Microsoft O ce: Tipps und Tricks
Microsoft hat in O ce 2010/13 viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Programme nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lassen – wir zeigen Ihnen diese praktischen Tipps und Tricks.
WORD
Initialen erstellen
Durch das Anwenden von Initialen erstellen Sie schmückende Anfangsbuchstaben für Ihre Absätze. Dadurch sieht Ihr Text übersichtlicher aus. Der Blick des Lesers wird auf besondere Absätze aufmerksam gemacht. Stellen Sie zum Erstellen einer Initiale die Schreibmarke an den Anfang des gewünschten Absatzes. Aktivieren Sie das Menü Einfügen. In der Gruppe Text nden Sie das Symbol für Initiale. Sobald Sie auf dieses Symbol klicken, wird ein Untermenü eingeblendet. Ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag Im Text oder Im Rand. Das Ergebnis sehen Sie in der Vorschau. Mit dem Befehl Initialoptionen wird das Dialogfenster Initial eingeblendet, und Sie können für das Initial noch die Schriftart, die Höhe und den Abstand vom Text festlegen.
EXCEL ❯ Familienname kürzen
In Listen, die verö entlicht werden, sollten Sie die Anonymität bewahren. Häu g wird zu diesem Zweck der Nachname bis auf den ersten Buchstaben gekürzt. Benutzen Sie dazu Tabellenfunktionen. Erstellen Sie zum Testen der Funktionen eine kleine Beispieltabelle: Wenn es sich in der Liste nur um einen Vornamen mit Nachnamen handelt, ist das Problem mit einer kombinierten Textfunktion schnell gelöst: Hier können Sie mit den Funktionen Links und Finden arbeiten. Die Funktion Links liefert die ersten Zeichen einer Zeichenfolge zurück. Die Funktion Finden sucht nach einer Zeichenfolge innerhalb einer anderen Zeichenfolge. In diesem Beispiel nach einem Leerzeichen. Durch die Kombination dieser beiden Funktionen kommen Sie zu dem gewünschten Ergebnis. Der zu bearbeitende Name steht in diesem Beispiel in der Zelle A3. In die Zelle A4 kommt die Formel: =LINKS(A3;FINDEN(„ „;A3)+1) & „.“Es wird in der Zeichenfolge in Zelle A3 nach dem ersten Leerzeichen gesucht, danach nach dem ersten Buchstaben (in diesem Beispiel vom Nachnamen). Dann wird der letzte Buchstabe durch das kaufmännische Und (&) mit einem Punkt ergänzt. Mit dem ersten Namen funktioniert die Formel bestens. Ist jedoch mehr als ein Vorname vorhanden, wird das Ganze komplexer, da es mehr als ein Leerzeichen gibt. Zum Zählen der Leerstellen verwenden Sie die Funktion Wechseln im Zusammenhang mit der Funktion Länge. Dazu wird zunächst die komplette Länge des Textes mit Leerzeichen berechnet und dann die Länge ohne Leerzeichen davon abgezogen: =LÄNGE(Text)-LÄNGE(WECHSELN(Text;“„;)) In Kombination mit der Logikfunktion Wenn lässt sich aus dieser Formel die Lösung zum Problem ableiten: =WENN(LÄNGE(A4)-LÄNGE(WECHSELN(A4;““;)) >=2;LINKS(A4;FINDEN(““;A4;FINDEN(““;A4)+1)+1) &“.“;LINKS(A4;FINDEN(““;A4)+1)&“.“) Im ersten Teil der Formel wird abgefragt, ob mehr als ein Leerzeichen gefunden wurde (>=2). Wenn das Zu-
tri t, werden die ersten Zeichen bis zum zweiten Leerzeichen dargestellt. Das Ganze wird um einen Buchstaben (den ersten Buchstaben des Nachnamens) und einen Punk ergänzt. Nach dem Semikolon der WENNAnweisung kommt der SONST-Teil. Dieser enthält die erste Formel, da dann in diesem „Normal“-Fall (Vorname Nachname) nur ein Leerzeichen vorhanden ist.
WORD ❯ Autokorrektur Mathematik
Bei der Verwendung mathematischer Begri e steht Ihnen die Autokorrektur für Mathematik zur Verfügung. Dadurch werden die benötigten Sonderzeichen im Text angezeigt. Das funktioniert allerdings nur, wenn Sie die Option Während der Eingabe ersetzen aktiviert haben. Ö nen Sie dazu das Register Datei, und klicken Sie dort auf den Eintrag Optionen. Im jetzt eingeblendeten Menü wählen Sie den Eintrag Dokumentenprüfung. Klicken Sie dann im rechten Fensterbereich auf die Schalt äche Autokorrektur-Optionen. Das Dialogfenster Autokorrektur wird eingeblendet. Aktivieren Sie hier das Register Math. Autokorrektur. Setzen Sie einen Haken in die Kontrollkästen Mathematische Autokorrekturregeln in nicht mathematischen Bereichen verwenden und Während der Eingabe ersetzen. Bestätigen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf OK. Nach Eingabe des mathematischen Begri s (zum Beispiel \above) betätigen Sie die Leertaste, dann wird das entsprechende mathematische Zeichen eingesetzt. Benutzen Sie für die korrekte Darstellung der Zeichen am besten die Schriftart Cambria Math.
OUTLOOK ❯ Eine Telefonliste erstellen
Die Kontakte von Outlook entwickeln sich im Laufe der Zeit zu einer echten Fundgrube. Die Kontaktdaten sammeln sich an und stehen üblicherweise zum Erstellen von E-Mails zur Verfügung. Zusätzlich zu den EMail-Anschriften werden häu g auch Telefonnummern gespeichert. Daher können Sie aus Ihren Kontakten sehr schnell eine Telefonliste erstellen. Wechseln Sie dazu in den Kontaktordner von Outlook. Aktivieren Sie das Register Ansicht. Klicken Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf das Symbol Ansicht ändern. Aktivieren Sie das Symbol Telefon. Jetzt werden Ihre Kontakte als Telefonliste angezeigt. Durch einen Mausklick auf eine der Spaltenüberschriften werden die jeweiligen Einträge auf- oder absteigend sortiert, sodass die gesuchte Telefonnummer schnell gefunden wird.
EXCEL ❯ Neue Zeilen für eine Tabelle
Wenn Sie neue leere Zeilen in eine Excel-Tabelle einfügen möchten, markieren Sie in der Tabelle so viele Zeilen, wie Sie hinzufügen möchten. Das dürfen auch beschriebene Zeilen sein. Markieren Sie nicht die Zelleninhalte, sondern die Zeilennummern ganz links. Wenn Sie zum Beispiel zehn Zeilen einfügen möchten, markieren Sie zehn Zeilennummern. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zeilen auf das Symbol Einfügen oder die Tastenkombination [Strg] + [+]. Da Excel immer oberhalb der Markierung einfügt, wird dort die Anzahl der markierten Zeilen ergänzt und die bereits bestehenden Zeilen werden von Excel automatisch nach unten verschoben. Peter Schnoor/hl