Mun fleiri nýta sér rafraenar undirskriftir á tímum COVID
Að skanna skjal er ekki lengur ásaettanlegur kostur eftir COVID, en flestir kannast við að þurfa að útvega undirskriftir á mikilvaeg skjöl, oft með stuttum fyrirvara, áður en haegt er að hefjast handa við verkefni eða hefja viðskiptasamband. Taktikal sérhaefir sig í rafraenum undirskriftum.
Fyrir COVID-19 voru fyrirtaeki að senda skjöl sem viðskiptavinurinn þurfti sjálfur að standa í að prenta út, skanna og senda til baka með undirskrift. Að sögn Vals Þórs Gunnarssonar, framkvaemdastjóra Taktikal, telst slíkt til undantekninga í dag. Taktikal var stofnað fyrir fjórum árum og sérhaefir sig í rafraenum undirskriftum og ferlum sem byggja upp traust með rafraenum haetti.
„Þetta var talsvert ferli að senda skjölin með tölvupósti sem viðskiptavinurinn prentaði út, jafnvel kallaði til votta og þurfti síðan að skanna skjalið, senda til baka afrit, sem í raun er einungis mynd af skjalinu. Frumritið gat tapast og haegt er að eiga við skjalið eftir undirritun,“útskýrir Valur.
„Aukning í fjölda viðskiptavina sem hefur innleitt rafraenar undirskriftir á síðasta ári hefur verið gríðarleg. Hjá okkur skiptir aukningin í notkun mörgum hundruðum prósenta á milli áranna 2019 og 2020,“segir Valur.
Sem daemi um ferla þar sem rafraenar undirskriftir hafa alveg tekið yfir, nefnir Valur skjöl tengd ráðningum nýrra starfsmanna. „Það er til daemis þekkt í dag að ekki er haegt að hefja ýmis ferli og skráningu í kerfi fyrr en nýr starfsmaður er búinn að skrifa undir ráðningarsamning.
Í dag eru fjölmörg fyrirtaeki að nýta rafraenar undirskriftir, baeði sem upplýst samþykki fyrir frekari gagnaöflun, jafnt sem við undirritun ráðningarsamninga til að flýta fyrir og uppfylla kröfur um skjölun,“útskýrir hann.
Við erum heppin á Íslandi að langflestir eru með rafraen skilríki í símanum. Það gerir okkur kleift að undirrita með mikilli fullvissu og öryggi.
Tímasparnaður og þaegindi
„Mörg daemi eru um að undirskriftir sem áður tók þrjá til fimm daga að safna sé núna lokið á nokkrum mínútum. Það hefur ekki bara skapað þaegindi fyrir viðskiptavini heldur eykur það þjónustustig og sparar dýrmaetan tíma stjórnenda fyrirtaekja. Þeir fá mun meiri tíma fyrir mikilvaegustu verkefni dagsins,“segir Valur Þór.
Auðvelt að tengja við skjalakerfi fyrirtaekisins
„Lykilatriði er að innleiðing á nýjum lausnum sé einföld og að nýjar lausnir falli vel að þeim kerfum sem fyrirtaekið hefur þegar fjárfest í. Allar lausnir Taktikal eru afar sveigjanlegar og má tengja skjalakerfum sem fyrir eru og þannig auka virði þeirra, með því að tryggja sjálfvirka afhendingu rafraenna gagna að undirritun lokinni.“
Öruggar undirskriftir
„Undirskriftir Taktikal eru jafngildar undirskriftum á pappír þar sem þaer byggja á fullgildum, rafraenum skilríkjum og uppfylla kröfur um fullgildar undirskriftir samkvaemt lögum 55/2019 um rafraena auðkenningu og traustþjónustur, er tóku gildi 1. janúar 2020.
Við erum svo heppin á Íslandi að langflestir eru með rafraen skilríki í símanum. Það gerir okkur kleift að undirrita með mikilli fullvissu og öryggi um að sá sem undirritar sé sá sem hann/hún segist vera, auk þess sem skjalið er innsiglað og tímastimplað með stöðluðum haetti við undirritun. Þetta þýðir að undirritað skjal er eitt sterkasta sönnunargagnið í dag fyrir skjöl og samninga.
Allar undirritanir eru auk þess svokallaðar fullgildar langtímaundirritanir (e. Long Term Validation) sem þýðir að haegt er að sannvotta allar undirskriftir alveg óháð kerfum Taktikal og jafnvel þó að skilríki undirritenda séu útrunnin,“greinir Valur Þór frá.
Vitundarvottar óþarfir
Með fullgildum rafraenum undirskriftum þarf ekki lengur að kalla til vitundarvotta, þar sem vottanir fara fram með rafraenum haetti.
„Áður þurfti að kalla til aðila, alls óviðkomandi skjalinu, sem höfðu það hlutverk að votta að undirritandi vaeri sannanlega sá sem ritaði nafn sitt á skjalið og að hann vaeri eftir atvikum fjárráða. Í dag er slíkt óþarfi, þar sem einungis handhafi rafraenu skilríkjanna getur skrifað undir og lesa má aldur undirritanda úr kennitölu hans,“segir Valur Þór.
Fjölbreyttir viðskiptavinir
Viðskiptavinir Taktikal eru framsaekin fyrirtaeki af öllum staerðum; einnig eru ríki, sveitarfélög, lögfraeðistofur, fjármálafyrirtaeki, tryggingafélög ásamt stofnunum sem vilja vera framarlega í stafraenni þjónustu, meðal viðskiptavina.
Frír prufuaðgangur
Nánari upplýsingar veitir Valur Þór Gunnarsson framkvaemdastjóri í síma 552-5620 eða í netfanginu hallo@taktikal.is en haegt er að skrá sig frítt og prófa rafraenar undirskriftir á slóðinni app. taktikal.is/trial eða á vef Taktikal www.taktikal.is