La tar­je­ta de cré­di­to eje­cu­ti­va, he­rra­mien­ta pa­ra el con­trol y ad­mi­nis­tra­ción de gas­tos

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Uti­li­zar es­ta he­rra­mien­ta al­ter­na­ti­va pue­de ser una ex­ce­len­te op­ción de fi­nan­cia­mien­to pa­ra que las pe­que­ñas y gran­des em­pre­sas ga­nen con­tro­les fi­nan­cie­ros más pre­ci­sos so­bre los gas­tos de sus em­plea­dos. Uti­li­za­das co­rrec­ta­men­te, las tar­je­tas de cré­di­to eje­cu­ti­vas pue­den ayu­dar a cual­quier ne­go­cio, o em­pre­sa, a lo­grar mu­chos de sus ob­je­ti­vos co­mer­cia­les Mau­ri­cio Mon­ge

Las tar­je­tas de cré­di­to co­mer­cia­les o eje­cu­ti­vas se pue­den di­vi­dir en dos gran­des ca­te­go­rías: Es­tán las tar­je­tas de cré­di­to pa­ra pe­que­ñas em­pre­sas y las tar­je­tas de cré­di­to cor­po­ra­ti­vas. En ge­ne­ral, las em­pre­sas con in­gre­sos anua­les es­ta­bles y un buen cré­di­to co­mer­cial son can­di­da­tos ap­tos pa­ra una tar­je­ta de cré­di­to cor­po­ra­ti­va. Sin em­bar­go, sur­gen mu­chas pre­gun­tas cuan­do los pro­pie­ta­rios de ne­go­cios y em­pre­sas con­si­de­ran cam­biar de un mo­de­lo de re­em­bol­sos de gas­tos a un mo­de­lo que ma­ne­je tar­je­tas de cré­di­to em­pre­sa­ria­les.

Las tar­je­tas de cré­di­to eje­cu­ti­vas son un sub­gru­po, den­tro del uni­ver­so de tar­je­tas de cré­di­to, di­sí­mil de las tar­je­tas de cré­di­to per­so­na­les. Las em­pre­sas pue­den pro­por­cio­nar a sus em­plea­dos tar­je­tas eje­cu­ti­vas pa­ra el pa­go de gas­tos apro­ba­dos re­la­cio­na­dos con el ne­go­cio, co­mo por ejem­plo los gas­tos ge­ne­ra­dos du­ran­te via­jes. Por lo ge­ne­ral, las tar­je­tas de cré­di­to eje­cu­ti­vas son emi­ti­das a nom­bre de la em­pre­sa.

A di­fe­ren­cia de las tar­je­tas per­so­na­les y aque­llas usa­das por las pe­que­ñas em­pre­sas, las tar­je­tas de cré­di­to eje­cu­ti­vas son ofre­ci- das por un nú­me­ro li­mi­ta­do de emi­so­res y ge­ne­ral­men­te son adop­ta­das por aque­llos ne­go­cios que tie­nen fá­cil ac­ce­so a las re­la­cio­nes ban­ca­rias o me­dian­te un acuer­do ne­go­cia­do di­rec­ta­men­te con el emi­sor de la tar­je­ta. Al desa­rro­llar di­cha re­la­ción, se con­si­de­ra­rá el cré­di­to de la em­pre­sa, tal cual co­mo se con­si­de­ra el cré­di­to de al­gún in­di­vi­duo al so­li­ci­tar una tar­je­ta de cré­di­to per­so­nal.

Cuan­do se tra­ta de pa­gos, las tar­je­tas eje­cu­ti­vas se di­vi­den en dos ca­te­go­rías: tar­je­tas de pa­go de la com­pa­ñía y tar­je­tas de pa­go in­di­vi­dua­les.

Tar­je­ta de pa­go de la com­pa­ñía

Es­te es el ti­po más po­pu­lar de tar­je­ta de cré­di­to eje­cu­ti­va y lo usan cer­ca del 70% de to­dos los ne­go­cios y em­pre­sas. Con es­tas tar­je­tas las em­pre­sas son to­tal­men­te res­pon­sa­bles del sal­do cre­di­ti­cio ge­ne­ral, lo cual sig­ni­fi­ca que los miem­bros del equi­po no tie­nen que pa­gar su sal­do de cré­di­to ellos mis­mos, ni en­viar in­for­mes de gas­to, ni es­pe­rar el re­em­bol­so. Los em­plea­dos tam­po­co tie­nen que fir­mar ga­ran­tía al­gu­na ya que su pun­ta­je de cré­di­to per­so­nal es­tá pro­te­gi­do de cual­quier ac­ti­vi­dad re­la­cio­na­da a la tar­je­ta de pa­go de la com­pa­ñía. Es­to a la vez sig­ni­fi­ca que cual­quier gra­ti­fi­ca­ción y re­com­pen­sa, por lo tan­to, se acre­di­ta­rá di­rec­ta­men­te a la cuen­ta cor­po­ra­ti­va prin­ci­pal.

Las tar­je­tas con es­ta mo­da­li­dad de pa­go fa­ci­li­tan efec­ti­va­men­te la ex­pe­rien­cia de los em­plea­dos. Eli­mi­nan los in­for­mes de gas­tos y la res­pon­sa­bi­li­dad per­so­nal. Sin em­bar­go, los miem­bros del equi­po son res­pon­sa­bles de pa­gar cual­quier car­go no apro­ba­do, per­so­nal o no, se­gún la po­lí­ti­ca in­ter­na de la com­pa­ñía.

Pa­ra la em­pre­sa es­tas tar­je­tas re­pre­sen­tan un mar­co re­fe­ren­cial cen­tra­li­za­do don­de se pue­de es­cu­dri­ñar to­dos los gas­tos en tiem­po real. La com­pa­ñía tam­bién pue­de es­ta­ble­cer lí­mi­tes de gas­tos to­ta­les, y por transac­ción, en la cuen­ta cor­po­ra­ti­va en ge­ne­ra­lo de for­ma in­di­vi­dual, tar­je­ta por tar­je­ta. Es­to fa­ci­li­ta enor­me­men­te los pro­ce­sos pre­su­pues­ta­rios y la res­pon­sa­bi­li­dad fis­cal; úl­ti­ma­men­te, aho­rran­do tiem­po y di­ne­ro.

Tar­je­ta de pa­go in­di­vi­dual

Las tar­je­tas de pa­go in­di­vi­dua­les son

una op­ción me­nos po­pu­lar de tar­je­ta eje­cu­ti­va, con tan so­lo un 33% de adop­ción. Con es­tas tar­je­tas, son los em­plea­dos los res­pon­sa­bles de pa­gar ca­da fac­tu­ra y en­viar un in­for­me de gas­tos pe­rió­di­co a su em­plea­dor. En es­tos ca­sos la com­pa­ñía se li­mi­ta a re­em­bol­sar, una vez apro­ba­do el in­for­me, a ca­da em­plea­do ba­sa­do en el uso in­di­vi­dual de la tar­je­ta.

Es im­por­tan­te no­tar que igual que las tar­je­tas con mo­da­li­dad de pa­go de la com­pa­ñía, to­dos los be­ne­fi­cios y ven­ta­jas de la tar­je­ta de cré­di­to si­guen sien­do apli­ca­dos di­rec­ta­men­te a la cuen­ta eje­cu­ti­va. Sin em­bar­go, con es­tas tar­je­tas los em­plea­dos son res­pon­sa­bles de la ac­ti­vi­dad en sus tar­je­tas de pa­go in­di­vi­dua­les. Cier­tas ins­ti­tu­cio­nes cre­di­ti­cias con­si­de­ran al em­plea­do to­tal­men­te res­pon­sa­ble de la ac­ti­vi­dad so­bre la tar­je­ta, mien­tras que al­gu­nos pres­ta­mis­tas so­lo ha­cen res­pon­sa­ble al ne­go­cio. Es­to de­pen­de­rá del emi­sor de la tar­je­ta y del ti­po de cuen­ta.

De ma­ne­ra si­mi­lar a las tar­je­tas de pa­go de la com­pa­ñía, las tar­je­tas de res­pon­sa­bi­li­dad in­di­vi­dual apro­ve­chan los to­pes de gas­to y transac­ción, aho­rran­do así tiem­po y di­ne­ro al ne­go­cio.

Be­ne­fi­cios pa­ra el eje­cu­ti­vo

Afor­tu­na­da­men­te pa­ra los em­plea­dos, las tar­je­tas cor­po­ra­ti­vas no so­lo vie­nen con una lis­ta de ad­ver­ten­cias; con fre­cuen­cia tam­bién pro­por­cio­nan múl­ti­ples ven­ta­jas. Da­do que al­gu­nas em­pre­sas de­jan que los em­plea­dos eli­jan cuan­do usar la tar­je­ta cor­po­ra­ti­va, los emi­so­res se han da­do cuen­ta que es im­por­tan­te di­se­ñar una pro­pues­ta de va­lor ro­bus­ta y mul­ti­fa­cé­ti­ca, no so­lo pa­ra la em­pre­sa, sino tam­bién pa­ra el eje­cu­ti­vo.

Re­em­bol­sos en efec­ti­vo

El be­ne­fi­cio más vi­si­ble de las tar­je­tas cor­po­ra­ti­vas es el re­em­bol­so anual en efec­ti­vo por com­pras. Los re­em­bol­sos en efec­ti­vo di­fie­ren pa­ra ca­da pro­vee­dor y sus so­cios, y pue­den va­riar de un 1% a un 5%, de­pen­dien­do del emi­sor de la tar­je­ta y el ti­po de com­pra rea­li­za­da. Los ar­tícu­los co­mo su­mi­nis­tros de ofi­ci­na, y es­pe­cial­men­te los bo­le­tos de avión, sue­len ge­ne­rar re­em­bol­sos más sus­tan­ti­vos.

Los gas­tos co­mer­cia­les re­la­cio­na­dos con via­jes y en­tre­te­ni­mien­to ge­ne­ral­men­te com­pren­den apro­xi­ma­da­men­te el 10% de los pre­su­pues­tos or­ga­ni­za­cio­na­les de una em­pre­sa, y es­ta ci­fra tien­de a au­men­tar sig­ni­fi­ca­ti­va­men­te cuan­do to­ma­mos en cuen­ta cier­tos ar­tícu­los co­mo las compu­tado­ras por­tá­ti­les, te­lé­fo­nos mó­vi­les, etc. Por ejem­plo, pa­ra una em­pre­sa con gas­tos operativos ge­ne­ra­les de $ 20 mi­llo­nes y $ 3 mi­llo­nes en via­jes y otros gas­tos pa­ga­dos con las tar­je­tas eje­cu­ti­vas, es rea­lis­ta es­pe­rar un re­em­bol­so en efec­ti­vo de $ 50,000 o más por año. Es­to po­dría ser in­ver­ti­do in­ter­na­men­te pa­ra pa­gar la sus­crip­ción del soft­wa­re de ges­tión de gas­tos, que, cuan­do se com­bi­na con los be­ne­fi­cios ope­ra­cio­nes de un mo­de­lo ba­sa­do en pa­gos por tar­je­ta, pue­de au­men­tar enor­me­men­te la efi­cien­cia del pro­ce­so de ges­tión de eco­nó­mi­ca de una or­ga­ni­za­ción.

Me­jor con­trol del gas­to

Cla­si­fi­car de ma­ne­ra pre­ci­sa to­das las transac­cio­nes, sim­ple­men­te im­por­tan­do es­ta­dos de cuen­ta, en un in­for­me de gas­tos ha­ce que sea mu­cho más fá­cil pa­ra los di­fe­ren­tes ana­lis­tas de gas­tos. Al­ma­ce­nar cen­tral­men­te es­ta in­for­ma­ción de gas­to, en el mis­mo for­ma­to pa­ra to­dos los em­plea­dos de una or­ga­ni­za­ción, ofre­ce me­jo­ras sig­ni­fi­ca­ti­vas en la ca­pa­ci­dad del equi­po de fi­nan­zas pa­ra ana­li­zar los da­tos de ma­ne­ra pre­ci­sa y efi­cien­te. Los da­tos de transac­ción ex­traí­dos del sis­te­ma se pue­den ana­li­zar fá­cil­men­te usan­do cua­dros de man­do vi­sua­les, pa­ra pro­por­cio­nar in­te­li­gen­cia que pue­da ser usa­da en la to­ma de de­ci­sio­nes fi­nan­cie­ras.

Es­tos da­tos se pue­den usar de di­ver­sas ma­ne­ras con el fin de rea­li­zar cam­bios po­si­ti­vos en la or­ga­ni­za­ción. Ejem­plos de es­to in­clu­yen el se­gui­mien­to del gas­to en re­la­ción con el pre­su­pues­to, la ne­go­cia­ción de acuer­dos y des­cuen­tos por vo­lu­men con los va­rios pro­vee­do­res, y la iden­ti­fi­ca­ción y agi­li­za­ción de áreas don­de el gas­to es in­efi­cien­te.

Pro­ce­sa­mien­to más sen­ci­llo de los gas­tos

La in­te­gra­ción de tar­je­tas cor­po­ra­ti­vas con las so­lu­cio­nes de ges­tión de gas­tos ha­ce que to­do el pro­ce­so ge­ren­cial sea mu­cho más sen­ci­llo y efi­cien­te. La im­por­ta­ción di­rec­ta de es­ta­dos de cuen­ta de tar­je­ta de cré­di­to en el in­for­me de gas­tos per­mi­te co­te­jar los de­ta­lles de transac­cio­nes de una ma­ne­ra gra­nu­lar. Los usua­rios de la tar­je­ta pue­den agre­gar de­ta­lles re­le­van­tes en sus in­for­mes de gas­tos co­mo lo­son los có­di­gos de fac­tu­ra­ción, y da­tos fis­ca­les del clien­te. El sis­te­ma de ges­tión de gas­tos pue­de lue­go en­tre­gar es­tos da­tos di­rec­ta­men­te al equi­po de pla­ni­fi­ca­ción de re­cur­sos, lo que per­mi­te, a su vez, fac­tu­rar a los clien­tes de for­ma más pre­ci­sa y rá­pi­da.

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