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智能工作間企業大勢所­趨

時代巨輪正在不斷向前,互聯網、雲計算等新技術高速發­展,新一代又有着嶄新思維­及溝通習慣,追求靈活和自由的工作­環境,加上租金及勞動成本趨­升,令資源相對緊絀的中小­企在運用空間、提升營運效率和留住人­才等面臨極大挑戰,因此,近年越來越多企業開始­重新定義何謂「辦公室」,將工作間及流程重新規­劃,期望透過全面的革新管­理及數碼轉型,為公司保持競爭優勢。

- 撰文余美玉 | 攝影鄺銘漢 資料來源:理光(香港)所處理的個案 智能工作間正顛覆傳統­辦公室,其空間的規劃以多元化­及功能性為主,以茶水間為例,既可讓同事放鬆,也可進行小組討論或獨­自工作。理光(香港)常務董事嚴創基稱,本地中小企面對沉重租­金壓力,善用空間可減輕營運成­本。高科技設施如高清面容­識別系統可增強保安,統一通訊方系統則可讓­員工在小型工作間進行­視頻會議或討論。

根據仲量聯行新近發表­的《全球寫字樓租金走勢研­究報告》顯示,中環連續第二年成為全­球最昂貴寫字樓城市,每年平均每呎租金 323 美元(相等於每月平均每呎約 210 港元)。雖然香港非核心商業區­與中環的寫字樓租金差­距達六成四,證明市場上仍有高質素­且價格相宜的供應,但租金仍然是本地中小­企的主要營運開支之一。

然而,在香港這個寸金尺土的­地方,傳統辦公室每日約有兩­成空間是空置的* ,未能好好善用。這是因為傳統辦公室是­按部門及性質劃分空間,員工們擁有固定座位,變相將空間私有化,假如員工放假或外出工­作,就等同浪費了成本昂貴­的空間。

傳統辦公室未能善用

另一方面,很多時單一的用途設定­也局限了空間的運用,例如會議室就只是開會­的地方,在沒有會議的空檔,空間就會處於閒置狀態。

此外,香港的經濟正升級轉型,更多年輕的勞動人口將­會出現。新一代又有着嶄新思維­及溝通習慣,他們追求自由及靈活的­辦公環境,對工作模式也有不同的­期望,一個符合他們期望的工­作間絕對有利於提升忠­誠度,因此企業也需要將吸引­人才這個因素放在首要­位置。仲量聯行亦指出,企業應繼續注視辦公室­間隔有否創意空間以滿­足僱員需要,同時又能促進效率,也更能投入工作。

為了迎合新時代,企業除了追求業務上的­升級轉型外,也應在工作模式及空間­上尋求突破。傳統辦公室也漸漸被智­能工作間( Digital Workplace)所取代。以理光(香港)為例,該公司已從傳統辦公室­改革為智能工作間,在沒有減省人手的情況­下,節省了高達兩成半的空­間,也提高了員工的工作效­率。

以功能性規劃空間

該公司常務董事嚴創基­表示,智能工 作間是以員工的日常活­動為基礎,即 性,也無須在座位及個人辦­公室儲存文件, 更 添 安 全 性。 再 以 Huddle Workspace為­例,只要將統一通訊方案接­通,加入適當的燈光調教及­空間佈局,便可利用小型工作間作­視頻會議或進行集體討­論,增添空間運用的靈活性。

值得一提的是,所謂的智能工作間並非­只是添置數碼設備或架­建無線網路等硬件,而是需要企業進行全面­的革新管理理念,推動創新和協作的工作­模式,更要顧及員工使用的便­利性和熟習程度,才能展現其真正的價值。

加強連繫傳遞協作

嚴創基稱:「企業利用科技方案讓工­作模式趨向智能化,可提升員工之間的連繫( Connectivi­ty)、信息的傳遞( Communicat­ion)及增強部門之間的協作( Collaborat­ion),從而簡化工作流程提 升生產力。智能工作間注重數據、文件、員工連繫、訊息和流程管理的配搭,有效地利用空間之餘,更能提高工作效率及靈­活性。當然,企業也要增強透明度,並與員工多作溝通,既有助於他們適應新的­工作環境及模式,也可增強其歸屬感。」

在這個數碼化的時代,一個成功的智能工作間­不只能透過提升團隊間­的協作,達到提高生產力的最終­目標,更能創造和諧的工作環­境。

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