Bei Dienstreisen lohnt genaue Kalkulation
Aufwendungen für Privatfahrzeug kann man unter Umständen steuerlich geltend machen
Wer für beruflich bedingte Reisen auf sein privates Auto zurückgreifen muss, bekommt von seinem Arbeitgeber häufig einen Auslagenersatz. Wenn nicht, können die Kosten für solche Fahrten in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
„In der Regel wird bei solchen Reisekosten ein Wert von 30 Cent je gefahrenem Kilometer angesetzt“, sagt Erich Nöll, Rechtsanwalt und Geschäftsführer beim Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine (BVL) in Berlin. Dabei handelt es sich allerdings nur um eine Vereinfachungsregelung. „Der Kilometersatz von 30 Cent je gefahrenem Kilometer bildet die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit dem privaten Pkw nicht mehr realitätsgerecht ab, insbesondere nach den jüngsten Erhöhungen der Kraftstoffpreise“, sagt Nöll.
Darum sei es dem Rechtsanwalt zufolge sinnvoll, die tatsächlichen Kosten des Privatfahrzeugs je Kilometer zu ermitteln. Das sei zwar etwas aufwendiger, lohne sich aber in den meisten Fällen. Arbeitgeber dürften ihren Arbeitnehmenden dann auch den genau ermittelten Kostensatz steuerfrei erstatten.
Erstattet der Arbeitgeber keine Reisekosten oder aber weiterhin nur die pauschalen 30 Cent je Kilometer, können Arbeitnehmende den Differenzbetrag zu den tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung ansetzen, so Nöll. Das mindert die Steuerlast.
Für die Berechnung des genauen Kostensatzes ist es erforderlich, die gesamten Kosten, die das Fahrzeug im Jahr verursacht, aufzuzeichnen und die Belege aufzubewahren. Außerdem müssen die Dienstfahrten mit Ziel, Route, Wegstrecke und zurückgelegten Kilometern vermerkt werden. Auch wichtig: Eine Notiz über den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn und zum Ende des
Jahres, um die insgesamt zurückgelegten Kilometer ermitteln zu können.
Die ermittelten Gesamtkosten sind dann durch die jährliche Gesamtkilometerleistung zu teilen – so ergibt sich der individuelle Kostensatz je Kilometer. Multipliziert mit den dienstlich zurückgelegten Kilometern kommt man auf den Werbungskostenansatz für die Einkommensteuererklärung oder den Betrag, den der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf.
Ein Beispiel: Ein Fahrzeug kostet in der Anschaffung 36 000 Euro. Für die ersten sechs Jahre ergibt sich daraus laut Nöll ein jährlicher Abschreibungsbetrag von 6000 Euro. Versicherung, Werkstattkosten und Kfz-Steuer summieren sich jährlich auf 1450 Euro, außerdem laufen Kraftstoffkosten in Höhe von 1200 Euro auf. In Summe ergeben sich so jährliche Aufwendungen über 8650 Euro. Geteilt durch die jährliche Laufleistung von 16 000 Kilometern errechnet sich der fahrzeugspezifische Kostensatz je Kilometer auf 54 Cent. (dpa)