Privacy, così i modelli a misura di studio
Anche nelle realtà professionali è necessario coinvolgere le figure strategiche nel percorso di allineamento al Gdpr: vanno definite la mappa delle responsabilità e dei compiti collegati ai diversi ruoli e le autorizzazioni agli accessi
Gli studi professionali gestiscono un’ampia gamma di dati personali ( anche particolari, come quelli finanziari, giudiziari o di salute) ed è pertanto fondamentale che ciascuno costruisca un proprio personale percorso di conformità al Regolamento Ue 2016/ 679 ( Gdpr).
In particolare, si tratta di definire, attraverso un organigramma privacy, la struttura e le responsabilità legate alla gestione e al trattamento dei dati personali e di raccogliere in un modello organizzativo privacy le politiche, le procedure e i controlli interni progettati per assicurare la gestione del rischio legato alla protezione dei dati.
Il processo di allineamento al Gdpr richiede non solo che le figure strategiche dell’organizzazione siano ben informate sulle regole di protezione dei dati personali adottate dallo studio, ma anche che siano attivamente coinvolte nella loro messa in atto. Strutturare una gestione privacy chiara e ben definita è fondamentale per proteggere i dati e per rafforzare l’integrità e la reputazione dello studio professionale.
Organigramma privacy
L’organigramma privacy rappresenta la spina dorsale del sistema di gestione dei dati personali in uno studio professionale. Consiste infatti in una mappa dettagliata delle responsabilità e dei compiti collegati a ciascuna figura dello studio: dal responsabile della protezione dei dati ( Dpo), se necessario, ai membri del personale con compiti specifici nella privacy sotto la direzione del titolare ( i cosiddetti incaricati o autorizzati). Questa struttura chiave non solo precisa i vari livelli di responsabilità in linea con il Gdpr e la normativa nazionale, ma facilita anche un’efficace politica di privacy.
Anche se non è obbligatorio che questi ruoli siano coperti dai vertici dello studio, il loro coinvolgimento è riconosciuto come cruciale per la struttura privacy dell’organizzazione ( articolo 29 Gdpr e articolo 2- quaterdecies del decreto legislativo 196/ 2003).
L’organigramma privacy dovrebbe essere rappresentato in modo grafico, per schematizzare in modo semplice e immediato le gerarchie e le linee di comando all’interno dello studio, migliorando i flussi di comunicazione interna e permettendo a tutti i membri dello staff di identificare rapidamente i referenti per le questioni di privacy e di reagire prontamente in caso di incidenti relativi ai dati.
Autorizzazioni
Le autorizzazioni sono essenziali per mantenere la sicurezza dei dati all’interno dello studio professionale. Partendo dall’organigramma privacy, le autorizzazioni devono essere assegnate quando si presenta una necessità di accesso ( anche minima), e devono contenere istruzioni precise sul trattamento dei dati indicando dettagliatamente ai dipendenti:
● il tipo di dati personali ai quali è consentito loro di accedere;
● la durata del trattamento ( solitamente coincidente con la durata del rapporto lavorativo);
● la natura e la finalità del trattamento ( individuata in funzione del ruolo operativo ricoperto dall’incaricato all’interno dello studio);
● gli obblighi dell’incaricato ( come rispetto delle istruzioni ricevute dal titolare, adozione delle misure tecniche e organizzative predisposte dal titolare, informativa e collaborazione con il titolare).
Benché il Gdpr non richieda specifiche formalità, la documentazione scritta dell’autorizzazione dei dipendenti al trattamento dei dati al momento dell’assunzione ( con lettera di autorizzazione o nomina a incaricato) è il metodo migliore per provare che sono state fornite le istruzioni adeguate.
Modello organizzativo privacy
Organigramma e autorizzazioni possono essere raggruppate all’interno di un modello organizzativo privacy ( Mop), ossia un framework che include e sintetizza politiche, procedure e controlli interni progettati per garantire la protezione dei dati personali.
Questo modello deve essere personalizzato per rispecchiare le specificità dello studio professionale, includendo le dimensioni dello studio, il tipo di dati trattati, i rischi associati e le misure tecniche e organizzative adottate per mitigare tali rischi. Un Mop efficace non solo aiuta a garantire la conformità normativa ( è senza dubbio un atto di accountability, che consente di dimostrare più facilmente che lo studio ha messo in atto le misure di conformità necessarie per le attività che svolge), ma funge anche da punto di riferimento nella stesura e nell’aggiornamento della documentazione privacy nello studio.
I documenti organizzativi stabiliscono politiche, procedure e controlli interni per garantire la sicurezza dei dati