Crea procesos prácticos y útiles

Los procesos deben ser una parte integral de una empresa, pero si no se administran bien, pueden convertirse en un estorbo. Los procedimientos largos pueden generar problemas, especialmente si son para una operación crucial dentro de la compañía. Si el procedimiento tiene demasiado contenido, es menos probable que se utilice. Lo opuesto también es un problema: si tus listas no son lo suficientemente completas y específicas, entonces no serán útiles ya que no tendrán la información necesaria. Los procedimientos prácticos deben ser fáciles de usar sin texto innecesario. Cuando tú y tu equipo estén organizando las listas de comprobación de la compañía, siempre es una buena idea repasar el primer borrador y eliminar el lenguaje superfluo o los pasos obvios. Las listas son para profesionales entrenados que conocen sus disciplinas, y tienen el objetivo de darles recordatorios para que no olviden pasos importantes. Crea un equilibrio entre establecer todos los pasos necesarios y diseñar listas funcionales y prácticas. El formato de los procedimientos también es clave: trata de estandarizarlos para que el usuario no pierda tiempo intentando procesar otra cosa que no sea el contenido. Cada usuario debe ser capaz de encontrar lo que está buscando con facilidad. Puedes encontrar lo que funciona mejor para tu compañía mediante prueba y error, y así encontrar el formato más indicado. Este último punto es uno de los más importantes, pero también uno que se puede descuidar con facilidad. Las listas de comprobación deben probarse para garantizar que funcionen. He descubierto que la única forma de asegurarse de que un proceso funciona es usarlo en tu compañía. Cada organización es diferente, así que adapta tus procedimientos a la realidad de tu empresa. Incluso si los procesos funcionan, siempre deben refinarse, ajustarse y mejorarse conforme la compañía evoluciona. Pamela Ayuso CEO de Celaque