So bekommt man Spesen bezahlt

Spesen, Auslagen, Auslöse – es gibt verschiedene Begriffe. Ganz klar kann man sie nicht immer voneinander abgrenzen. Im Arbeitsrecht wird der Begriff Spesen vor allem im Zusammenhang mit Reisekosten gebraucht, erklärt Johannes Schipp, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Gütersloh und Mitglied im Deutschen Anwaltverein (DAV).

Der Begriff Auslöse wird in erster Linie bei bestimmten Berufsgruppen wie Handwerkern oder Lkwfahrern benutzt, während der Begriff Auslagen im Sprachgebrauch eher als ein Oberbegriff gilt: „Dazu zählt alles, was ein Arbeitnehmer für den Arbeitgeber ausgelegt, also vorgestreckt hat“, so Schipp.

Steuerrechtlich seien Auslagen genau genommen die Ausgaben, die Beschäftigte konkret für den Chef oder die Chefin tätigen, sagt Franziska Bauer, Steuerberaterin beim Bundesverband der Lohnbuchhalter (BDL).

Spesen und Auslöse sind laut Franziska Bauer dagegen in der Regel Reisekosten im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit, etwa einer Dienstreise. Sie können vom Arbeitgeber voll oder teilweise erstattet werden.

Laut Johannes Schipp gibt es gesetzlich keine detaillierten Vorgaben dazu, welche Auslagen der Arbeitgeber erstattet. Ein Anspruch auf Erstattung kann sich bei Kosten ergeben, die Beschäftigte unter den konkreten Umständen in der jeweiligen Situation für erforderlich halten. Im Fall der klassischen Reisekosten werden in der Regel Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsausgaben und Nebenkosten erstattet.

Werden Beschäftigte auf Dienstreise geschickt, darf also davon ausgegangen werden, dass die Kosten dafür der Arbeitgeber trägt. Klare Regelungen finden sich meist im

Arbeits- oder Tarifvertrag sowie in Betriebsvereinbarungen. Hier können auch konkrete Vorgaben stehen, etwa wie viel ein Hotel pro Nacht kosten darf. Besonders in Bezug auf Nebenkosten gilt bei einer Dienstreise: Die Kosten müssen unmittelbar angefallen sein.

Erstattungsansprüche für Dienstkleidung werden oft diskutiert. Johannes Schipp zufolge haben Beschäftigte zum Beispiel Anspruch auf Erstattung, wenn der Arbeitgeber spezielle Kleidungsstücke vorschreibt, die ausschließlich für die Arbeit genutzt werden können. Schuhe mit Stahlkappe etwa oder Kleidung mit bestimmtem Aufdruck. Anders sieht es in der Regel aus, wenn Beschäftigte die Kleidung auch außerhalb der Arbeit tragen können.

In manchen Berufen ist es zudem gebräuchlich, dass Angestellte ihr Werkzeug wie etwa eine Friseurschere selbst kaufen müssen – und der Arbeitgeber das laut Vertrag nicht erstattet. In solchen Fällen können Arbeitnehmer nicht erstattete und in ausschließlichem Zusammenhang mit der Arbeit stehende Kosten zumindest als Werbungskosten von der Steuer absetzen.

Beschäftigte sollten im Zweifel vorher beim Arbeitgeber nachfragen, was erstattet wird. Steht nichts im Vertrag, kann die Rechtslage unklar sein.

Damit erstattet ein Arbeitgeber pauschale Festbeträge für bestimmte Ausgaben. Die gängigen Pauschalen betreffen die Reisekosten: die Verpflegungskosten, die Übernachtungskosten sowie die Kilometerpauschale.

Beim Verpflegungsmehraufwand erhalten Beschäftigte, die auf eine sogenannte beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit geschickt wurden, bestimmte Tagessätze. Die gesetzlich empfohlenen Pauschbeträge liegen bei 28 Euro für den vollen Tag und bei 14 Euro für alles unter 24, aber über acht Stunden. Gibt es bei einer Tagung ein Mittagessen oder gehört zur Übernachtung ein Frühstück, müssen bestimmte Anteile herausgerechnet werden.

Die Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer können Arbeitnehmer erstattet bekommen, wenn sie mit dem eigenen Auto reisen. Wird ein Dienstwagen benutzt, werden Tankrechnungen erstattet. Bei der Übernachtungspauschale gibt es 20 Euro, in der Regel allerdings dann, wenn keine oder geringere Kosten entstanden sind. Im Normalfall übernehmen Arbeitgeber die tatsächlichen Kosten.

Die „Looping“-technik kann dabei helfen, dass am Ende eines Gespräches alle Beteiligten wissen, dass sie sich richtig verstehen. „Ziel des Loopings ist es nicht, die Worte einer anderen Person nachzuplappern, sondern die Gedanken einer anderen Person in die eigene Sprache zu destillieren und ihr zu zeigen, dass man sich bemüht, ihre Perspektive zu verstehen“, erklärt der Autor Charles Duhigg auf dem Unternehmer-portal „Impulse.de“. Und so funktioniert die Technik: Ein Gesprächspartner stellt Nachfragen, um zu verstehen, was jemand erzählt hat. Dann fasst er das Gesagte in eigenen Worten zusammen und fragt, ob er alles richtig verstanden hat. Die Schritte wiederholt er sowie andere Gesprächsteilnehmer so lange, bis sich alle einig sind, dass sie einander verstehen. dpa