Ein Meeting für die Ewigkeit festhalten

Ein Protokoll hilft, auch später noch zu wissen, was eigentlich besprochen wurde. Expertinnen erklären, wie man am besten vorgeht

Was hat die Chefin gerade gesagt? Wovon spricht der Kollege eigentlich? Nicht selten geht es in beruflichen Besprechungen chaotisch zu. Vor allem in Zeiten von Online-meetings und Videokonferenzen fehlt manchmal der Überblick. Protokolle können helfen, das Gesagte in Form zu bringen und konkrete Arbeitsziele zu formulieren.

Aber wie schreibt man so ein Protokoll eigentlich?„als erstes muss ich mich fragen, was der Zweck des Protokolls ist. Sollen Ergebnisse festgehalten werden oder Verläufe?“, so Dagmar Knorr. Sie ist Vorstandsmitglied

der Gesellschaft für Schreibdidaktik und Schreibforschung (Gefsus) – und weiß, dass das Prinzip Protokoll nur dann funktioniert, wenn jemand die Verantwortung dafür übernimmt.

Vorab einen Protokollführer festzulegen, sei deshalb unerlässlich, so Knorr. Das heißt jedoch nicht, dass stets nur eine Person am Protokoll arbeiten darf. „Ich empfehle Protokolle direkt so zu schreiben, dass alle Beteiligten das Protokoll sehen können und direkten Zugriff darauf haben.“So könnten Missverständnisse schnell ausgeräumt werden. Hat man etwas nicht mitbekommen, können Kollegen außerdem ergänzen oder korrigieren.

Etwas anders sieht das Andrea Breme, Businesstrainerin aus München. „In der Regel empfehle ich, dass nur eine Person Protokoll schreiben sollte. So schafft man ein einheitliches Bild, Kontinuität und das Protokoll ist besser nachzuvollziehen.“ Einig sind sich die Expertinnen aber bei einem anderen Thema: Ein Protokoll braucht Vorbereitung. „Welche Teilnehmer sind da, welche Unterlagen habe ich schon und vor allem, welche Themen stehen auf der Tagesordnung? Es ist ganz wichtig, dass der Protokollführer sich schon im Vorfeld auf diese Fragen vorbereitet“, sagt Andrea Breme. Insbesondere die Tagesordnung dient dazu, dem Protokoll Struktur zu geben. Was die Form betrifft, gibt es noch weitere Tricks.

Statt eines Fließtextes Tabellen nutzen

„Das Schreiben in einer Tabelle ist sehr hilfreich“, empfiehlt Knorr. Am besten arbeitet man dann in sechs verschiedenen Spalten. „In die erste Spalte schreibt man die Nummern der Tagesordnungspunkte, in die zweite Spalte die Topics, die bearbeitet werden sollen, und in die dritte Spalte den Namen desjenigen, der dieses Topic auf die Tagesordnung gesetzt hat.“Jene Person sei auch verantwortlich dafür, die Inhalte zum Thema vorzustellen. Das Ergebnis oder der Verlauf einer Diskussion ließe sich in der vierten Spalte einer Tabelle abbilden, so Knorr. In Spalte fünf steht der gefasste Beschluss, sofern es ihn gibt. Und in Spalte sechs kommt der Name desjenigen, der die Aufgabe erledigen muss, inklusive Termine und Deadlines. „Wenn sich eine Gruppe dazu entschlossen hat, in dieser Art und Weise mit dem Protokoll zu arbeiten, werden Terminsetzungen und Aufgabenzuweisungen von den Mitgliedern sehr viel einfacher akzeptiert“, sagt Knorr.

CHRISTIN KLOSE / DPA-TMN Gerade bei hybriden Konferenzen können Infos schon mal untergehen.