Policy da aggiornare per le auto aziendali

Nuove tecnologie e utilizzo promiscuo spingono all’introduzione di maggiori cautele

Le policy per l’utilizzo delle auto aziendali devono essere aggiornate alla sharing economy. Infatti, se l’auto è concessa in «uso promiscuo», il dipendente può usarla, oltre che per ragioni di servizio, anche per le esigenze della vita privata. In questi casi è opportuno che l’azienda limiti l’utilizzo con le App di condivisione, anche per evitare conseguenze in termini di risarcimento del danno se avviene un incidente.

C on l’utilizzo sempre più diffuso delle auto aziendali, sia per ragioni di servizio che come benefit ai dipendenti, e il diffondersi delle nuove tecnologie anche per le auto, diventa sempre più urgente aggiornare le policy aziendali sull’uso delle autovetture.

A seconda che l’auto sia data in uso al dipendente solo per servizio o anche per esigenze della vita privata valgono regole assai diverse: nel primo caso, infatti, posto che può trattarsi anche di un furgoncino o comunque di un mezzo commerciale (inclusi i motocicli), normalmente, il veicolo viene preso in consegna dal lavoratore presso la sede dell’azienda, e qui deve essere lasciato a fine giornata.

Al contrario, i veicoli (normalmente auto, ma non di rado anche scooter o moto) “a uso promiscuo” vengono concessi in uso al dipendente per ragioni di servizio (e, spesso, anche di immagine) ma possono essere utilizzati anche per le esigenze della vita privata, ad esempio nel weekend e per viaggi connessi alla fruizione delle ferie.

Le regole d’uso

Soprattutto in questa ultima circostanza è bene che la policy aziendale, normalmente “tradotta” in un manuale d’uso, sia molto chiara circa le modalità di utilizzo. È opportuno quindi consegnare il manuale d’uso al dipendente e farsi rilasciare ricevuta datata e firmata per accettazione.

I punti da sottolineare con attenzione nella policy (alcuni ovvi, altri meno) sono i seguenti: 1 rispetto rigoroso del Codice della strada; 1 divieto di far utilizzare l’auto a terzi o, in ogni caso, a persone che non siano state preventivamente autorizzate da parte del proprietario del veicolo (l’azienda, una società di noleggio a lungo termine o altro soggetto); 1 obbligo di dare immediata notizia di ogni guasto, incidente o furto; 1 divieto di porsi alla guida in stato di alterazione provocato da droghe o alcolici; 1 divieto di utilizzare il veicolo, a prescindere dall’occasione di svago o di lavoro, per finalità estranee rispetto a quella in relazione alla quale il bene viene dato in uso; 1 eventuale concorso parziale alle spese o limitazioni all’utilizzo della vettura per il lavoratore.

Le nuove tecnologie

L’evoluzione delle tecnologie consente oggi l’attivazione su larga scala di nuovi servizi: basti pensare alle App di condivisione. BlaBlacar, ad esempio, consente di entrare in contatto con milioni di aspiranti “viaggiatori”, e di trovare o – nel caso che qui interessa maggiormente – offrire passaggi a pagamento. Ebbene, è opportuno che questa possibilità sia limitata per i veicoli di lavoro, o in uso promiscuo, di cui il dipendente abbia la disponibilità: basta infatti pensare alle possibili conseguenze, in termini di risarcimento del danno (specie ove il terzo trasportato/danneggiato, estraneo al rapporto di lavoro, contesti la non regolare manutenzione del mezzo o la colpa del conducente), se le persone a bordo subiscono un infortunio.

Ancor più semplicemente, la policy sui veicoli messi a disposizione dei dipendenti, in qualunque forma e a qualsiasi titolo, dovrebbe chiarire che, salvo le persone autorizzate, non è consentito far salire estranei. Con una formula che può suonare così: «È assolutamente vietato consentire l’accesso a bordo del veicolo di terzi, per motivi non strettamente legati alla resa della prestazione di lavoro, a prescindere dal fatto che ciò avvenga a titolo oneroso per la persona trasportata». Inoltre, va chiarito che la violazione di questa disposizione farà scattare sanzioni disciplinari.

LA PRASSI È opportuno consegnare un manuale d’uso con lo specifico obbligo di non permettere la guida a soggetti «terzi»

Il trattamento fiscale

Nel caso di utilizzo di un veicolo aziendale per le sole esigenze di servizio non vi sono particolari problemi di contabilizzazione, in quanto nessuna utilità personale deriva al dipendente; nel caso di uso della propria auto per motivi di lavoro (fuori dal Comune) si fa luogo al rimborso chilometrico con le tariffe Aci, viceversa, in caso di uso anche privato, di concessione dell’auto aziendale come fringe benefit, vige l’articolo 51, comma 4, del Dpr 917/1986, il quale dispone che per gli autoveicoli, motocicli e ciclomotori concessi in uso promiscuo, si assume il 30% dell’importo corrispondente a una percorrenza convenzionale di 15mila Km calcolato sulla base del costo chilometrico di esercizio desumibile dalle tabelle Aci.