Forfait, gare e risposte veloci: così l’azienda sceglie lo studio
Secondo la ricerca Aigi-Mopi la sforbiciata ai preventivi e l’abbandono delle tariffe orarie decisivo per la scelta del fornitore legale ma spuntano anche i criteri sostenibili
La scelta dello studio legale da parte dei giuristi di impresa passa da costi, specializzazione, grado di conoscenza del business aziendale. Segue procedure flessibili in oltre la metà dei casi, con modelli decisionali che vanno dal panel interno di fornitori alle gare e ai beauty contest, con una nuova tendenza che vede l’ufficio procurement (gare e acquisti) come nuovo decisore per l’affidamento, soprattutto, in materia di contenzioso, recupero crediti e operazioni straordinarie.
Le sfide post Covid negli uffici legali interni sono state delineate da 173 general counsel, nell’80% dei casi attivi in aziende con oltre 100 dipendenti, che tra febbraio e marzo hanno partecipato all’indagine condotta per Il Sole 24 Ore da Mopi, associazione che raggruppa addetti marketing e comunicazione degli studi, in collaborazione con Aigi (Associazione italiana giuristi di impresa).
L’internalizzazione
In prima fila c’è il costante aumento delle funzioni legali affidate internamente che va di pari passo con l’avvio di processi di digitalizzazione: l’aumento dell’efficienza del dipartimento rilevato dal 47,5% degli intervistati, ha comportato però la crescita del numero dei processi da coordinare e delle attività di gestione del cambiamento in continuità. Niente sistemi di smart contract e intelligenza artificiale, però: solo il 4% afferma di averli utilizzati nel corso degli ultimi 12 mesi. Per far fronte al rientro di parte del lavoro tradizionalmente affidato agli studi legali esterni, ci si è concentrati sulla revisione di processi e procedure nel 44% dei casi, e ci si è avvalsi di risorse a tempo determinato e stagisti.
In outsourcing continuano ad andare progetti speciali o attività nuove. Molto sentito, però, è il tema del budget: il 70% dei general counsel taglierà le spese nel 2020. La soluzione? Per metà del campione sarà sbrigare in house mansioni prima esternalizzate, tentando insieme di rinegoziare i contratti.
Non sorprende, quindi, che preventivi e servizi inclusi siano tra le voci che aumentano il peso specifico negli affidamenti: per uno su tre tra i partecipanti alla survey, un’offerta più “light” da parte di un concorrente spingerebbe a cambiare studio.
I general counsel continuano a chiedere di migliorare la pianificazione delle spese, a partire dal preventivo iniziale, e di passare dal compenso orario a forfait omnicomprensivi. Meglio se in studi specializzati per materia (39%), rapidi nelle risposte (26%) e in generale attenti a comunicazione e interazione tra referenti interni ed esterni. In altre parole, come afferma il presidente Aigi, Giuseppe Catalano, si chiede di «esserci in ogni momento».
Si valuta così il servizio reso, anche durante la crisi sanitaria. «Gli studi legali con i quali solitamente ci confrontiamo hanno dimostrato di aver saputo affrontare l’emergenza con grande proattività – continua Catalano -. Da una rilevazione empirica, quelli più strutturati hanno dato ottima prova di “resilienza”, riuscendo a rimanere aggiornati sulle tante novità normative introdotte».
La selezione
Più di un mandato su due viene affidato senza procedure rigide, con il coinvolgimento anche di figure diverse dal general counsel e l’organizzazione di gare e beauty contest. Cresce il ruolo del procurement nella fase di scelta, a volte solo per la creazione di un panel di studi (7% del totale). L’obiettivo è far prevalere criteri oggettivi - quali il prezzo, l’esperienza specifica - rispetto a elementi più soggettivi come la collaborazione del team con la squadra interna. In più, sottolinea Gaia Francieri, socia fondatrice Mopi, «le persone sono sempre più attente a tematiche sociali come il rispetto dell’ambiente, l’attenzione alla diversità, la restituzione alle comunità e questo ovviamente traspare nel processo di selezione». Sostenibilità aziendale che si riverbera nelle richieste ai propri fornitori: «Non è raro – spiega la Francieri - che nei processi di gara vengano richiesti documenti quali la policy ambientale, il codice etico o le azioni per favorire il gender balance».