Per il consulente del lavoro è l’ora di investire in sicurezza
Tecnologie a 360° gradi negli studi con piattaforme di condivisione: cruciale la protezione dei dati
Gestione dello studio da remoto, dalla condivisione desktop al trasferimento file. Piattaforme online per pianificare riunioni e videoconferenze. Una scrivania digitale sempre più completa, con software per automatizzare procedure interne, incarichi, adempimenti, relazioni con la clientela. E, ancora: applicazioni per la social collaboration, strumenti per il project management, ma anche - se necessario - acquisto di dispositivi per lo smart working e investimenti in sicurezza dati e archiviazione.
Sono alcune delle soluzioni digital, adottate dai consulenti del lavoro per riorganizzare le attività durante ( e dopo) l’emergenza Covid. La categoria ha fatto fronte - basti pensare alla cassa integrazione - a picchi di richieste ed elevati carichi di lavoro.
Quali sono gli strumenti tecnologici - di uso comune o evoluti, nuovi o già noti - più utili e utilizzati negli ultimi mesi? E quali di questi integreranno l’attività dei professionisti anche nel prossimo futuro?
La condivisione
« La nostra attività - sottolinea Fabrizio Bontempo, presidente dell’Associazione nazionale giovani consulenti del lavoro - è fatta soprattutto di relazioni: con datori di lavoro, dipendenti, colleghi, altri professionisti. A febbraio gli studi si sono ritrovati a dover gestire parte rilevante delle prestazioni in remoto, in una fase in cui - allo stesso tempo - gli adempimenti sono aumentati in modo esponenziale. Questo - aggiunge - ha accelerato la digitalizzazione, dai documenti alle procedure. Ma la categoria è già abituata a confrontarsi quotidianamente con l’evoluzione online delle Pa di riferimento - da Inps a Inail - ed è all’avanguardia sul fronte tecnologico » .
Uno dei principali campi di applicazione per le innovazioni in ambito digitale ha riguardato la gestione dello studio: dalla condivisione del desktop da remoto al trasferimento file, fino alle riunioni online. Sono stati adottati software specifici - da Team Viewer a Supremo - e sfruttate le piattaforme per la condivisione di documenti proposte dai vari «programmi paghe». Chi non ne era già dotato, ha attivato una rete virtuale privata ( Vpn) per restare in connessione con lo studio.
In futuro i consulenti del lavoro sembrano propensi a investire anche sulle piattaforme online per pianificare videoconferenze, anche in chiave formazione.
Accanto alle tante soluzioni sul mercato, la Cassa di categoria ( Enpacl) ha messo a disposizione degli iscritti, a titolo gratuito per un anno, una piattaforma prodotta dalla società Lifesize, che ospita « meeting » anche di 300 persone per volta.
La gestione degli adempimenti
A comporre la scrivania digitale ci sono anche gli strumenti messi a punto dalla categoria negli ultimi anni. L’ultimo arrivato - realizzato in collaborazione con il comitato scientifico TeleConsul - Fondazione studi consulenti del lavoro - è TC Procedure, sistema per la gestione degli adempimenti di studio. Ma gli applicativi in uso sono tantissimi: da Formulario Easy, a Incarico Smart, fino a TerEasy, per automatizzare il processo della rottamazione ter.
Si punta anche sulla social collaboration, utilizzando app che consentono la condivisione immediata di informazioni e creazione di gruppi di lavoro. Allo stesso modo, hanno guadagnato terreno - anche in prospettiva - sul fronte organizzativo e di gestione in tempo reale di priorità/criticità, software per il project management, come Trello, Asana, Transparent Business.
L’utilizzo delle tecnologie digitali ha avuto una forte accelerazione anche in realtà piccole, le più diffuse nella categoria. In questa ottica, sarà possibile distinguere « un prima e un dopo Covid». Un tema trasversale, divenuto cruciale, al quale hanno dovuto pensare anche studi meno strutturati, è l’ archiviazione, la gestione e la sicurezza dati.
Lo conferma Laura Ferrari ( 37 anni), consulente del lavoro con tre dipendenti ( donne) di Clusone, provincia di Bergamo, areaepicentro dell’epidemia: « Uno degli investimenti effettuati ha riguardato la messa in sicurezza dei dati: sistema di protezione, firewall, password security, server Nas. E anche un gruppo di continuità per tenere tutto acceso in caso di cali di tensione » .
Parola d’ordine: collaborazione. Su app e messaggistica info e consigli per analizzare le novità normative
La Cassa di previdenza Enpacl regala una piattaforma per videoconferenze fino a 300 persone