Archiv stellt sich auf digitale Akten ein
Die Bundesregierung macht Druck in Sachen Digitalisierung. Verwaltungen sollen digitale Serviceangebote vorhalten.
LANGENFELD Dr. Hella-Sabrina Lange sammelt. Mit System. Und mit Auftrag. Sie leitet unter anderem das Langenfelder Stadtarchiv. Im Kulturausschuss hat sie eine Bilanz des Jahres 2017 präsentiert und einen Blick auf die Anforderungen und Probleme der Digitalisierung geworfen. Denn das Stadtarchiv ist verpflichtet, die Akten der Stadtverwaltung, die zurzeit noch kistenweise in Papierform ankommen, zu sichten, zu kategorisieren und vor allem sicher zu verwahren. Eine kommunale, hoheitliche Pflichtaufgabe.
195 Verwaltungsakten wurden 2017 archiviert. „So geht das heute noch“, sagt Lange. Aber wie lange die Akten tatsächlich noch als Papiergut angeliefert werden, ist offen. Denn in der Verwaltung werden viele Akten inzwischen auch elektronisch geführt.
Eine Entwicklung, der auch Jürgen Öxmann, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste, ins Auge blicken muss. „Wir stecken mittendrin im Prozess“, sagt er. Zurzeit sei eine Beraterfirma in der Verwaltung unterwegs. Diese prüft, wie Gesetzesvorgaben umgesetzt werden können, ein so genanntes E-Government installiert und Bürgerportale vorgehalten werden können. „Wir werden für die Flut an Daten, die wir künftig bewältigen, neue Server anschaffen müssen“, sagt Öxmann. Denn klar sei eins: „Es wird weniger Papier und mehr Daten geben.“Und diese müssten nicht nur einmal, sondern auch zwei- oder mehrmals täglich gespeichert werden, damit wichtige Dokumente nicht verloren gehen können. Dafür seien hohe Speicherkapazitäten nötig.
Darüber hinaus müsse die Verwaltung eine neue, nämlich einheitliche Struktur bekommen, damit Dokumente eines städtischen Fachreferats auch im anderen gefunden werden können. „Es wird wieder Aktenpläne geben müssen wie früher, auf deren Grundlage ein Speichersystematik entwickelt werden kann“, sagt Öxmann. Außerdem müssten alle städtischen Mitarbeiter (insgesamt etwa 800) geschult werden. Allein in der Verwaltung im Rathaus seien es rund 250. „Im nächsten Jahr werden wir ein Stück weiter kommen“, hofft Öxmann.
Im Kleinen hat Hella-Sabrina Lange genau diese Probleme im Blick. Und sie wirft Fragen auf. „Wie sichert man elektronische Schriftstücke, die meist keine Unterschrift tragen. Wie dokumentenfähig sind sie? Wie rechtssicher? Es gebe kein kopiertes Original mehr mit Unterschrift. Ein Worddokument etwa könne man leicht verändern. Andere Formate seien quellensicherer, benötigen aber noch mehr Speicherplatz. Dafür müsse man alle Beteiligten sensibilisieren, wirbt sie im Ausschuss Auch sieht Lange die Gefahr, dass Dokumente ungewollt gelöscht werden. „Das geht mit einem Klick.“Papier werde nicht so schnell vernichtet.
Städte wie Erkrath und Hilden lassen ihre Archivalien bereits einpflegen. Das Land NRW hilft Archiven mit einem Digital-Service. Im Langenfelder Archiv werden Textdokumente und Bilder sukzessive in die Datenbank Augias eingespeist. 506 neue hat das Archiv in 2017 gespeichert – etwa von Vereinen. Auch dabei gebe es vieles zu beachten. Farbräume, die Höhe der Auflösung, das Format. Je quellensicherer die Formate sind, in den Bilder abgespeichert werden, desto mehr Speicherplatz benötigen sie. Im Fall von Archiven wäre da schnell ein fünfstelliger Betrag fällig. Um die Anforderung allein im Archiv zu bewältigen, setzt Lange daher auf Kooperationen mit den Archiven im Kreis. „Dann muss zum Beispiel nicht mehr jeder Archivar dieselbe Tageszeitung aufbewahren.“