Fréttablaðið - Serblod

Kerf­ið sem varð til í ský­inu

Uniconta er full­kom­ið bók­halds­kerfi í ský­inu sem inni­held­ur kerfisein­ing­ar lag­að­ar að þörf­um fjöl­breyttra ís­lenskra fyr­ir­ta­ekja. Kerf­ið er hrað­virkt og not­enda­vaent og spar­ar tíma í bók­haldi.

-

Uniconta á Íslandi er nú að hefja sitt fimmta starfs­ár og á þeim tíma hef­ur Uniconta bók­halds­kerf­ið ver­ið lag­að að ís­lensk­um að­sta­eð­um. Á fjórða hundrað fyr­ir­ta­ekja hér á landi nota kerf­ið dag­lega og að sögn Ing­valds Thors Ein­ars­son­ar, fram­kvaemda­stjóra Uniconta á Íslandi, hef­ur kerf­ið hitt í mark á með­al ís­lenskra fyr­ir­ta­ekja. Fyr­ir­ta­ek­in sem nota kerf­ið hér á landi eru allt frá litl­um og með­al­stór­um fyr­ir­ta­ekj­um upp í stór­fyr­ir­ta­eki en kerf­ið er gríð­ar­lega öfl­ugt og það er ein­falt og fljót­legt að að­laga það fyr­ir­ta­ekj­um af öll­um staerð­um og gerð­um.

Ing­vald­ur út­skýr­ir að Uniconta kerf­ið inni­haldi kerfisein­ing­ar sem upp­fylla fjöl­breytt­ar kröf­ur ólíkra fyr­ir­ta­ekja. Grunn­kerf­in eru fjár­hags- og eigna­kerfi, við­skipta­vina­og sölu­kerfi, lán­ar­drottna- og inn­kaupa­kerfi, birgða- og fram­leiðslu­kerfi og verk­bók­halds- og tíma­skrán­ing­ar­kerfi auk CRM kerf­is.

Loka hringn­um í faerri hand­tök­um

„Grunn­ein­ing­in í kerf­inu er fjár­hag­ur. Í fjár­hags­kerf­inu eru öll fylgiskjöl stafra­en. Það þýð­ir að við get­um tek­ið við reikn­ing­um á PDF sem flaeða beint inn í Uniconta úr tölvu­pósti. Einnig má taka á móti rafra­en­um reikn­ing­um frá skeytamiðl­ara en þá les kerf­ið all­ar bók­unar­upp­lýs­ing­ar sjálf­krafa. Með einu hand­taki má faera reikn­inga til sam­þykkt­ar. Ferlið við að taka á móti reikn­ingi og gera hann til­bú­inn til bók­un­ar á bara að vera tvö hand­tök. Fyr­ir nokkr­um ár­um þurfti að sa­ekja reikn­ing­inn í póst­kass­ann, taka hann úr um­slag­inu, hand­skrá upp­lýs­ing­ar inn í bók­halds­kerf­ið og svo að handskrifa fylgiskjal­s­núm­er á reikn­ing­inn, gata hann og setja í möppu. Við ná­um gríð­ar­leg­um tímasparn­aði við bók­hald­ið þar sem tvö til þrjú hand­tök þarf til að taka við reikn­ingi, senda hann til sam­þykkt­ar og bóka. Sam­þykkj­andi sam­þykk­ir með ein­um smelli í gegn­um app í sím­an­um eða hlekk í tölvu­póst og hringn­um er lok­að,“út­skýr­ir Ing­vald­ur.

Í fjár­hags­kerf­inu er líka rafra­en af­stemm­ing fyr­ir banka sem kall­ar rafra­ent í all­ar hreyf­ing­ar banka

reikn­inga og stemm­ir þa­er af við fjár­hag. Setja má upp bók­un­ar­regl­ur fyr­ir óaf­stemmd­ar faersl­ur og þannig laer­ir kerf­ið að faera bók­hald­ið, svo not­and­inn slepp­ur við tíma­freka handa­vinnu. Í fjár­hags­áa­etlana­kerf­inu geta fyr­ir­ta­eki gert áa­etlan­ir fram í tím­ann og með ein­föld­um haetti bor­ið þa­er sam­an við raun­töl­ur. Einnig inni­held­ur Uniconta eigna­kerfi sem held­ur ut­an um fasta­fjár­muni og af­skrift­ir þeirra. Not­end­ur skila svo VSK skýrsl­um með rafra­en­um haetti.

Birgða­kerf­ið er flagg­skip­ið

„Í Við­skipta­vina­kerf­inu er hald­ið ut­an um við­skipta­vini, til­boð, pant­an­ir og af­hend­ing­ar­seðla. Þar eru sölu­reikn­ing­ar gefn­ir út, ým­ist sem rafra­en­ir reikn­ing­ar eða PDF reikn­ing­ar, sem send­ir eru með tölvu­pósti. Þar má stofna inn­heimtu­kröf­ur sem eru send­ar til banka og halda ut­an um greiðsl­ur og bók­un inn­heimtu­kostn­að­ar,“út­skýr­ir Ing­vald­ur.

„Í Lán­ar­drottna­kerf­inu er svo hald­ið ut­an um lán­ar­drottna, inn­kaup, inn­kaupa­beiðn­ir, pant­an­ir og greiðsl­ur til lán­ar­drottna. Við­skipta­vina­og Lán­ar­drottna­kerf­in eru mjög svip­uð kerfi, nokk­urs kon­ar spegl­un hvort á öðru. Kerf­ið held­ur ut­an um stöð­ur í öll­um gjald­miðl­um, baeði í fjár­hag og undir­kerf­um og geng­is­mun­ur faer­ist sjálf­krafa.“

Birgða­kerf­ið er enn ein kerfisein­ing Uniconta, þar má halda ut­an um stað­setn­ingu á vör­um, til daem­is eft­ir versl­un eða lag­er, sjá hvaða vör­ur eru í inn­kaup­um og hvena­er þa­er eru vaent­an­leg­ar. Birgða­kerf­ið held­ur ut­an um kostn­að­ar­virði á vör­um, upp­skrift­ir, fram­leiðslu, vöru­af­brigði, lotu- og rað­núm­er og margt fleira.

„Það má segja að birgða­kerf­ið sé flagg­skip­ið okk­ar,“seg­ir Ing­vald­ur. „En við er­um einnig með gríð­ar­lega öfl­ugt verk­bók­halds­kerfi þar sem haegt er að halda ut­an um tíma­skrán­ing­ar starfs­manna og eign­fa­era verk í vinnslu. Tíma­skrán­ingu og skrán­ingu kostn­að­ar á verk má gera í gegn­um app sem heit­ir Uniconta Ass­ist­ant.“

Uniconta Ass­ist­ant app­ið fyr­ir dag­lega vinnu

Uniconta Ass­ist­ant app­ið virk­ar á IOS og Android snjallta­ekj­um. Í gegn­um app­ið get­ur not­and­inn skráð tíma á þau verk sem hann vinn­ur. Þar er einnig haegt að skrá kostn­að eins og vöru­notk­un og akst­ur. Not­and­inn get­ur sam­þykkt reikn­inga í app­inu og gef­ið út sölu­reikn­inga.

„App­ið er hugs­að fyr­ir fyr­ir­ta­eki sem eru kannski með iðn­að­ar­menn í vinnu eða fólk sem vinn­ur mik­ið úti á örk­inni. Fólk­ið get­ur þá unn­ið sína dag­legu vinnu í litlu appi í sím­an­um,“seg­ir Ing­vald­ur.

Auð­velt að að­laga kerf­ið

Eins og áð­ur kom fram verð­ur Uniconta kerf­ið fimm ára á ár­inu. Kerf­ið er skýja­lausn sem var hann­að í ský­inu ólíkt flest­um öðr­um kerf­um sem hönn­uð voru í eldra taeknium­hverfi en hafa ver­ið að­lög­uð skýjaum­hverf­inu.

„Uniconta faedd­ist í ský­inu. Við­skipta­vin­ir okk­ar borga bara fast lágt mán­að­ar­gjald sem fer eft­ir notk­un. Þeir fá svo all­ar upp­fa­ersl­ur á kerf­inu sjálf­krafa. Þeir maeta bara í vinn­una og einn dag­inn get­ur ver­ið kom­ið eitt­hvað nýtt inn í kerf­ið. Þetta ger­ist án alls kostn­að­ar og fyr­ir­hafn­ar fyr­ir við­skipta­vin­inn,“seg­ir Ing­vald­ur.

Hann út­skýr­ir að það sem Uniconta hef­ur um­fram flest­ar skýja­lausn­ir sem keyra í vafra er að auð­velt er að laga Uniconta að þörf­um fyr­ir­ta­ekja.

„Það er ein­falt að baeta við reit­um og töfl­um og ým­iss kon­ar sér­ta­ekri virkni. Oft­ast er þetta ekki haegt í skýja­lausn­um eða mjög flók­ið ferli. Skýja­lausn­ir eru yf­ir­leitt staðl­að­ar lausn­ir sem ekki er haegt að breyta. Sta­erri fyr­ir­ta­eki hafa í gegn­um tíð­ina keypt kerfi og hýst þau sjálf svo þau geti lag­að þau að sín­um þörf­um. Það sem við ger­um öðru­vísi er að sam­eina kosti gömlu kerf­anna, sem menn settu upp sjálf­ir og lög­uðu að sín­um þörf­um, og vafra­lausna sem eru í ský­inu. Uniconta sam­ein­ar það besta úr báð­um heim­um.“

Hrað­virkt og not­enda­vaent

Ing­vald­ur seg­ir Uniconta kerf­ið mjög not­enda­vaent og hrað­virkt. „Marg­ir not­end­ur hafa tal­að um að Uniconta sé hrað­asta bók­halds­kerfi í heimi þó ég þori ekki að full­yrða það. Bók­halds­kerfi í ský­inu hafa til­hneig­ingu til að verða haeg­virk­ari eft­ir því sem fleiri not­end­ur koma inn í þau og vinnsl­ur verða flókn­ari. En því er ekki að heilsa hjá okk­ur.“

Ing­vald­ur nefn­ir að bók­ar­ar hafi tal­að um að þeir séu að spara al­veg frá 30-50% af tím­an­um sem fór í að faera bók­hald áð­ur, eft­ir að þeir fóru að nota Uniconta.

„Í Uniconta er auð­velt að leið­rétta rang­ar faersl­ur og gera lag­fa­er­ing­ar á bók­hald­inu. Bók­ar­ar hafa tal­að um að þeir spari mik­inn tíma í af­stemm­ingu og leið­rétt­ing­ar. En þó bók­ar­ar hafi mikla reynslu þá ger­ast alltaf ein­hver mis­tök.“

Í Uniconta er kerfisein­ing sem heit­ir Uniconta Dash­bo­ard. Það geta fyr­ir­ta­ek­in sett upp maela­borð fyr­ir sinn rekst­ur eft­ir eig­in þörf­um.

„Við er­um líka með það sem kall­ast OData þjón, sem ger­ir það að verk­um að not­andi get­ur skráð sig inn í gegn­um Excel eða PowerBI, sótt gögn­in sín þang­að og bú­ið til alls kyns skýrsl­ur og maela­borð þar inni,“seg­ir Ing­vald­ur.

Auð­velt að tengja við önn­ur kerfi

„Ann­ar kost­ur er að Uniconta kerf­ið er byggt upp sem API, eða (App­licati­on Programm­ing In­terface). Það þýð­ir að mjög auð­velt er fyr­ir not­end­ur að tengja önn­ur kerfi sem þeir nota við Uniconta. Ef þeir nota til daem­is fram­leiðslu­kerfi þá er haegt að tengja það í gegn­um API. Þetta er til­tölu­lega ein­falt mið­að við í eldri kerf­um. Það voru yf­ir­leitt bara stóru fyr­ir­ta­ek­in sem réðu við að fara í sam­þátt­an­ir á mis­mund­andi kerf­um sem töl­uðu öll sam­an. En með API er þetta miklu auð­veld­ara og litl­ar hindr­an­ir fyr­ir lít­il og með­al­stór fyr­ir­ta­eki að fá þess­ar sam­þátt­an­ir og auka skil­virkni.“

Uniconta á Íslandi er dreif­ing­ar­að­ili Uniconta hug­bún­að­ar­ins á ís­lensk­um mark­aði. Ing­vald­ur út­skýr­ir að það þýði að það sé þeirra hlut­verk að stað­fa­era hug­bún­að­inn og sníða hann.

„Við smíð­um kerfisein­ing­ar sem ís­lensk fyr­ir­ta­eki nota, mark­aðsetj­um kerf­ið og við­höld­um þekk­ing­arstig­inu hér á landi. Við vinn­um með fjölda sölu- og þjón­ustu­að­ila, það má nefna fyr­ir­ta­eki eins og Þekk­ingu, Sv­ar, Tölvu­gerði og Bók­hald & aðr­ar lausn­ir. Þetta eru að­il­ar sem að­stoða not­end­ur okk­ar við að inn­leiða kerf­ið og veita þeim þjálf­un, kennslu og ráð­gjöf. Fyr­ir­ta­ek­in geta líka að­stoð­að not­end­ur við sam­þátt­un við önn­ur kerfi.“

Nýj­ung­ar í kerf­inu

Það eru alltaf að koma fram nýj­ung­ar í Uniconta en á með­al þeirra nýj­ustu eru tolla­kerfi sem er aetl­að fyr­ir­ta­ekj­um í inn­flutn­ingi. Með tolla­kerf­inu geta fyr­ir­ta­eki átt sam­skipti við Skatt­inn beint úr Uniconta. Þau senda toll­skýrslu úr Uniconta sem bygg­ir á inn­flutn­ings­gögn­um og fá álagn­ingu gjalda til baka í svar­skeyti frá toll­in­um. „Þetta ger­ist rafra­ent með nokkr­um smell­um í okk­ar kerfi. Við hugs­um þetta sér­stak­lega fyr­ir heild­söl­ur og smá­söl­ur sem flytja inn vör­ur sjálf­ar,“seg­ir Ing­vald­ur.

„Önn­ur nýj­ung hjá okk­ur eru EDI sam­skipti sem eru ríkj­andi í sam­skipt­um á milli heild­versl­ana og smá­sölu­versl­ana. Við er­um einnig ný­lega kom­in með send­ingu og mót­töku á rafra­en­um reikn­ing­um á því sem heit­ir evr­ópska normið. Við er­um fyrst á Íslandi til að inn­leiða Evr­óp­ustað­al­inn fyr­ir rafra­ena reikn­inga í okk­ar hug­bún­aði. Að lok­um vor­um við að klára rafra­en skil á verk­takamið­um. Þau eru orð­in hluti af kerf­inu.“

Aðr­ar nýj­ung­ar eru einnig í þró­un hjá Uniconta, þar á með­al af­greiðslu­kerfi fyr­ir versl­an­ir og auk­in sam­þátt­un við banka- og fjár­mála­stofn­an­ir.

„Við stefn­um að því á þessu ári að not­end­ur okk­ar geti átt öll banka­sam­skipti rafra­ent í gegn­um okk­ar kerfi hvort sem um inn­heimtu, inn­lend­ar eða er­lend­ar greiðsl­ur sé að raeða. Þetta ásamt af­greiðslu­kerf­inu er í vinnslu hjá okk­ur og mun koma út á ár­inu,“seg­ir Ing­vald­ur.

Ing­vald­ur seg­ir að þeir hjá Uniconta séu oft spurð­ir hver er þeirra helsti keppi­naut­ur.

„Ég myndi segja að helsta sam­keppn­in okk­ar sé kyrr­staða. Við töl­um við mik­inn fjölda fyr­ir­ta­ekja í hverri viku sem eru að velta þess­um hlut­um fyr­ir sér. Við finn­um að ef þau gera eitt­hvað í mál­un­um þá koma þau til okk­ar en oft er það þannig að þau fresta hlut­un­um. Það hef­ur hing­að til ver­ið um­fangs­mik­ið verk að inn­leiða nýtt kerfi og menn halda því oft áfram að gera það sama og síð­ustu 10-20 ár og fresta þannig taekifa­eri til auk­inn­ar skil­virkni og hagra­eð­ing­ar. Það er langsta­ersta sam­keppn­in okk­ar, að menn eru rag­ir við breyt­ing­ar.“

 ?? FRÉTTABLAЭIÐ/SIGTRYGGUR ARI ?? Þor­steinn Pét­ur M. Lem­ke for­rit­ari og Ing­vald­ur Thor Ein­ars­son, fram­kvaemda­stjóri Uniconta á Íslandi, vinna stöð­ugt að því að full­komna bók­halds­kerf­ið.
FRÉTTABLAЭIÐ/SIGTRYGGUR ARI Þor­steinn Pét­ur M. Lem­ke for­rit­ari og Ing­vald­ur Thor Ein­ars­son, fram­kvaemda­stjóri Uniconta á Íslandi, vinna stöð­ugt að því að full­komna bók­halds­kerf­ið.
 ?? MYND/AÐSEND ?? Sölu- og þjón­ustu­að­il­ar í sam­vinnu við Uniconta hjálpa við­skipta­vin­um að laera á kerf­ið.
MYND/AÐSEND Sölu- og þjón­ustu­að­il­ar í sam­vinnu við Uniconta hjálpa við­skipta­vin­um að laera á kerf­ið.
 ??  ?? Þeir hjá Uniconta leggja áherslu á að ein­falda alla ferla í bók­halds­vinnu.
Þeir hjá Uniconta leggja áherslu á að ein­falda alla ferla í bók­halds­vinnu.
 ??  ?? Með Uniconta Ass­ist­an App­inu er haegt að vinna dag­lega vinnu í sím­an­un.
Með Uniconta Ass­ist­an App­inu er haegt að vinna dag­lega vinnu í sím­an­un.
 ??  ??
 ??  ?? Uniconta vinn­ur með fjölda sölu- og þjón­ustu­að­ila sem að­stoða not­end­ur Uniconta við að inn­leiða kerf­ið og veita þeim þjálf­un, kennslu og ráð­gjöf.
Uniconta vinn­ur með fjölda sölu- og þjón­ustu­að­ila sem að­stoða not­end­ur Uniconta við að inn­leiða kerf­ið og veita þeim þjálf­un, kennslu og ráð­gjöf.
 ??  ??
 ??  ??

Newspapers in Icelandic

Newspapers from Iceland