L’organizzazione aziendale attraverso il BPO dei processi amministrativi
L’esternalizzazione dei processi di supporto permette all’azienda un focus sul core business, benefici di efficienza produttiva e riduzione dei costi
“B
PO”, Business Process Outsourcing, è la gestione dei processi aziendali all’esterno dell’azienda, presso un partner specializzato nella fornitura di questi servizi. Per il Cliente è una vera e propria strategia di gestione dettata da esigenze di maggiore fl essibilità, effi - cienza, conservazione di posizionamento e competitività.
In estrema sintesi con un’analisi di macrosistemi, le attività aziendali partono dal ciclo passivo e si concludono con il ciclo attivo.
BPO dei processi amministrativi: ciclo passivo, attivo e controlling Il ciclo passivo comprende tutte le attività che mettono in contatto l’azienda con i fornitori per l’approvvigionamento dei beni e servizi necessari per supportare l’attività produttiva ed il business in generale. Dalla selezione del Fornitore al contratto di acquisto e quindi l’emissione dell’ordine di acquisto che, insieme alla verifi ca dei documenti che comprovano l’ingresso del bene in azienda, o la fornitura del servizio, permette di convalidare la fattura ricevuta e quindi autorizzare il pagamento.
Il ciclo attivo comprende tutte le attività che vanno dalla gestione dei contratti di vendita, all’incasso delle fatture emesse. Si creano così i presupposti per la fatturazione e per la conseguente generazione del cash fl ow con gli incassi fi nali.
Nell’ambito dei cicli, a seconda delle diverse realtà aziendali, si procede con defi nizioni di processi, sottoprocessi e processi di supporto caratterizzati da fl ussi in entrata e in uscita, sia con le economie esterne, che all’interno dell’azienda. Ogni macro e micro- processo possono essere og
getto di gestione esterna demandata ad un player specializzato. La decisione di implementare un’attività di BPO in un’azienda nasce da un’analisi di tutti i processi, per attribuire un chiaro perimetro che permetta di defi nirne l’autonomia di gestione necessaria per l’ottimizzazione e l’effi cientamento. Occorre quindi preliminarmente individuare il processo corredato dai suoi fl flflfl ussi IN ed OUT, oggetto di trasferimento verso l’outsourcer.
Il ciclo passivo potrebbe essere totalmente gestito all’esterno, dalla scelta del miglior fornitore, fi no al pagamento; oppure, potrebbe essere conveniente far gestire in outsourcing soltanto il processo di verifi ca fatture, lasciando internamente la gestione del pagamento in modo ad es. da poter applicare politiche di cash fl ow indipendenti dal mero rispetto delle iniziali condizioni di pagamento concordate.
Allo stesso modo, rispetto all’intero ciclo attivo si potrebbe far gestire in BPO soltanto l’aspetto della fatturazione elettronica, oppure il recupero del credito, oppure anch’esso potrebbe essere gestito totalmente all’esterno.
Un altro processo per cui si può ritagliare un perimetro di autonomia è l’elaborazione della reportistica di controlling, che può essere generata a partire da un interfacciamento con i dati contabili e gestionali, trasferiti in appositi sistemi di BI che permettono la trasformazione in informazioni da confezionare in appositi KPI.
Le esigenze delle aziende
L’idea di BPO nasce dall’esigenza delle aziende di liberarsi di attività time consuming, a basso valore aggiunto, ma che comportano comunque l’impiego di risorse specializzate, tecnologie e infrastrutture senza un vantaggio economico immediato. In tal senso i processi di supporto di carattere tattico- operativo, che richiedono un elevato livello di specializzazione ad esempio di ordine legale, fi scale e tecnologico ( per cui quindi non è riconosciuto un valore aggiunto immediato per il business) sono i primi ad essere valutati per procedere con un’attività di esternalizzazione.
I vantaggi del BPO amministrativo L’obiettivo generale aziendale è raggiungere una snellezza gestionale e quindi una fl uidifi cazione dei processi tanto dal punto di vista dell’ottimizzazione, quanto di quello della riduzione dei costi. Con il BPO si realizza quindi una trasformazione dei costi da fi ssi a variabili, in quanto i costi dei fattori produttivi personale ed attrezzature sono sostenuti dal soggetto esterno. Vantaggio immediato è la garanzia della continuità del servizio, ossia il presidio esteso, non dipendente quindi dalla stagionalità o dall’assenza delle risorse.
Il BPO amministrativo consente di essere sempre allineati ai nuovi contesti normativi, regolamentari e procedurali. L’outsourcer ha un know- how specialistico verticalizzato sull’attività espletata ed è dotato di tecnologia ed infrastrutture adeguate alla realizzazione del servizio, applicando delle economie di scala al proprio interno.
Ne deriva la riduzione del rischio generale aziendale collegato all’andamento dei mercati, alle condizioni fi - nanziarie, alle nuove normative, ma anche alla concorrenza. Le aziende che prestano i servizi di outsourcing sono strutturate per la gestione del rischio aziendale in maniera migliore di quanto possano fare le aziende che hanno in gestione.
Risulta quindi chiara la vastità dei tipi di servizio e settori nei quali è possibile coinvolgere un partner esperto in BPO. Alla base di tutto resta di fondamentale importanza eseguire una rigorosa fase di assessment presso l’azienda committente al fi fifi ne di individuare i processi
Il ruolo di IDC- Indicom Document Care SpA
Il ricorso al full BPO dei processi amministrativi, contabili, fififiscali fi scali e di controlling è un modello utile alla crescita tanto per le Start Up, quanto per le aziende ormai consolidate. Le Start Up, infatti, in tale fase preferiscono dedicare le risorse interne allo sviluppo del business, per cui scelgono di delegare totalmente queste funzioni all’esterno. Le medie/ grandi aziende invece mirano all’ottimizzazione delle risorse e a godere dei vantaggi economici di tale formula. In entrambi i casi molto utile risulta anche l’intervento di funzioni di temporary management come naturale complemento al BPO. IDC- Indicom Document Care Spa da quasi 25 anni è al servizio delle aziende per affi ancarle nel percorso di ottimizzazione e innovazione dei propri processi interni, soprattutto in ambito amministrativo: gestione del Ciclo Passivo con riconciliazione fra fatture fornitori, Ordini e DDT e gestione delle anomalie, gestione pagamento fornitori, gestione fatture attive e attività di sollecito e recupero crediti sono solo alcune delle attività che quotidianamente vengono gestite dalle oltre 100 risorse specializzate che lavorano in Italia.
L’azienda è in possesso delle certifi - cazioni ISO 9001, ISO/ IEC 27001 e ISO 37001 per il proprio Sistema per la prevenzione della corruzione ed ha inoltre ottenuto la qualifi cazione al Marketplace AgID.
IDC- Indicom Document Care ha recentemente trasformato la propria forma societaria da Srl a Spa e aumentato il Capitale Sociale da 200.000€ a 500.000€, con l’obiettivo di supportare le strategie aziendali di forte sviluppo, sia interno che in campo internazionale, che prevede, tra le misure più signifi cative, l’apertura di nuove sedi in Europa a supporto del servizio di Fatturazione Elettronica internazionale.