Etwas aus dem Jahresgespräch mitnehmen

Oft genug sind Beschäftigte nach der Unterredung mit dem Chef ebenso schlau wie zuvor. Das muss nicht sein

Bringt mich ohnehin nicht weiter“, denken wahrscheinlich viele Berufstätige, wenn sie von der Führungskraft zum sogenannten Mitarbeiter- oder Jahresgespräch gebeten werden. Und warten einfach ab, was so kommt. Das ist aber nicht unbedingt die beste Einstellung für solche Gespräche.

Entscheidend ist vor allem eine gute Vorbereitung. Oft liegt dem Mitarbeitergespräch ein standardisierter Prozess zugrunde, wie der Kölner Karrierecoach Bernd Slaghuis erklärt: Also Fragebögen, die zur Bewertung und Dokumentation ausgefüllt werden, um für alle Beschäftigten eine vergleichbare Basis zu schaffen. Das bietet eigentlich nicht viel Raum, eigene Themen oder Impulse zu setzen.

Deshalb ist vor allem die Haltung wichtig, mit der man in ein solches Gespräch geht: „Mitarbeiter sollten sich nicht nur passiv anhören, was gut und was schlecht gelaufen ist, wie hoch ihr Bonus ausfällt und was die formalen Ziele für das nächste Jahr sind. Sie sollten auch aktiv Dinge ansprechen, die ihnen selbst wichtig sind“, rät Slaghuis.

Aber wie sieht eine gute Vorbereitung aus? Eine Art Tagesordnung wird es im Vorfeld eher nicht geben. Einige Themen kommen im Mitarbeitergespräch allerdings immer wieder auf den Tisch, wie Marlene Pöhlmann vom Personaldienstleister Robert Half erklärt.

Vorher schon nach möglichen Schwerpunkten fragen Grundsätzlich soll ein Status quo festgehalten werden. Es gehe also darum, den Eindruck, den die Führungskraft vom Mitarbeiter hat, zu besprechen. Außerdem dreht sich das Gespräch meist um einen Leistungsabgleich sowie um Stärken, Schwächen und Kritikpunkte. „Wo stehe ich im Unternehmen? Und wie kann ich mich weiterentwickeln?“- diese Fragen sollten ebenfalls eine Rolle spielen.

Mitarbeiter haben auch die Möglichkeit, bei der Führungskraft vorzufühlen, wie das Gespräch in etwa aussehen soll: Man könnte zum Beispiel fragen, was der oder die Vorgesetzte erwartet - ob man selbst etwas vorbereiten oder einbringen soll, rät Pöhlmann. So könne man eine grobe Richtung des Gesprächs abklopfen. Slaghuis empfiehlt dafür auch, den Prozess zu erfragen, also wie das Gespräch strukturiert ist und abläuft. Um sich inhaltlich vorzubereiten, sollte man sich laut Slaghuis überlegen: Woran wird mein Chef mich messen?

Dazu lohnt auch ein Blick in die Unterlagen zum letzten Mitarbeitergespräch: Was ist seit dem letzten Gespräch gut gelaufen? Welche Ziele habe ich erreicht? Was ist vielleicht nicht so gut gelaufen und was könne der Grund dafür sein?

„Wer sich auch auf negative Punkte vorbereitet, kann darauf professioneller reagieren oder spricht diese Themen vielleicht von selbst an“, weiß Slaghuis. Pöhlmann rät, sich die Punkte, die man selbst ansprechen möchte, im Vorfeld aufzuschreiben. Die Notizen könne man ruhig mit ins Gespräch nehmen – so vergisst man nichts und die Notizen helfen einem, strukturiert zu bleiben. „Und es ist ein Anzeichen, dass man gut vorbereitet ist und sich Gedanken gemacht hat.“Beschäftigte, die mehrere Punkte haben, die sie selbst ansprechen möchten, sollten die Vorgesetzten am besten kurz vorwarnen, damit auch sie etwas Zeit haben sich vorzubereiten, und sich zeitlich darauf einstellen können.

Wer etwas zu kritisieren hat, der kann das im Mitarbeitergespräch durchaus tun, sind sich die Experten einig. Wichtig ist, dabei professionell und sachlich zu bleiben. Und: Bei der bloßen Kritik sollte man es nicht belassen, rät Pöhlmann: Am besten sei es, gleich einen Alternativ-Vorschlag zu machen. „Oft kann man die eigentliche

Kritik so sogar unter seine Verbesserungsvorschläge fassen.“Wenn manche Arbeitsabläufe nicht gut funktionieren, könne man etwa sagen: „Wir können viel effizienter arbeiten, wenn wir es wie folgt machen - und dann seine Idee erklären.“Genau dieser Bereich ist es laut Pöhlmann, in dem ein Mitarbeiter glänzen kann: eigene Ideen einbringen und über den eigenen Arbeitsbereich hinausschauen.

Auf Kritik nicht mit Abwehrhaltung reagieren

Was aber, wenn das Gespräch ganz und gar nicht glänzend läuft und viel mehr negatives Feedback kommt als erwartet? Pöhlmann rät: „Fachliche Kritik sollte man mitnehmen und nach dem Gespräch drüber nachdenken, wie man es besser machen kann.“Bevor es zu emotional wird oder man nur abwehrend reagiert, sollte man lieber einen zweiten Termin machen, um noch mal darüber zu sprechen. Wer überrascht vom negativen Feedback ist, sollte das ruhig sagen, empfiehlt Slaghuis. Im Gespräch lässt sich dann klären, wie die unterschiedlichen Sichtweisen zustande gekommen sind. Außerdem bietet es sich an, die Erwartungshaltung des Gegenübers abzuklopfen: „Konkret fragen: Was muss ich anders machen, damit Sie finden, ich habe einen guten Job gemacht?“

Wichtig ist, die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs zu dokumentieren. Auf diese Weise verliert man bis zum nächsten Gespräch nicht seinen Fokus und ist bei Abmachungen deutlich besser abgesichert, so Pöhlmann. „Das Protokoll schafft Verbindlichkeit, und oft ist ein doppelter Boden sehr gut.“Beide Seiten sollten das Protokoll absegnen. „Es sollte nichts in die Personalakte wandern, was der Mitarbeiter nicht gesehen hat“, betont Slaghuis.

„Mitarbeiter sollten sich nicht nur passiv anhören. Sie sollten auch aktiv Dinge ansprechen, die ihnen selbst wichtig sind.“

Dr. Bernd Slaghuis,

Karriere- und Business-Coach

FOTO: FIZKES / GETTY IMAGES Gelegentlich kommen beim Jahresgespräch mit der Führungskraft vorgefertigte Fragebögen zum Einsatz.