Digitale Werkzeuge fürs Homeoffice
Um effektiv von zu Hause aus zu arbeiten, ist nicht nur Organisationstalent gefragt, auch digitale Helfer werden gebraucht.
Dreiviertel der Deutschen konnten sich Anfang März vorstellen, zu Hause zu arbeiten. Das ergab eine Umfrage des Bundesverbandes Digitale Wirtschaft (BVDW). Keine vier Wochen später ist das Homeoffice für fast die Hälfte der Arbeitnehmer zum Alltag geworden. Das ergab eine Umfrage des Digitalverbandes Bitkom. Doch die räumliche Trennung kann die Zusammenarbeit mit den Kollegen erschweren. Die richtige Software kann zur Stütze guter Teamarbeit werden.
Kommunikation: Lange Mails, um ein Problem zu erläutern, sind nicht nur für den Verfasser anstrengend. Da können Video- oder Sprachchatprogramme Abhilfe schaffen. Die Software Slack gehört zu den Alleskönnern unter den Kommunikationssoftwares. Mit dem Programm können Nutzer nicht nur schriftlich kommunizieren. In den Premiumversionen können nach Angaben der Webseite bis zu 15 Personen gleichzeitig per Sprach- oder Videoanruf miteinander sprechen. Außerdem können verschiedene Kanäle angelegt werden, sodass Teams intern kommunizieren und Dateien austauschen können.
Ähnlich funktioniert auch das Programm Teams von Microsoft. Das IT-Nachrichtenportal „heise online“gibt zu bedenken, dass Videokonferenzen eine Upload-Geschwindigkeit von mindestens zehn Megabit pro Sekunden benötigten, um eine stabile und ruckelfreie Verbindung zu garantieren.
Zur Terminfindung für Konferenzen eignet sich die Software Doodle.
Datenspeicherung: Die Arbeit am Computer kann für Unmengen Daten sorgen. Damit Arbeitnehmer im Homeoffice nicht den eigenen PC damit überfüllen und ein schneller Datenaustausch mit den Kollegen möglich ist, empfiehlt das Computerfachmagazin „t3n“Online-Speicher, sogenannte Clouds. Mit Google Drive können zum Beispiel Textdokumente oder Tabellenkalkulationen von mehreren Personen zeitgleich bearbeitet werden. Außerdem bietet der Dienst 15 Gigabyte Online-Speicher gratis an, sodass auch andere Dateien untereinander ausgetauscht werden können. Wer sowieso mit Microsoft Office arbeitet, kann auf die hauseigene Cloud des Konzerns, OneDrive, zurückgreifen.
Mit Kunden könnten Daten über Transferprogramme ausgetauscht werden. Bis zu zwei Gigabyte können beispielsweise bei Wetransfer verschlüsselt hochgeladen werden, die der Kunde dann über einen Link abrufen kann. Nach zwei Wochen werden die Dateien wieder gelöscht. Um den Dienst zu verwenden, ist keine Registrierung nötig.
Projektmanagement: Viele Köche verderben den Brei, heißt ein bekanntes Sprichwort. Damit Arbeiten nicht doppelt oder im schlimmsten Falle gar nicht erledigt werden, können sogenannte Kanban-Boards helfen, Aufgaben und Projekte zu koordinieren. “t3n“empfiehlt dazu Asana. Mit dieser Software können beispielsweise Listen angelegt werden, was noch zu erledigen ist, was gerade in Arbeit und was bereits fertig ist. Mit virtuellen Karten, die einfach von einer Liste in die nächste geschoben werden können, können die Nutzer deutlich machen, wer sich gerade mit einer Aufgabe beschäftigt. So kann die Arbeits auf alle Kollegen aufgeteilt werden. Der Vorteil von Asana ist laut t3n, dass die Software mit anderen Programmen wie dem Kommunikationsprogramm Slack oder dem Online-Speicher Google Drive verknüpft werden kann.
Als Alternative empfehlen die IT-Spezialisten das Kanban-Board Trello. Beide Programme sind auch als App für Android und iOS erhältlich, sodass Nutzer auch unterwegs damit arbeiten können.
Fernwartung: Wenn das System hakt, kann die IT-Abteilung auch aus der Ferne überprüfen, wo das Problem liegt. Dazu empfiehlt t3n die Software Teamviewer. Wenn jemand den Computer überprüfen will, benötigt er eine vom Programm generierte Zahlenkombination als Zugangscode. Erst dann kann er die Nutzeroberfläche des zu wartenden Rechners fernsteuern. Nach Angaben der Entwickler klappt das auch mit dem Smartphone per App.
Ähnlich arbeitet auch das Programm AnyDesk.