MICROSOFT OFFICE TIPPS UND TRICKS
Microsoft hat in O ce 2010/13 viele kleine Funktionen versteckt, mit denen sich die Programme nach Ihren persönlichen Anforderungen optimieren lassen – wir zeigen Ihnen diese praktischen Tipps und Tricks.
EXCEL
Diagramme mit zwei Achsen
Zur visuellen Auswertung von Daten bieten sich Diagramme an. Schwierig wird es, wenn Sie große Zahlen mit kleinen Zahlen in einem Diagramm vergleichen müssen. Die kleinen Zahlen sind dann kaum sichtbar. In diesem Fall ist es sinnvoll, mit zwei unterschiedlichen Werteachsen zu arbeiten. Für ein kleines Beispiel erstellen Sie in Excel die Tabelle, die sie unten links abgebildet sehen. Zum Erzeugen eines Diagramms platzieren Sie die Schreibmarke irgendwo in den Wertebereich der Tabelle. Mit einem Mausklick auf die Funktionstaste [F11] wird ein Diagramm erzeugt. Sie be nden sich jetzt im Diagrammblatt und klicken auf einen der Umsatzbalken. Dadurch wird die Datenreihe Umsatz markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Datenreihe. Im daraufhin eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie den Befehl Datenreihen-Diagrammtyp ändern aus. Das Dialogfenster Diagrammtyp ändern wird eingeblendet. Wählen Sie den Diagrammtyp Linie aus. Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf diese Linie. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Datenreihe formatieren aus. Im nun eingeblendeten Dialogfenster wählen Sie den Befehl Sekundärachse aus. Durch diesen Trick wird eine zweite Wertachse erstellt. Die Primärachse bezieht sich auf die Anzahl der Mitarbeiter, die Sekundärachse auf den Umsatz. Beide Datenreihen sind gut erkennbar. Nun können Sie mithilfe des Kontextmenüs die Primär- und Sekundärachsen sowie den Diagrammtyp nach Ihren Anforderungen verändern und die Diagramminhalte formatieren.
WORD
Formatierungen erkunden
Einige Text-Darstellungen in einem Word-Dokument sind oft rätselhaft. Das liegt in der Regel an der Formatierung, die man etwa bei Übernahmen durch das Kopieren aus anderen Dokumenten bezieht. Wenn Sie mehr über die unerklärliche Formatierung wissen möchten, setzen Sie den Cursor auf die jeweilige Textstelle und betätigen dann die Tastenkombination [Umschalttaste] + [F1]. Jetzt wird ein Fenster geö net, das alle Formatierungen des Textes anzeigt, an der Ihre Schreibmarke steht. Solange dieses Fenster geö net ist, können Sie weitere Textstellen auswählen, deren Formatierung Sie ermitteln wollen. Dadurch erkennen Sie alle Formatierungen und können diese bei Bedarf ändern. Klicken Sie zum Ändern im Fenster Formatierung anzeigen auf die unerwünschte Formatierungsart. Das entsprechende Dialogfenster wird geö net und Sie stellen die Formatierung so ein, wie Sie diese benötigen.