durchsuchen, schützen. So schöpfen Sie die Funktionen von Pdf-daten komplett aus.
Der Austausch von Dokumenten im Pdfformat ist bewährt und ermöglicht das Öffnen und Bearbeiten auf den verschiedensten Plattformen. Mittlerweile lassen sich in vielen Programmen Dokumente direkt als PDF erstellen und per Mail oder Cloud schnell verteilen. Stehen aber Änderungen an, werden die Möglichkeiten von PDF nicht immer ausgenutzt. Die folgenden Tricks helfen und sparen viel Zeit.
Pdf-dokumente in Officesoftware öffnen und bearbeiten
Die bekanntesten Varianten eines PDFS sind Office-dokumente mit Text und Bildern. Das Schreiben und Lesen solcher Unterlagen funktioniert mit vielen Office-programmen, schnelle Änderungen sind deswegen meist kein Problem.
Komplizierter wird es bei umfangreichen Layouts, beispielsweise bei Flyern. Die Darstellung dieser Designs in Microsoft-office in den aktuellen Versionen ist sehr nah am Original und eine Bearbeitung ebenfalls vorgesehen. Korrekturen von Rechtschreibung oder Grammatik vor der Drucklegung sollte man nicht in Word & Co. ausführen, das kann zu Fehldrucken führen. Besser ist die Anmerkungsfunktion (siehe unten) in Adobe Acrobat Reader DC (auf HEFT-DVD) oder einem anderen Pdf-viewer. Die Zusätze speichert man im PDF ab und schickt sie zum Designer, der die Änderungen in seinem Publishing-programm vornimmt und die Seiten für den Druck korrekt exportiert. PDF kann aber noch mehr. Das Format bindet Links zu weitergehenden Informationen ein und stellt diese per Mausklick zur Verfügung, außerdem erlaubt PDF die Integration von Videos und 3D-szenen. Modifikationen mit einem Office-programm sind dabei praktisch nicht möglich, und man sollte Änderungen auch hier vom Spezialisten vornehmen lassen.
Die Onlinetools von Clever PDF (www.cle verpdf.com) bieten viele Möglichkeiten für die Arbeit mit Acrobat-dateien. Ohne Installation können Sie im Browser PDFS in verschiedene Office-dokumente umwandeln. Zu den Funktionen gehört das Arbeiten mit Bildern, Abbildungen werden einzeln oder als Album in eine Pdf-datei ge
„Den Text in eingescannten Bildern und Pdf-dateien erkennt zuverlässig ein Gratis-tool von Microsoft.“
schrieben, Reihenfolge und Ausrichtung bestimmt der Anwender.
Die Onlinewerkzeuge helfen auch bei der schnellen Transformation des PDFS: zum Drehen von Seiten, Ändern der Reihenfolge, Einfügen von Wasserzeichen und vielem mehr. Manuskripte im Pdf-format werden für E-book-reader über die Konverter für E-PUB oder Mobi aufbereitet.
Clever PDF kann Pdf-dateien auch schützen, indem man beim Export ein Passwort vergibt. Damit beschränkt sich der Zugriff auf den Inhalt und macht diesen nur bestimmten Personen zugänglich. Außerdem lässt sich die Bearbeitung der Dokumente blockieren, um Diebstahl oder Fälschungen zu vermeiden. Solche Maßnahmen sind nicht unbedingt zuverlässig, selbst Clever PDF bietet ein Tool zum Entfernen der Sperre. Wichtig: Das Umgehen eines Passworts bei Dokumenten Dritter ist strafbar, die Funktion eignet sich also nur für eigene Daten.
Die Windows-version von Clever PDF (auf HEFT-DVD) erlaubt die Bearbeitung von PDF, Text, Bildern und so weiter, der Funktionsumfang entspricht im Wesentlichen den Onlinetools. Die Gratis-version hat einige Einschränkungen wie die limitierte Anzahl der Seiten bei einer Konvertierung. Alternativ nutzen Sie die Toolsammlung von PDF24, ebenfalls online (https://de.pdf24.org) oder als Windows-software (auf HEFT-DVD).
Anmerkungen und Markierungen erleichtern die Zusammenarbeit
Für das Be- und Überarbeiten von Pdfdokumenten mit mehreren Personen eignen sich Hinweise in Form von Notizen. Das können Hinweise oder Änderungswünsche sein. Mit der Tastenkombination Strg-6 rufen Sie die Funktion im Acrobat Reader auf.
Klicken Sie mit der Maus an die betreffende Textstelle und tippen Ihre Notiz in die gelbe Box. In anderen Pdf-tools wie Foxit Reader (auf HEFT-DVD) funktioniert das ähnlich:
Foxit Reader (auf HEFT-DVD) ist eine schlanke Alternative zur Adobe-software. Damit lassen sich Dokumente öffnen, bearbeiten und die Kommentarfunktion nutzen. Bei vielen Dokumenten funktioniert das Ausfüllen von eingebetteten Formularen direkt, ansonsten nutzen Sie das Textwerkzeug und schreiben damit über die Felder des Dokuments. Schrift, Größe und Stil sind frei wählbar, die Elemente werden in eine neue Ebene gelegt und lassen sich nachträglich positionieren.
Das Scannen von Dokumenten funktionierte nur bis Version 10, in der aktuellen Version fehlt das Werkzeug. Wer jedoch nach einem Update weiterhin die Scanneranbindung nutzen möchte, greift auf eine ältere portable Version zurück (www. pcwelt.de/m1lurg).
arbeiten oder durchsuchen lassen sich diese Inhalte aber nicht. Deshalb empfiehlt sich eine Software mit optischer Texterkennung (OCR), die die Schrift erkennt und als Text speichert.
Für den privaten Gebrauch hilft bei Bildern mit Text das Microsoft-tool Onenote (www. onenote.com/download). Für die Ocr-erkennung von Texten laden Sie per Drag & Drop Bild oder PDF in die Ablage von Onenote. Dazu benutzen Sie bei der Abfrage „Datei einfügen“die Option „Ausdruck einfügen“, kurze Zeit später erscheint darin die ursprüngliche Datei. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen bei einem gescannten Dokument die Option „Text auf dem Bild kopieren“. Über die Zwischenablage übernehmen Sie den Textinhalt. Bei Pdf-dateien funktioniert die Ocr-erkennung ebenso über das Kontextmenü, hier können Sie den Text einer Seite oder des ganzen Dokuments kopieren.
Pdf-dokumente im Fotoprogramm Irfanview anzeigen
Irfanview (auf HEFT-DVD) unterstützt nicht nur viele Bildformate, es bietet zudem diverse Plug-ins: Unter „Optionen –› Einstellungen –› Verknüpfungen ändern...“lassen sich auch PDFS aktivieren. Zunächst kommt beim Versuch, ein PDF zu öffnen, eine Fehlermeldung, die Sie mit Ghostscript Portable (auf HEFT-DVD) loswerden. Dazu öffnen Sie nach dem Einspielen von Ghostscript den Installationspfad und wechseln in das Verzeichnis „bin“. Ermitteln Sie den kompletten Pfad für die Bibliotheksdatei „gsdll64.dll“, wenn Sie ein 64-Bit-windows nutzen (sonst „gsdll32.dll“). Kopieren Sie die Informationen zum Pfad in die Windows-zwischenablage. In Irfanview öffnen
Sie die „Einstellungen“und klicken links in der Liste auf den Eintrag „Plugins“. Im folgenden Fenster unten im Bereich „Andere Plugins“benutzen Sie die Schaltfläche „Postscript Optionen“. Im Feld „Ghostscript (64 Bit) location“aktivieren Sie die zweite Option und fügen dort den Pfad zur Ghostscript-bibliothek ein. Danach zeigt Irfanview auch Pdf-dokumente.
Tipp: Bei größeren Bildschirmen mit 4Kauflösung kann man in den Einstellungen bei „Set DPI“den Wert verdoppeln. Dann zeigt Irfanview mehr Details aus dem PDF, und Texte lassen sich besser lesen.