理光（香港）文件流程管理開創高效營運模式

隨著科技進步與市場競爭日趨激烈，企業文件數碼化及優化流程管理，有助減省營運成本、提升效率以及維持競爭力。理光（香港）（下稱理光）一直致力為企業度身訂制文件管理及資訊通訊科技服務，協助他們在營運上數碼化及自動化轉型，並引入嶄新的資訊通訊科技（ ICT）元素，為客戶設計高效而現代化辦公室，更有效地運用空間，發揮業務的最大價值。 03

理光常務董事嚴創基表示，企業營運數碼化已是市場不可逆轉的大趨勢，除了無紙化外，也要在文件管理處理流程上進行改革，「過往的文件管理相對簡單，只是將文件掃描，再轉為數碼檔存於電腦，存取比較難監控，傳閱和批核也不夠迅速和方便。」他指出，現代 的文件管理借助 ICT 技術，將整個文件周期及管理流程數碼化，不只可以擷取資料、隨時批核修改，更可監控存取紀錄及設置限制權，比起傳統文件管理流程更為安全，亦可迅速回應客戶的需求，維持企業競爭力。

理光的一位企業客戶為全球最具規模 的蟲害防治衛生服務供應商，其客戶基礎龐大，時間和人力資源的分配一直是該公司面對的重大難題。以其中一項業務為例，該供應商每星期向客戶們發出發票前，需以人手把 3,000 份單據跟 1,500份發票配對，過程需時約13個工作天。

迅速回應客戶訴求

過長的處理時間，不單未能滿足講求即時反應的市場環境，人手配對下亦難免偶有失誤。因此，理光建議客戶利用 Laserfiche 系統處理繁複的帳單及客戶資料，取代人手處理。Laserfiche 把ERP系統輸出的發票檔案分門別類並自動配對相關已掃描的單據，完成配對後

打印出發票文件，讓員工寄給客戶。自動化配對系統的成效明顯，由原本所需約 13個工作天，大幅縮短至 3.5 個工作天，節省超過 70% 時間，另外準確性亦提高至 98%。除了減省人手和工時，以及降低公司運作成本外，加快發票處理程序亦令該公司更快收到服務費用，增加現金流，讓公司的財務處理更具彈性，營運更穩健，有利未來長遠發展。

嚴創基表示，本地企業對文件和流程管理服務的接受程度日益提高，市場需求大增，他認為誘因是資訊科技較過往成熟和普及，入場門檻大幅降低，回報也較明顯提高。同時，廉價勞工的時代已過去，人均生產效率已近頂點，企業管理層必需 引入自動化系統，取代沒有附加值的崗位，提升整體競爭力。他坦言，理光面對最大的困難是，由於影像和光學產品的專業品牌早已深入民心，所以需要時間突破和扭轉固有的形象限制，向客戶展示其ICT服務優勢。他深信憑藉理光的實力、全方位的 ICT服務，加上客戶的信任，隨著成功案例越來越多，將更加鞏固理光在ICT 業界之領先地位。

ABW省空間增效率

談到公司的發展計劃，嚴創基表示，在未來三至五年內，公司將會大力推行「數碼辦公室規劃」服務，將 ICT 元素融入工作環境，為企業設計與創造一個嶄 新兼高效的現代化辦公室。他指出，隨著科技進步和數碼化普及，需要重新定義何謂「辦公室」。一般而言，傳統辦公室每日約有兩成的空間是空置的，可能是因為員工放假、外出工作，會議室也未必全日有人使用。在香港這個租金高昂的地方，空間是沉重的成本，浪費空間亦即是增加營運成本。因此，理光提倡 Activity based workplace（abw），即辦公室應以功能性作規劃，能更有效地運用空間。理光亦在內部試行 ABW，在沒有減省人手的情況下，節省了高達兩成半的空間，為業界帶來成功的示範。

元素不可或缺

嚴創基強調，理光所提供的服務與一般室內設計公司有別，因為只單靠設計，未必能夠達到預期效果，

數碼辦公室必須在重新規劃辦公環境之餘，更需引入 ICT 元素，「為了不受座位的限制，令員工可因應需要到不同位置工作，他們的手機就要具備公司分機的功能；另外，員工透過雲端方案，隨時隨地使用流動裝置工作。更重要的是，要落實數碼辦公室，必須得到管理層及員工的支持，才能達到預期效果。理光是整個數碼化過程的顧問，無論在銷售前後都提供了充份的支援，客戶在系統操作上遇到問題時，更會即時提供實用的技術支援和建議。」

展望未來，理光希望利用文件管理及資訊通訊科技，協助更多企業落實數碼辦公室，營造更高效率的辦公環境，發揮更高的業務價值。 01 理光（香港）有限公司常務董事嚴創基02 使用會議室預訂方案，隨時安排合適的會議室進行閉門會議03 打印監控方案讓企業改善文件打印流程，達至保安、管理及環保的目標04 理光辦公室現正進行翻新工程，以自身個案為客戶展視未來辨公室的模樣