O ce-Workshop: Kleine Projekte mit Outlook planen
Links: Aufgaben bilden die Grundlage für Ihre Projektplanung. Rechts: Farbkategorien sorgen für Übersicht in Ihren Projekten.
Der Aufgabenbereich von Outlook führt häu g ein Schattendasein. Dabei eignet er sich hervorragend zur Verwaltung von kleinen Projekten. Durch das Einrichten von Kategorien und dem Anpassen der Ansichten erhalten Sie ein hervorragendes Tool zur Planung und Verwaltung von kleinen Projekten.
1 Aufgaben bzw. Vorgänge unter MS Outlook erstellen
Um Aufgaben (im Sprachgebrauch der Projektierung sind das Vorgänge) zu erstellen, klicken Sie in Outlook 2010-2016 zunächst im Navigationsbereich auf den Befehl Aufgaben. Die Aufgabenliste wird eingeblendet. Für eine neue Aufgabe klicken Sie im Menüband auf das Register Start und anschließend in der Gruppe Neu auf den Befehl Neue Aufgabe. Das Dialogfenster Aufgabe wird geö net. In die Zeile Betre geben Sie das Thema dieser Aufgabe ein. Hierbei sollten Sie sich auf eine kurze, verständliche Vorgangsbeschreibung beschränken. Nähere und ausführlichere Informationen geben Sie später im Inhaltsbereich der Aufgabe ein. Der Eintrag in der Betre zeile wird später in der Aufgabenübersicht angezeigt. Aufgaben benötigen im Gegensatz zu Terminen (Kalendereinträge) keine Uhrzeit für den Anfang und das Ende. Sie müssen nicht einmal den Beginn und die Fälligkeit der Aufgabe angeben. Sie sollten sich zunächst ein Gerüst der Aufgabenbeschreibungen erstellen, ohne von mühsamer Terminierung belästigt zu werden. Die Termine können Sie in einer späteren Phase einp egen. Wenn Sie allerdings den Beginn und/oder die Fälligkeit dieser Aufgabe kennen, spricht nichts dagegen, diese Termine gleich in die entsprechenden Felder einzutragen. Wenn ein eingetragener Fälligkeitstermin überschritten werden sollte, wird dieses in der Vorgangsliste rot dargestellt. Der Status enthält zunächst den Eintrag Nicht begonnen. Im Laufe des Projekts können Sie den Status ändern in: in Bearbeitung Erledigt Wartet auf jemand anderen Zurückgestellt Bei der Priorität stehen Ihnen über den Auswahlpfeil die Einstellungen Normal (diese Einstellung ist Standard), Niedrig und Hoch zur Verfügung. Mit der Eingabemöglichkeit % erledigt steuern Sie den Erledigungsgrad einer Aufgabe. Mit den Auswahlpfeilen können Sie den Erledigungsgrad in 25% Schritten einstellen. Sie habe aber auch die Möglichkeit, selbst einen Wert zwischen 0% und 100% einzugeben. Beim Erreichen von 100 % wird die Aufgabe durchgestrichen
dargestellt, aber nicht gelöscht. Die Zeile Erinnerung dient dazu, mithilfe eines Sounds und eines Dialogfensters auf die Fälligkeit dieser Aufgabe hinzuweisen. Nachdem Sie alle Informationen für die Aufgabe eingegeben haben, geht es an das Kategorisieren.
2 Einzelne Kategorien erleichtern die Übersicht im Gesamtprojektablauf
Durch das Zuweisen von Kategorien gestalten Sie die Projektplanung übersichtlich. Eine Kategorie entspricht aus Sicht der Projektplanung einem zugehörigen Projekt oder einem Unterprojekt. In Outlook werden die Kategorien farblich zugewiesen. Bevor Sie mit den Kategorien arbeiten, sollten Sie den unterschiedlichen Farben eindeutige Beschreibungen hinzufügen. Klicken Sie dazu im Menüband in der Gruppierung Kategorien auf das Symbol Kategorisieren. In der dann eingeblendeten Befehlsauswahl klicken Sie auf den Befehl Alle Kategorien. Im Dialogfenster Farbkategorien markieren Sie eine der Kategoriefarben und klicken dann auf die Schalt äche Umbenennen. Fügen Sie nun der ausgewählten Farbe eine eindeutige Beschreibung hinzu. Wenn alle Kategorien ausgeschöpft sind, legen Sie mit einem Klick auf die Schalt äche Neu eine weitere Kategorie an. Dabei geben Sie den Namen ein und wählen eine Farbe aus. Nachdem Sie alle benötigten Kategorien zugewiesen haben, aktivieren Sie eine der Kategorien durch das Setzen eines Häkchens. Mit einem Klick auf die Schalt äche OK wird die ausgewählte Kategorie der Aufgabe zugewiesen. Nachdem die Kategorien einmal festgelegt sind, reicht ein Klick auf das Symbol Kategorien, um die benötigte Kategorie auszuwählen. Sie können einer Aufgabe auch mehrere Kategorien zuordnen. Das ist sinnvoll, wenn Sie übergreifende Projekte anlegen wollen. Die Aufgabe wird dabei nicht kopiert, aber in allen ausgewählten Kategorien angezeigt. Mit einem Klick auf die Schalt äche Speichern und schließen wird Ihre Aufgabe gespeichert. Weisen Sie den Aufgaben die gewünschten Kategorien zu. Um Outlook als Projekttool zu nutzen, wechseln Sie jetzt im Navigationsbereich in die Ansicht Aufgaben.
3 Projektübersicht, eine Frage der Ansicht
Zur Überwachung von Projekten müssen Sie zunächst eine für Projekte geeignete Ansicht erstellen. Aktivieren Sie im Menüband das Register Ansicht, und klicken Sie dort in der Gruppierung Anordnung auf Kategorien. Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht ändern, und wählen Sie dann Detailliert aus. Jetzt werden die Kategorien gegliedert dargestellt. Vor den einzelnen Kategorien be nden sich kleine Dreiecke. Mit einem Klick auf diese Dreiecke werden die Aufgaben zu den einzelnen Kategorien ein- oder ausgeblendet. Damit die Ansicht noch aussagekräftiger wird, sollten bestimmte Felder eingeblendet werden. Klicken Sie dazu in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf das Symbol Ansichtseinstellungen. Das Dialogfenster Erweiterte Ansichtseinstellungen wird eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schalt äche Spalten. Mithilfe der Schalt ächen Hinzufügen, Entfernen und Neue Spalte stehen Ihnen Möglichkeiten zur Änderung der Darstellung zur Verfügung. Legen Sie folgende Spalten fest: Symbol, Priorität, Betre , Beginnt am, Fällig am, % erledigt, Erledigt.
Klicken Sie anschließend auf die Schalt äche Sortieren. Wählen Sie dort Priorität mit der Option absteigend und Fällig am mit der Option Aufsteigend aus. Mit einem Kick auf die Schalt äche Bedingte Formatierung legen Sie Regeln für diese Ansicht fest. Sie sollten folgende Einstellungen vornehmen: Erledigte Aufgaben: Durchgestrichen Überfällige Aufgaben: Rot Mit einem Klick auf die Schalt äche Schriftart können Sie diese Formate einstellen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben über die Schalt äche OK. Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, geht es an die Verwaltung Ihrer Projekte. Durch die Vergabe eines Fälligkeitsdatums und der P ege, zu wie viel Prozent die Aufgabe erledigt ist, erkennen Sie auf einen Blick, bei welchen Vorgängen es kritisch werden könnte. Sie haben dann noch ausreichend Zeit, die Erledigung der Aufgabe zu beschleunigen oder Termine zu verschieben. Mit der jetzt dargestellten Ansicht haben Sie Ihre Projekte im Gri .
4 Eine Aufgabe zu einem Termin machen
Wenn eine Aufgabe fällig wird, sollten Sie diese zu einem konkreten Termin mit Start- und Endzeit machen. Das bekommen Sie im Navigationsbereich von Outlook hin. Um eine Aufgabe in den Kalender zu kopieren, ziehen Sie diese Aufgabe mit gedrückter linker Maustaste aus dem Aufgabenbereich auf den Eintrag Kalender im Navigationsbereich. Das Dialogfenster Termin wird geö net. Dabei legt Outlook zunächst den aktuellen Tag und die aktuelle Uhrzeit als Termin fest. Ändern Sie bei Bedarf diese Einträge, und klicken Sie dann auf das Symbol Speichern und schließen. Schon haben Sie eine Aufgabe terminiert und sie wird in Ihren Kalender eingetragen.
5 Zuweisen von mehreren Kategorien zu einer Aufgabe
Es kann nötig werden, einer Aufgabe mehrere Kategorien zuzuweisen. Das ist zum Beispiel für gemeinsame Vorgänge in unterschiedlichen Projekten von Interesse. Oder Sie haben sich eine Kategorie Wochenplanung angelegt und wollen Projektaufgaben, die anstehen, in dieser Übersicht sehen. Diese Zuweisung ist kein Problem. Ö nen Sie dazu die gewünschte Aufgabe, klicken Sie auf Kategorisieren und wählen dann eine oder mehrere weitere Kategorien aus. Wenn Sie mehr als eine Kategorie ausgewählt haben, wird nach dem Speichern der Aufgabe diese in der Übersichtsansicht in allen gewählten Kategorien angezeigt. Diese Aufgabe ist trotzdem nur einmal vorhanden, sie wird in den unterschiedlichen Kategorien nur angezeigt. Die Aufgabe kann in jeder Kategorie geändert werden. Nach dem Abspeichern der Aufgabe werden die vorgenommenen Änderungen in allen zugewiesenen Kategorien angezeigt. Bei Bedarf nehmen Sie zusätzliche Kategorien wieder aus der Aufgabe heraus. Die Aufgaben verschwinden dann in der Übersicht aus den entsprechenden Kategorien. Wenn Sie für eine Aufgabe keine Kategorie vergeben, so wird diese in der Übersicht Kategorien: keine Angabe angezeigt. Peter Schnoor/hl