Come i dipendenti diventano viaggiatori
Conoscere i dipendenti, ma anche le destinazioni e le loro comunità, senza ignorare nessuno degli aspetti che rendono un piano di travel security realmente efficace. Così, secondo Andrea Piovan, travel security manager di lunga esperienza, si crea valore per l’azienda e per i viaggiatori
Ipiani di travel security aziendali spesso si limitano all’ammissione di biglietti aerei autorizzati, un rapido controllo delle accomodation, un check dei trasporti locali. Ma i compiti di un travel security manager sono così limitati?
Lo abbiamo chiesto ad Andrea Piovan, esperto in travel security che da circa 20 anni si occupa del tema sicurezza in aziende italiane ed estere. Una lunga esperienza in Africa e Medio Oriente, Piovan è anche formatore in diversi centri studi e organizzazioni specializzate sul tema.
“Durante i miei corsi i viaggiatori rimangono spesso stupiti dalla lista di attività che un travel security manager deve implementare” spiega Andrea Piovan. Ma quali sono i topic che compongono questa lista? Partiamo dal presupposto che oggi il ruolo della travel security in azienda è sempre più fondamentale per almeno due aspetti: da un lato aumenta il numero stesso delle trasferte aziendali e dall’altro c’è un’incidenza sempre maggiore delle problematiche che nascono attorno ai viaggi
Come si approccia la travel security in azienda?
Per definizione la travel security è una questione di tecnicismi, nel senso che per occuparsene servono conoscenze e competenze specifiche. Non dobbiamo però dimenticare che il fine ultimo è quello di proteggere le aziende e i loro dipendenti in viaggio. Per questo quando si parla di travel security, a mio avviso è importante porre alla base di tutto l’etica, considerandola oltre gli obblighi di legge. Noto però che spesso l’approccio delle aziende relativamente ai programmi di travel security, soprattutto in Italia, si limita a evitare problemi legali e ad assicurarsi di riportare a casa il viaggiatore sano e salvo. Con questi presupposti i progetti relativi alla gestione dei viaggi d’affari si rivelano relativamente semplici e forse persino monotoni per il security manager, quando invece le sue azioni potrebbero essere molto più preziose. Pensiamo per esempio a quante aziende hanno un piano di comunicazione e PR in caso di incidente o conoscono realmente la necessità di relazioni diplomatiche che un incidente implica. E a quante si preoccupano di affrontare in maniera adeguata problemi linguistici, climatici, di gender, e così via.
Cosa è veramente efficace nella fase di preparazione alla trasferta?
Si dovrebbe puntare principalmente su due aspetti: l’informazione e la formazione. Il processo di formazione interno a un’azienda dovrebbe prevedere sessioni in aula e tutta una serie di strumenti personalizzati che vengono messi a disposizione di ciascun viaggiatore, tra cui schede ‘health & security’ sulla destinazione, la descrizione dei rischi, un meet&greet dettagliato e informazioni sul comportamento da tenere in un determinato Paese dal punto di vista aziendale, i riferimenti per le emergenze, i trasporti e i contatti locali. La personalizzazione dei report per un’azienda che si relaziona con Paesi molto complessi parte dall’aspetto prettamente medico, ma non dimentichiamo quello che definirei lo storytelling di ogni dipendente, che va tenuto in grande considerazione per conoscerne le specifiche esigenze e soprattutto valutare la sua esperienza come viaggiatore. Ottenere alcune informazioni come dove ha già viaggiato, per quanto tempo, quale tipo di trasferta ha già affrontato è un aspetto fondamentale.
E cosa accade quando il viaggiatore giunge a destinazione?
L’aspetto locale è tra più importanti. Negli ultimi anni attorno al tema della travel security si è creato molto fermento, ma spesso si corre il rischio di dimenticare gli aspetti fondamentali. Avere un ottimo programma travel è certamente determinante, ma se si dimentica di mettere in atto quei processi che permettono di creare punti di riferimento e procedure a livello locale per i dipendenti tutto serve a ben poco. Prima di mettere a punto un progetto per una determinata destinazione, è necessario partire dal confronto con le comunità locali, intrattenere rapporti, conoscerle e trovare figure specifiche di riferimento che possano interagire con l’azienda. Se non si considera l’importanza del local content sarà difficile operare nei paesi emergenti.