Ode Meetings, nein danke!

Für viele Mitarbeiter sind Besprechungen im Büro der blanke Horror: Es wird viel geredet, aber wenig konkret besprochen und verbindlich festgelegt. Bis zu 15 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringt die Belegschaft eines Unternehmens jedes Jahr in Besprechungen, so eine Studie der Managementberatung Bain & Company. Dabei finden laut dieser Studie viele Meetings häufig nur aus reiner Gewohnheit statt. Karriereexperte Jochen Mai sagt, dass bis zu sieben Treffen pro Woche mit einer durchschnittlichen Sitzungsdauer von annähernd drei Stunden in vielen Unternehmen zum Büroalltag gehörten. Dass muss nicht sein, mit diesen Tipps lassen sich typische Fehler vermeiden und Meetings effizienter für alle Beteiligten gestalten.

Agenda festlegen

Jedes Meeting braucht eine gute Vorbereitung mit einer klar formulierten Agenda. „Die Agenda ist allen Teilnehmern, idealerweise mit einem Zeitpuffer vor dem Treffen bekannt“, sagt Unternehmensberaterin Anita Bischof. „Wenn Mitarbeiter nicht wissen, warum sie zusammenkommen, hat sich das Meeting gleich erledigt“, ergänzt Autor Jochen Mai. Deshalb muss die Agenda die Ziele des Meetings benennen und die Tagesordnungspunkte aufführen. Wichtig ist, dass vorab der Zweck geklärt wird. „Geht es um Informationen, um eine Diskussion und Lösungssuche oder um eine Entscheidung“, definiert Bischof die unterschiedlichen Ziele einer Konferenz. Auch das Zeitbudget für jedes Thema und die Verantwortlichkeiten müssen vorab verbindlich und unmissverständlich geklärt sein.

Teilnehmerauswahl

Passend zu den Themen müssen die richtigen Teilnehmer und Ansprechpartner eingeladen werden. Runden mit vielen Teilnehmern ufern zudem leicht aus. „Warum 15 Leute von der Arbeit abhalten, wenn alles Wichtige auch zu fünft geklärt werden könne?“, fragt Mai, Chefredakteur von Karrierebibel.de. Auch Mitarbeiter, die anderen Teilnehmern immer nur erklären, warum ihre Ideen nicht funktionieren werden, gehören laut Aussage des Karriereberaters nicht zur Teilnehmerrunde. „Kollegen dieser Art können und wollen zur Lösung nicht beitragen und ruinieren jedes Meeting.“

Moderator erforderlich

Jedes Meeting braucht einen Moderator. „Der Moderator ist verantwortlich, dass Zeiten eingehalten werden,“erklärt Consultant Bischof. Der Moderator achtet auf pünktlichen Beginn und Abschluss und sorgt dafür, dass die vorab festgelegten Zeitbudgets je Tagesordnungspunkt eingehalten werden. Wenn die ersten Themenpunkte der Agenda zu lange diskutiert werden, entsteht am Schluss Stress, so die Erfahrung von Bischof. Der Moderator stellt außerdem sicher, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen und die Kollegen konstruktiv diskutieren. „Wer Kollegen ins Wort fällt oder gar bloßstellt, macht keinen guten Eindruck“, gibt Mai zu bedenken. Dies gelte auch für Mitarbeiter, die permanent mit dem Sitznachbarn flüstern und dadurch stören.

Vorbereitete Mitarbeiter

Die beste Tagesordnung nützt nichts, wenn die Mitarbeiter nicht vorbereitet sind. Ob Vorgesetzter oder Praktikant, jeder Einzelne ist für den Erfolg des Treffens verantwortlich. Dazu gehöre auch, dass offene Aufgaben von vorhergehenden Meetings bearbeitet worden sind, sagt Autorin Bischof, die zu dem Thema einen Ratgeber geschrieben hat. Bei komplexen Themen sei es sinnvoll, dass ein Teilnehmer oder eine kleinere Gruppe im Vorfeld dieses Thema für die gesamte Runde vorbereite, so Bischof weiter.

Teilnehmerbeteiligung

Schnell mal eine Mail auf dem Smartphone beantworten, in den Tagtraummodus umschalten oder mal eben „kurz“nach draußen verschwinden. Für Meetings sollten vorab Spielregeln aufgestellt werden, sagt Bischof. Denn durch permanente Störungen und Ablenkungen sind die Teilnehmer am Ende nicht zuverlässig informiert. Deshalb könne laut Mai etwa ein Smartphoneverbot während des Meetings eine sinnvolle Regel sein.

Stehen statt sitzen

Ein effektiver Trick, um stundenlange Sitzungen zu verkürzen, ist der Verzicht auf Stühle. „Durch das ständige Stehen haben alle weniger Interesse daran, dass sich Meetings unnötig in die Länge ziehen“, rät Autor Mai. Mit Büromöbeln in passender Stehhöhe können sich die Teilnehmer trotzdem Notizen machen.