Kommunikationsregeln für Videotelefonie, E-Mail und Co.
(dpa) Kommunikation auf Distanz bietet Platz für Missverständnisse. Deshalb sollten besonders im professionellen Umfeld Spielregeln festgelegt und Erwartungen deutlich formuliert werden. Als Faustregel empfehlen Unternehmensberater: Je dringender eine Information vermittelt werden soll und je persönlicher sie ist, desto direkter die Kommunikation. Daneben hat jeder Kanal seine Besonderheiten.
Video-Telefonie via Zoom oder Skype eigne sich Mentaltrainerin Melanie Kohl zufolge am besten für Mitarbeiter- oder Zielgespräche: „Ich sehe, wie mein Gegenüber reagiert, kann Gefühle anhand von Mimik und Gestik wahrnehmen, es entsteht mehr Nähe.“
Für kritische Themen wie etwa eine Abmahnung oder Kündigung seien Videotelefonate ebenfalls geeignet, meint Kommunikationstrainerin Petra Lienhop. Auch wenn die im besten Falle persönlich erfolgen sollten: „Je mehr ich von dem Menschen sehe, desto besser ist es für kritische Gespräche.“
E-Mails eignen sich für sachliche Informationen, wie Protokolle, die Wissen vermitteln. Auch hier raten die Spezialistinnen zu klaren Regeln. Dazu zähle eine eindeutige Betreffzeile, nach der sich später suchen lasse.
Unternehmensberater Jürgen Kurz empfiehlt, E-Mails auch bei konkreten Fragen, etwa an Kollegen oder für die externe Kommunikation mit Kunden. Der Empfänger kann sie bearbeiten, wann er oder sie will. Eine wichtige Regel, die intern festgelegt werden sollte: Wer bekommt wann eine Kopie? Hier gelte: Wirklich nur diejenigen einbeziehen, für die eine Information nötig ist.
Mit Anwendungen wie Jira, Asana oder Trello lassen sich Aufgaben an verschiedene Mitarbeiter vergeben, Abläufe festlegen und Fortschritte festhalten, schildert Kohl. Im Prinzip funktionieren solche Kollaborationsplattformen alle ähnlich. Erstellt die Projektleiterin eine neue Aufgabe, bekommt die Person, der die Aufgabe zugewiesen wurde, automatisch eine Nachricht.