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Thüringer Allgemeine (Sondershausen) - - Zeit -

ür vie­le Mit­ar­bei­ter sind Be­spre­chun­gen im Bü­ro der blan­ke Hor­ror: Es wird viel ge­re­det, aber we­nig kon­kret be­spro­chen und ver­bind­lich fest­ge­legt. Bis zu 15 Pro­zent ih­rer Ar­beits­zeit ver­bringt die Be­leg­schaft ei­nes Un­ter­neh­mens je­des Jahr in Be­spre­chun­gen, so ei­ne Stu­die der Ma­nage­ment­be­ra­tung Bain & Com­pa­ny. Da­bei fin­den laut die­ser Stu­die vie­le Mee­tings häu­fig nur aus rei­ner Ge­wohn­heit statt. Kar­rie­re­ex­per­te Jo­chen Mai sagt, dass bis zu sie­ben Tref­fen pro Wo­che mit ei­ner durch­schnitt­li­chen Sit­zungs­dau­er von an­nä­hernd drei St­un­den in vie­len Un­ter­neh­men zum Bü­ro­all­tag ge­hör­ten. Dass muss nicht sein, mit die­sen Tipps las­sen sich ty­pi­sche Feh­ler ver­mei­den und Mee­tings ef­fi­zi­en­ter für al­le Be­tei­lig­ten ge­stal­ten. Je­des Mee­ting braucht ei­ne gu­te Vor­be­rei­tung mit ei­ner klar for­mu­lier­ten Agen­da. „Die Agen­da ist al­len Teil­neh­mern, idea­ler­wei­se mit ei­nem Zeit­puf­fer vor dem Tref­fen be­kannt“, sagt Un­ter­neh­mens­be­ra­te­rin Ani­ta Bi­schof. „Wenn Mit­ar­bei­ter nicht wis­sen, war­um sie zu­sam­men­kom­men, hat sich das Mee­ting gleich er­le­digt“, er­gänzt Autor Jo­chen Mai. Des­halb muss die Agen­da die Zie­le des Mee­tings be­nen­nen und die Ta­ges­ord­nungs­punk­te auf­füh­ren. Wich­tig ist, dass vor­ab der Zweck ge­klärt wird. „Geht es um In­for­ma­tio­nen, um ei­ne Dis­kus­si­on und Lö­sungs­su­che oder um ei­ne Ent­schei­dung“, de­fi­niert Bi­schof die un­ter­schied­li­chen Zie­le ei­ner Kon­fe­renz. Auch das Zeit­bud­get für je­des The­ma und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten müs­sen vor­ab ver­bind­lich und un­miss­ver­ständ­lich ge­klärt sein. Pas­send zu den The­men müs­sen die rich­ti­gen Teil­neh­mer und An­sprech­part­ner ein­ge­la­den wer­den. Run­den mit vie­len Teil­neh­mern ufern zu­dem leicht aus. „War­um 15 Leu­te von der Ar­beit ab­hal­ten, wenn al­les Wich­ti­ge auch zu fünft ge­klärt wer­den kön­ne?“, fragt Mai, Chef­re­dak­teur von Kar­rie­r­e­bi­bel.de. Auch Mit­ar­bei­ter, die an­de­ren Teil­neh­mern im­mer nur er­klä­ren, war­um ih­re Ide­en nicht funk­tio­nie­ren wer­den, ge­hö­ren laut Aus­sa­ge des Kar­rie­r­e­be­ra­ters nicht zur Teil­neh­mer­run­de. „Kol­le­gen die­ser Art kön­nen und wol­len zur Lö­sung nicht bei­tra­gen und rui­nie­ren je­des Mee­ting.“ Je­des Mee­ting braucht ei­nen Mo­de­ra­tor. „Der Mo­de­ra­tor ist ver­ant­wort­lich, dass Zei­ten ein­ge­hal­ten wer­den,“er­klärt Con­sul­tant Bi­schof. Der Mo­de­ra­tor ach­tet auf pünkt­li­chen Be­ginn und Ab­schluss und sorgt da­für, dass die vor­ab fest­ge­leg­ten Zeit­bud­gets je Ta­ges­ord­nungs­punkt ein­ge­hal­ten wer­den. Wenn die ers­ten The­men­punk­te der Agen­da zu lan­ge dis­ku­tiert wer­den, ent­steht am Schluss Stress, so die Er­fah­rung von Bi­schof. Der Mo­de­ra­tor stellt au­ßer­dem si­cher, dass al­le Teil­neh­mer zu Wort kom­men und die Kol­le­gen kon­struk­tiv dis­ku­tie­ren. „Wer Kol­le­gen ins Wort fällt oder gar bloß­stellt, macht kei­nen gu­ten Ein­druck“, gibt Mai zu be­den­ken. Dies gel­te auch für Mit­ar­bei­ter, die per­ma­nent mit dem Sitz­nach­barn flüs­tern und da­durch stö­ren. Die bes­te Ta­ges­ord­nung nützt nichts, wenn die Mit­ar­bei­ter nicht vor­be­rei­tet sind. Ob Vor­ge­setz­ter oder Prak­ti­kant, je­der Ein­zel­ne ist für den Er­folg des Tref­fens ver­ant­wort­lich. Da­zu ge­hö­re auch, dass of­fe­ne Auf­ga­ben von vor­her­ge­hen­den Mee­tings be­ar­bei­tet wor­den sind, sagt Au­to­rin Bi­schof, die zu dem The­ma ei­nen Rat­ge­ber ge­schrie­ben hat. Bei kom­ple­xen The­men sei es sinn­voll, dass ein Teil­neh­mer oder ei­ne klei­ne­re Grup­pe im Vor­feld die­ses The­ma für die ge­sam­te Run­de vor­be­rei­te, so Bi­schof wei­ter. Schnell mal ei­ne Mail auf dem Smart­pho­ne be­ant­wor­ten, in den Tag­traum­mo­dus um­schal­ten oder mal eben „kurz“nach drau­ßen ver­schwin­den. Für Mee­tings soll­ten vor­ab Spiel­re­geln auf­ge­stellt wer­den, sagt Bi­schof. Denn durch per­ma­nen­te Stö­run­gen und Ablen­kun­gen sind die Teil­neh­mer am En­de nicht zu­ver­läs­sig in­for­miert. Des­halb kön­ne laut Mai et­wa ein Smart­pho­ne­ver­bot wäh­rend des Mee­tings ei­ne sinn­vol­le Re­gel sein. Ein ef­fek­ti­ver Trick, um stun­den­lan­ge Sit­zun­gen zu ver­kür­zen, ist der Ver­zicht auf Stüh­le. „Durch das stän­di­ge Ste­hen ha­ben al­le we­ni­ger In­ter­es­se dar­an, dass sich Mee­tings un­nö­tig in die Län­ge zie­hen“, rät Autor Mai. Mit Bü­ro­mö­beln in pas­sen­der Steh­hö­he kön­nen sich die Teil­neh­mer trotz­dem Notizen ma­chen.

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