Necessari monitoraggio e manutenzione costanti per la tutela nel tempo
Oltre il momento iniziale
Il regolamento generale sulla protezione dei dati ( Gdpr) impone una rigorosa considerazione dei processi privacy: per avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e le altre realtà professionali, il Gdpr non può essere una semplice procedura formale, ma è un processo dinamico che richiede un approccio proattivo e un monitoraggio costante delle procedure di trattamento dei dati personali, per garantire una protezione efficace nel tempo e anticipare le sfide poste dal progresso digitale.
La conformità al Gdpr è un processo che si sviluppa nel tempo e va oltre la semplice verifica iniziale. Questo significa che può essere necessario rivedere come sono trattati i dati personali, quali tipologie di dati vengono gestite, come sono conservati e per quanto tempo, e adattare l’organigramma ( e le autorizzazioni ai trattamenti) se cambiano i compiti delle persone che li gestiscono.
Il monitoraggio solitamente avviene attraverso:
1 procedure di audit interno che, con cadenza trimestrale/ semestrale, aiutano a identificare lacune o inefficenze nelle procedure attuali e a identificare nuovi rischi; 2attività 2 attività di formazione per i dipendenti, da organizzare almeno una volta all’anno, per garantire che tutti siano consapevoli delle proprie responsabilità nel trattamento dei dati;
3 un esame attento dei fornitori e dei terzi che possono trattare i dati per conto dello studio; 4 la valutazione delle conseguenze di una violazione dei dati, non solo in termini di sanzioni, ma anche per quanto riguarda la reputazione dell’organizzazione, la fiducia dei clienti e le implicazioni a lungo termine.
Vi sono poi eventi che impongono un aggiornamento particolare, che dovrà essere implementato senza ritardo: si pensi all’acquisizione o incorporazione di altri studi, o ristrutturazioni interne che introducono nuovi servizi o modificano i processi esistenti, oppure ancora nel caso di nuove leggi, regolamenti o linee guida in materia di protezione dei dati personali.
Ma quali sono le conseguenze legate alla violazione del Gdpr? È il regolamento stesso a sottolineare la gravità di un approccio non diligente alla protezione dei dati personali, prevedendo pene pecuniarie che possono gravare in modo significativo sulle risorse economiche di uno studio professionale ( le sanzioni possono raggiungere fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato globale annuo). Ma tali cifre non esauriscono il quadro delle potenziali ripercussioni: la responsabilità per la violazione ( ad esempio, una perdita di dati o una violazione diffusa) può tradursi anche in azioni di natura penale e avere un impatto negativo sulla percezione esterna dell’organizzazione, minando il rapporto di fiducia con la clientela e macchiando l’immagine dello studio nel lungo periodo.
Da qui l’indispensabilità di un processo di revisione e aggiornamento continuo delle procedure relative al Gdpr, per assicurare conformità legale e tutelare la reputazione dell’organizzazione.