Ο δεκάλογος του επιχειρείν στην εφοδιαστική αλυσίδα
Βασικές εντολές λειτουργίας εν μέσω κορονοϊού
Από αρχαιοτάτων χρόνων έχει αναγνωρισθεί ότι ο βασικότερος παράγοντας νίκης ή ήττας στον πόλεμο είναι η εφοδιαστική αλυσίδα. Αυτή ήταν η αιτία των νικών του Μ. Αλεξάνδρου, του Ιούλιου Καίσαρα και του Θεόδωρου Κολοκοτρώνη στα Δερβενάκια, αλλά και η αιτία της ήττας του Ναπολέοντα και του Χίτλερ στις εκστρατείες τους στη Ρωσία.
Τώρα, με τον κορονοϊό, ζούμε έναν πόλεμο. Έναν παγκόσμιο πόλεμο που δεν περιμέναμε για να έχουν γίνει κάποιες προετοιμασίες, κάποια οχυρωματικά έργα. Θα βγούμε νικητές, αναφέρουν γνώστες του κλάδου, εάν έχουμε μια δυνατή, αδιάλειπτης λειτουργίας εφοδιαστική αλυσίδα. Χρειάζεται λοιπόν, τονίζουν, γρήγορη δράση και ευελιξία, προσθέτοντας με νόημα πως εδώ θα φανούν οι δυνατοί (που μετά την κρίση θα είναι ακόμα πιο δυνατοί).
Στο πλαίσιο αυτό η εταιρεία παροχής συμβουλών στην Εφοδιαστική Planning συγκέντρωσε από benchmarks τις 10 κύριες εντολές για επιχειρησιακή συνέχεια της εφοδιαστικής αλυσίδας που διαμορφώνουν ένα Business Continuity Plan (BCP), το οποίο παρουσιάζει σήμερα η «Ν».
Το BCP αυτό έχει προκύψει από αρκετά έργα, κυρίως σε πολυεθνικές επιχειρήσεις και εφαρμόζεται ήδη σε αρκετές ελληνικές. Οι 10 εντολές - άξονες δράσεις του BCP είναι:
1. Δημιουργία BCF: Ομάδας συντονισμού δράσεων (War Room). Κατανομή αρμοδιοτήτων Διαμορφώστε μία διατμηματική ομάδα με διευρυμένες αρμοδιότητες, συνιστά η Planning. Προτείνεται το ήδη υφιστάμενο όργανο SOP (Sales & Operations Plan), αυτό δηλαδή που βγάζει το forecast και τις παραγγελίες παραγωγής - αγορών, να μετασχηματιστεί σε BCF (Business Continuity Force) με την προσθήκη του HR Director και προσκεκλημένο τον γιατρό εργασίας. Προτείνεται επικεφαλής να είναι ο Supply Chain Director (SCD) και όχι τόσο ο HR. Το BCF συνεδριάζει στην αρχή κάθε εβδομάδας και λύνει τα προκύπτοντα θέματα, όπως τυχόν επιμόλυνση τμημάτων της επιχείρησης, τροφοδότηση της αγοράς, τροφοδοσία από τους προμηθευτές, άδειες προσωπικού κ.λπ.
2. Πλάνο δράσεων μη επιμόλυνσης προσωπικού
Τα πρώτα μέτρα είναι προφανώς τα γενικά (υποχρεωτικά για όλους): γάντια, μάσκες, καθαρά παπούτσια κατά την είσοδο, θερμομέτρηση. Οι οδηγοί περονοφόρων να απολυμαίνουν τα χειριστήρια στην έναρξη της βάρδιας. Ομοίως τα καροτσάκια picking. Οι οδηγοί που έρχονται να παραδώσουν να μη βγαίνουν από την καμπίνα τους. Ομοίως οι οδηγοί στον χώρο των παραδόσεών τους. Η καμπίνα τους να είναι εφοδιασμένη με απολυμαντικά και γάντια. Τα συνοδευτικά έντυπα που φέρνουν οι οδηγοί που παραδίδουν στην αποθήκη να μπαίνουν σε ζελατίνα, άρα αν υπάρχει ιός να εγκλωβιστεί. Το χαρτί δεν αποκλείεται από τη βιβλιογραφία ως μέσο διάδοσης της μόλυνσης.
3. Τακτική ενημέρωση - Εκπαίδευση προσωπικού
Τακτική επικοινωνία με το προσωπικό ( προτείνεται 1- 2 φορές/εβδομάδα). Ανάρτηση οδηγιών σε πολλά σημεία της αποθήκης. Συμβουλευτική από τους εργαζόμενους.
4. Διαμερισματοποίηση εγκαταστάσεων αποθήκης. Δημιουργία απομονωμένων ζωνών Αν βρεθεί εργαζόμενος με κορονοϊό, η εγκατάσταση βγαίνει off για 1-3 ημέρες, μέχρι να απολυμανθεί, οι εργαζόμενοι όμως σε αυτή μπαίνουν σε καραντίνα για 14 ημέρες. Άρα σταματά να λειτουργεί. Προτείνεται να χωρισθεί η αποθήκη (ή η παραγωγή) σε τμήματα, ανεξάρτητα μεταξύ τους. Η ανεξαρτησία επιτυγχάνεται με νεκρές ζώνες πλάτους 4,5-8m. Οι ζώνες αυτές απομονώνονται με πρόχειρους φράχτες ή πανέλα. Λύση αποτελούν και οι αεροκουρτίνες που εμποδίζουν τον αέρα να περάσει από τη μία ζώνη στην άλλη. Το κόστος τους περίπου 1.000-1.500 ευρώ. Οι εργαζόμενοι αντιστοιχίζονται σε μία και μόνο ζώνη και απαγορεύεται να πάνε σε άλλη μην τυχόν και την επιμολύνουν. Τα προϊόντα από τη μία ζώνη στην άλλη μπορεί να μεταφέρονται με έναν ελαφρύ τύπου βαρυτικό ραουλόδρομο. Έτσι, αν μολυνθεί εργαζόμενος που δουλεύει σε μία ζώνη, έπειτα από 2 ημέρες ξαναλειτουργεί η ζώνη με εργαζόμενους από τις άλλες ζώνες. Προτείνεται οι εργαζόμενοι να φορούν κονκάρδες με το χρώμα κάθε ζώνης για να γίνεται έλεγχος.
5. Cross Functional Teams. Βάρδιες προσωπικού
Είπαμε προηγουμένως για προσωπικό ανά ζώνη. Πρέπει όμως το τυχόν εξειδικευμένο προσωπικό ( π. χ. οδηγοί περονο
φόρων) να σπάσει στις ζώνες. Μπορούν να γίνουν και βάρδιες, αρκεί να έχουν χρονική απόσταση μεταξύ τους (π.χ. 20min) και στο ενδιάμεσο διάστημα να απολυμαίνονται οι χώροι (δύσκολο). Αλλιώς δεν κάνουμε τίποτα. Επίσης οι εργαζόμενοι να τηρούν αποστάσεις μεταξύ τους στα 4m.
6. Rotation προσωπικού. Άδειες. Ρόλοι
Όσο μπορούμε δίνουμε άδειες στο προσωπικό, ώστε να δημιουργήσουμε εφεδρείες. Εφεδρείες μπορούν να δημιουργηθούν και με rotation προσωπικού, εκπαιδεύοντάς το, να εκτελεί εργασίες και άλλων τμημάτων (π.χ. από λογιστήριο σε customer service, από ποιοτικό έλεγχο σε παραλαβές κ.λπ.).
7. Έλεγχος εισερχομένων - Οχύρωση εγκατάστασης Υπάρχουν μέσα απολύμανσης στις εισόδους και προστατευτικά μέσα για τους εισερχόμενους. Ελαχιστοποίηση εισερχομένων. Κονκάρδα που αναφέρει ποια ζώνη επιτρέπεται να επισκεφτούν. Σημασμένη όδευση για το πού επιτρέπεται να πάνε. Οδηγοί από μολυσμένες χώρες, αλλά και όλοι οι οδηγοί δεν βγαίνουν από την καμπίνα τους.
8. Ψηψιοποίηση λειτουργίας. Scanning τηλεργασίας
Είναι ευκαιρία για ψηφιοποίηση των ελληνικών επιχειρήσεων. Ό,τι έντυπο παραλαμβάνετε, σκανάρεται και μετά διανέμεται. Ζητείται από τους προ
μηθευτές να στέλνουν τα συνοδευτικά έντυπα ηλεκτρονικά. Εφαρμόζουμε ηλεκτρονική υπογραφή. Εφαρμόζουμε EDI. Και, βέβαια, τηλεργασία όπου είναι εφικτό.
9. Διασπορά αποθέματος σε επιμέρους εγκαταστάσεις. Αξιοποίηση συνεργατών Προτείνεται επίσης να διασπείρεται απόθεμα σε περισσότερες των μία εγκαταστάσεις, και ει δυνατόν με γεωγραφική απόσταση (π.χ. Αθήνα/Θεσσαλονίκη). Έτσι, αν υπάρξει πρόβλημα στη μία, η άλλη να μπορεί να συνεχίζει να καλύπτει το δίκτυο. Εδώ μπορεί να χρησιμοποιηθούν οι ειδικοί συνεργάτες, ή εξωτερικοί 3PL συνεργάτες.
10. Διαφοροποίηση του sourcing μοντέλου
Κανείς δεν γνωρίζει με ποιες χώρες θα κλείσουν τα σύνορα. Ήδη πολλές παραγωγικές εταιρείες που προμηθεύονταν α' ύλες από Ιταλία έχουν μεγάλο πρόβλημα. Χρήση περισσότερων εναλλακτικών προμηθευτών. Το SOP (που προτείνει η Planning να μετασχηματιστεί σε BCF) θα αλλάξει το forecast, θα βάλει Consignment stock, θα αλλάξει τα ΜΟQ. Κίνδυνος υπεραποθεματοποίησης στις εταιρείες, δεδομένου ότι οι παραγγελίες έχουν γίνει πριν από καιρό και έρχονται, ενώ η κατανάλωση παρουσιάζει μεγάλη πτώση (για παράδειγμα ρούχα κ. ά. τώρα που η πασχαλινή αγορά θα είναι σχεδόν νεκρή).