Mobility manager, come cambia ai tempi del lavoro agile?
Quali competenze mettono in campo i mobility manager nelle aziende con nuovi modelli lavorativi che includono lo smart working? Come hanno reagito al cambiamento imposto dalla pandemia e, soprattutto, quale saranno i loro nuovi ambiti di azione?
Per effetto della pandemia molte realtà aziendali hanno avuto l’esigenza di ripensare il modello lavorativo. Se in diverse avevano infatti già adottato, anche prima del lockdown, lo smart working così come definito ai sensi di legge, per la maggior parte delle organizzazioni si è trattato prima di tutto di tamponare la situazione imposta dalle misure anti-contagio. E l’urgenza di organizzare l’alternanza dei dipendenti in presenza con il lavoro da remoto ha fatto sì che si fissassero man mano nuove regole che per molti varranno anche in futuro.
In questo contesto, quale relazione c’è tra lavoro agile e mobilità aziendale? Nelle aziende che mixano presenza e lavoro da remoto dei dipendenti, quale è il ruolo del mobility manager e come cambia rispetto al passato?
Lo abbiamo chiesto a tre professionisti del mobility management e business travel che operano in diversi ambiti. Ecco quello che ci hanno spiegato.
Le nuove competenze del mobility manager
“Gli effetti della diffusione del lavoro agile hanno confermato quello che la nostra associazione sostiene già da diverso tempo, ovvero che rappresenta una delle maggiori azioni di mobilità sostenibile”. Lo spiega Paolo Tedesco, presidente di AITMM, Associazione italiana Travel e Mobility manager.
Come la diffusione dello smart working ha impattato sul ruolo del mobility manager?
Le aziende e di conseguenza i mobility manager stanno acquisendo la consapevolezza che il piano di spostamento casa-lavoro non può prescindere dal lavoro agile.
Se vogliamo allargare ulteriormente il raggio d’azione, riscontriamo che il mobility manager inizia ad assumere un ruolo di prima linea anche nel work-life balance e nella salute e sicurezza dei dipendenti. E la gestionedellavoroagilerientra a pieno titolo nella conciliazione dei tempi di vita, tempi di lavoro in cui il mobility manager è già uno degli attori principali. Basti pensare all’impatto che ha lo spostamento casa-lavoro, ma anche gli spostamenti per motivi di servizio o fra le varie sedi
aziendali dislocate sul territorio, sul traffico cittadino e di conseguenza sullo stress da traffico.
Inoltre, abbiamo avuto un esempio pratico di questa evoluzione del mobility manager proprio durante la pandemia, quando nell’ambito delle misure di contrasto alla diffusione del virus, i mobility sono stati coinvolti in tavoli di lavoro istituzionali proprio per confrontarsi sull’applicazione di istituiti come la flessibilità oraria nelle aziende e lo stesso lavoro agile.
Come il mobility manager può contribuire con le sue competenze nella gestione efficiente dello smart working?
Questo naturalmente dipenderà molto da come le aziende e le organizzazioni sindacali sigleranno gli accordi o, in mancanza degli accordi, da come le aziende attueranno il regolamento.
Ricordo a questo proposito che quello svolto nell’ultimo anno in realtà è più configurabile come lavoro da remoto più che come lavoro agile così come definito dalla legge 81 del 2017.
Infatti, in questa modalità prevista dai vari decreti e definita “semplificata”, vengono derogate proprio alcuni elementi fondamentali come appunto gli accordi sindacali, regolamenti aziendali e di conseguenza l’accordo individuale con i dipendenti.
Faccio questa premessa perché nel mio ruolo di dirigente sindacale ho già partecipato a diverse trattative proprio per l’introduzione del lavoro agile ordinario in azienda e mi sono reso conto di quanto le competenze di un mobility manager possano contribuire alla causa, sia quando si configura un lavoro agile più ”assistenziale”, modello che personalmente non condivido, accessibile attraverso graduatorie basate ad esempio su distanza dal luogo di lavoro, sia quando parliamo di lavoro agile aperto a tutti i dipendenti in cui l’alternanza di giorni lavorati in sede e fuori sede deve essere compatibile anche con il mobility management che l’azienda adotta.
Ci sono nuove competenze o nuovi ambiti di responsabilità per il mobility manager?
Assolutamente sì, come già si è compreso dalle mie risposte. Il mobility manager smart, come mi diverto a definirlo simpaticamente con i miei colleghi, dovrà avere una serie di competenze trasversali come quelle in materia di privacy, salute e sicurezza, diritto del lavoro, ad esempio per il diritto alla disconnessione o il controllo del lavoro a distanza. Tutti fattori che tra l’altro sono indispensabili anche nella ge-stione del mobility management di base.
Per esempio, in che modo trattiamo e conserviamo i dati dei nostri colleghi che utilizzano un servizio di sharing mobility? Abbiamo previsto tutte le tutele anche in materia assicurativa e di infortunistica nei contratti o comunque nella redazione dei nostri capitolati tecnici? Abbiamo verificato che vengano rispettate tutte le norme sulla geolocalizzazione durante gli spostamenti?
Come vede, si tratta di argomenti delicati e su cui ci può essere una diretta responsabilità, in alcuni casi penale, non solo del mobility manager ma dello stesso datore di lavoro.
D Come si preparano i mobility manager?
Le aziende devono investire nella formazione dei propri mobility manager. Si possono anche orientare verso la formazione finanziata attraverso i fondi interprofessionali introdotti dalla legge 388/2000 e in generale verso tutte le politiche attive del lavoro emanate dallo Stato. Per esempio, il “fondo nuove competenze”, introdotto dal Decreto Rilancio e gestito da ANPAL (Agenzia Nazionale Politiche Attive Lavoro, ndr) per la formazione dei lavoratori a fronte di una riduzione dell’orario di lavoro e a parità di stipendio, tenendo conto delle modifiche introdotte sul mercato del lavoro dalla pandemia.
Non solo formazione tecnica, dunque, ma anche destinata alle soft skill e più in generale a un serie di competenze trasversali.
Mi viene in mente il corso di formazione che abbiamo recentemente erogato con l’academy di Travel for business, che ha riscosso consensi entusiasmanti e che prevede all’interno del piano formativo proprio tutte queste tematiche.
D Lo smart working potrebbe offrire un’occasione per le aziende di migliorare anche la gestione della mobilità?
Come dicevo in precedenza il lavoro agile è parte integrante della mobilità aziendale e non deve essere considerato solo come “un mancato spostamento”. Può al contrario essere uno strumento per ottimizzare lo spostamento casa-lavoro includendolo all’interno dell’orario lavorativo.
Mi lasci lanciare una provocazione... Se ho un servizio navette con i mezzi confortevoli e magari dotati di una linea wi-fi perché non dare la possibilità ai dipendenti di lavorare durante lo spostamento casa-lavoro facendo partire l’orario di lavoro alla salita e facendolo concludere alla discesa?
Mobilità sostenibile e nuove modalità organizzative
Ispra, l’istituto per la Protezione e la Ricerca Ambientale è un ente pubblico di ricerca che svolge diversi ruoli, in relazione alla tutela ambientale, a livello nazionale e internazionale, anche in collaborazione con altre istituzioni. Ha una dotazione organica di circa 1.100 dipendenti, la maggior parte dei quali lavora nelle sedi di Roma.
della pandemia aveva già un regolamento di disciplina del telelavoro secondo le leggi vigenti.
A seguito dell’emergenza sanitaria è stata introdotta con successivi decreti una procedura semplificata di smart working straordinario e ISPRA ha adottato entro gennaio 2021 il Piano organizzativo del Lavoro Agile - POLA - previsto dal Decreto Rilancio che potrebbe consentire in regime ordinario una quota del 60% del personale in lavoro agile. A spiegarlo è Giovanna Martellato, mobility manager di ISPRA
D Nel suo ruolo di mobility manager in che ambiti si è occupata di lavoro agile?
Come mobility manager, mi occupo ordinariamente dell’analisi del contesto e del monitoraggio degli spostamenti casa-lavoro e delle scelte di mobilità dei dipendenti, così come di rappresentare gli scenari di mobilità. Nel 2020 tali scenari sono mutati, dovendo tenere conto della quota di dipendenti rimasta a casa a lavorare. Per questo si è rappresentata una giornata media del mese di novembre in cui parte del personale era in sede e parte lavorava a casa da remoto. Sui dati dei chilometri evitati e il tempo medio degli spostamenti con il lavoro da remoto è stato possibile stimare i benefici ambientali e la riduzione del tempo risparmiato per lo spostamento.
Inoltre, durante il lockdown, il Comune di Roma per il tramite dell’ufficio del Mobility Manager di area dell’agenzia Roma Mobilità, ha convocato dei tavoli tecnici dei mobility manager su alcuni temi, tra il quali lo smart working e ha chiesto di contribuire fornendo i dati dei nostri enti e aziende.
D Come il mobility manager può contribuire con le sue competenze nella gestione efficiente dello smart working?
Il mobility manager ha a disposizione una banca dati di mobilità e può fornire all’amministrazione elementi utili per definire le priorità degli impegni economici e materiali da investire per l’organizzazione. Ad esempio, se è opportuno mantenere un servizio di navetta dell’ultimo miglio o valutare altri serviprima
zi a domanda nel caso del diminuito fabbisogno per l’abbandono del trasporto pubblico e la riduzione del personale in sede. Oppure, fornire ai decisori delle proposte tecniche e soluzioni di co-working che consentano di svolgere il lavoro con efficienza tenendo conto delle provenienze del personale, ma anche della dotazione di spazio per il lavoro dentro le abitazioni nelle diverse aree urbane.
D Ci sono nuove competenze che potrebbero essere sviluppate?
In generale, per gestire lo spostamento verso quote consistenti di lavoro agile, che non necessariamente si svolge da casa, sono necessarie competenze nella misurazione del benessere organizzativo e della efficacia della propria azione.
Nuove competenze del mobility possono essere sviluppate nella misura in cui il suo ruolo è riconosciuto e le sue attività sono integrate nell’organizzazione, particolarmente per la parte che riguarda il benessere dei dipendenti. Ad esempio, se vi fosse la prassi di una misura economica dell’incidenza sulle assenze del personale che si muove sulla base della forza motoria, a piedi e in bicicletta l’amministrazione avrebbe elementi di motivazione negli investimenti per tali modalità. Perché hanno un ritorno di produttività. Quindi la prima competenza da sviluppare è la capacità di un’organizzazione di lavorare in modalità integrata e trasversale, dove anche il mobility manager possa entrare a far parte di un gruppo di lavoro per la mobilità sostenibile e il benessere dei dipendenti.
D Quali sono i “temi” legati alla mobilità che possono incentivare alla gestione efficiente dello smart working?
I temi legati alla gestione del lavoro che interessano i mobility manager sono la flessibilità dell’orario di lavoro e la presenza in sede dei dipendenti. L’obiettivo è la riduzione dell’utilizzo individuale del mezzo motorizzato e i suoi impatti sulla collettività. Lo smart working è una modalità organizzativa che riguarda il datore di lavoro e chi si occupa di gestire l’organizzazione del lavoro. L’emergenza sanitaria ha sicuramente
Nuove competenze e nuovi ambiti di responsabilità per i mobility manager
reso necessario che le persone lavorassero da casa e ha modificato i modelli di mobilità, dando un forte impulso alla estensione del lavoro agile. Tuttavia, i mutamenti di modalità nella città di Roma, in base al monitoraggio dei flussi, se da un lato hanno ridotto gli spostamenti di lavoro, dall’altro hanno generato un maggiore traffico automobilistico di prossimità, incrementato notevolmente la mobilità della logistica urbana e i rischi per la sicurezza stradale. Purtroppo, gli spostamenti verso le sedi di lavoro hanno visto in proporzione un incremento dell’utilizzo dell’automobile a scapito del trasporto pubblico, con un limitato incremento dell’utilizzo della bicicletta. L’obiettivo di spingere le persone a compiere scelte di mobilità più sostenibile sembra essersi allontanato. Il tema è sicuramente più ampio ed è quello di una pianificazione urbana e della mobilità che concretizzi una diversa visione della città.
D Da questa prospettiva, quale può essere il contributo?
La premessa è che ai sensi di legge il mobility manager si occupa degli spostamenti casa-lavoro, non di quando il dipendente sta a casa, e può restituire dai dati informazioni relative alle eventuali riduzioni di parte degli spostamenti e del tempo speso. Detto questo, se incluso in un gruppo di lavoro con competenze di psicologia del lavoro, benessere organizzativo (CUG), economia e performances potrebbe acquisire sistematicamente con le sue indagini anche elementi relativi agli aspetti positivi e alle criticità del lavoro da remoto o del lavoro agile mettendo in luce i rischi occulti (come per esempio sono stati analizzati dalla scuola di Management del MIT) e i bisogni delle persone. In un processo che ha lo scopo di ottimizzare l’utilizzo dello smart working a favore dell’efficienza della organizzazione, dell’ambiente coniugando la qualità della vita dei dipendenti.
Business travel e gestione della flotta aziendale
Durante la pandemia, solo alcune categorie di dipendenti e collaboratori vengono autorizzati a viaggiare per lavoro. Se da un lato i travel manager devono essere in grado di preparare al meglio chi viaggia durante l’emergenza sanitaria di Covid-19, anche altri temi come la gestione della flotta aziendale viene modificata in questo periodo in cui le aziende praticano più di prima il lavoro agile. Ce ne parla Simona Garrotta, Travel & Fleet Manager di Epta Spa, gruppo multinazionale specializzato nella refrigerazione commerciale.
D Durante la pandemia, quali sono le categorie di dipendenti e collaboratori che autorizzate a viaggiare e con che criterio vengono individuate?
Attualmente nel nostro gruppo sono autorizzati a viaggiare la forza vendite e la parte Service ed Installation. Il criterio che guida è il rapporto con i clienti, mentre le altre funzioni, a meno di urgenze che comunque devono essere validate dai responsabili e da HR, non sono autorizzate a viaggiare.
D Come vengono preparati i viaggiatori a una trasferta rispetto ai protocolli di sicurezza da seguire?
L’ufficio Travel che ha sede a Milano segue la maggior parte delle country europee del Gruppo Epta, per ogni richiesta di trasferta vengono analizzate le procedure sanitarie e i relativi visti e vengono prontamente informati i traveller, che si devono attenere scrupolosamente al protocollo viaggiatore in tempi di Covid, stilato lo scorso anno.
D Lo smart working ha influito sul rapporto del travel manager con i viaggiatori? Come sono organizzate le comunicazioni?
La nostra è una realtà sparsa sul territorio e il team Travel ha sede a Milano. Lo smart working in questo caso non ha quindi cambiato il livello di interazione, che avveniva già da remoto.
D In questo periodo, è cambiata la gestione della flotta aziendale?
Già dallo scorso anno abbiamo riadeguato i contratti in essere evitando di noleggiare veicoli nuovi laddove il chilometraggio lo consentiva. Abbiamo rinnovato pochi contratti che non si potevano prolungare, questa strategia continuerà anche per quest’anno, prediligendo le vetture a stock ed in pronta consegna.
Per le auto di servizio, che vengono utilizzate da chi non ha auto aziendale assegnata, oltre alla sanificazione periodica, abbiamo dato delle regole di utilizzo, al massimo due passeggeri per auto, uno seduto davanti e l’altro dietro, sempre con indosso la mascherina. Abbiamo fornito le salviettine igienizzanti che devono essere utilizzate prima e dopo la trasferta per disinfettare le parti comuni (volante, maniglie, etc).