Quando il viaggio è una missione per il turismo italiano

Intervista a Claudia Gallarino Travel Manager di ENIT

L’ENIT promuove l’immagine dell’italia nel mondo: missioni e viaggi di lavoro fondamentali per l’industria del turismo italiano attraverso partecipazione ad eventi e fiere in tutto il mondo. Claudia Gallarino, responsabile del Travel Management di ENIT, ha una grande esperienza del mondo del travel nelle sue varie implicazioni e si è posta da quando è stata nominata, obiettivi molto sfidanti mantenendo in equilibrio costi, soddisfazione e sicurezza del personale in viaggio

Quali sono stati gli obiettivi del ruolo di Travel Manager in Enit?

Prima di coprire tale incarico, un ufficio interamente dedicato al Business Travel del personale in Enit non esisteva.

Le missioni venivano gestite dalle singole segreterie e da ogni sede estera attingendo a portali di viaggio e call center; il mio principale obiettivo è stato soprattutto quello di centralizzare tutto e consolidare tutte le procedure e le informazioni necessarie per una gestione efficiente, attenta ai costi e alla sicurezza del personale. La mia esperienza lavorativa precedente come responsabile commerciale di una compagnia aerea di livello internazionale, mi ha consentito di dare un grande valore aggiunto; conoscendo molto bene il mercato agenziale e soprattutto il linguaggio tariffario del mercato aereo, posso negoziare livelli tariffari corporate in base alle esigenze della nostra azienda.

Essendo stata diversi anni dall’altra parte della “barricata” so cosa significa poter raggiungere il giusto compromesso tra costi e qualità dei servizi per i viaggiatori.

Il secondo obiettivo ma non meno importante, è poter rappresentare un valido punto di riferimento per il personale Enit della sede centrale e delle sedi estere anche quando ci sono delle emergenze improvvise come scioperi, perdite del bagaglio del volo; tutto questo deve essere gestito con la massima calma e lucidità.

Nel periodo Covid19 quali sono state le principali difficoltà e come le hai superate?

Nel periodo del Covid avevamo due colleghe in trasferta per un paio di mesi, una a Berlino e una a Bruxelles; si è deciso di farle rientrare quanto prima perché l’incertezza non ci consentiva di soprassedere e per evitare soprattutto di non riuscire a farle rientrare in tempo senza altre spese aggiuntive. Avevamo diverse fiere in prenotazione; in particolare la fiera ITB di Berlino a marzo 2020, una delle più importanti al mondo, la quale è stata cancellata solo alcuni giorni prima, e si è dovuto negoziare con gli alberghi la possibilità di recuperare una parte delle spese con delle opzioni di prenotazione al prossimo anno.

Come ti stai organizzando per i viaggi e le missioni in questo periodo?

La maggior parte delle fiere devono essere ancora confermate, ci sono piccoli eventi che prevedono delle prenotazioni individuali in Italia o all’interno degli stati dove abbiamo le sedi estere ma che necessitano degli spostamenti nazionali dei colleghi residenti laggiù. Ovviamente la mia massima attenzione è data alla sicurezza dei viaggiatori e alle condizioni tariffarie che prevedano cancellazioni anche all’ultimo momento. Purtroppo, in questo momento come ben sappiamo il settore del turismo è in estrema difficoltà, per cui il principale ostacolo che riscontro è l’impossibilità di avere risposte immediate, garanzie di operatività perché sia le agenzie, gli alberghi e le compagnie aeree lavorano con un personale molto ridotto, spesso in cassa integrazione.

Quali saranno i prossimi eventi per Enit?

Purtroppo, tantissimi eventi istituzionali e promozionali e tutte le fiere del turismo programmate all’estero che avevamo in programma per il 2020 sono state cancellate; ora piano piano stiamo ottenendo delle conferme e attendo indicazioni dai reparti della Promozione e Marketing. Nella fase due ho gestito l’arrivo della Delegazione della UNWTO da Madrid in Italia a luglio 2020, un evento istituzionale che aveva lo scopo di rilanciare il turismo in Europa partendo dall’italia; ho prenotato voli treni transfer e hotel a Roma, Milano e Venezia e questa occasione è stata proprio una grande opportunità per me per riprendere direttamente i contatti con la filiera del turismo: i vettori aerei, le agenzie di viaggio, gli hotel e gli altri fornitori. Nello stesso tempo ho cercato di realizzare un viaggio di lavoro per gli ospiti della Delegazione UNWTO con la garanzia della massima sicurezza e l’alta qualità del servizio che questi eventi istituzionali richiedono. Nei prossimi giorni mi occuperò della logistica del Giroe 2021 a cui partecipa anche Enit con la sua squadra di ciclisti provenienti da alcuni paesi europei e dall’italia.

Dopo quanto è successo negli ultimi anni sono rimasti in pochi a sottovalutare i rischi da trasferta e la possibilità che qualche evento improvviso pregiudichi il viaggio, che consiglio ti senti di dare a chi organizza trasferte internazionali per limitare fin dalla partenza il rischio?

Innanzitutto, tutto è importante far viaggiare il proprio personale con un’assicurazione che possa gestire l’assistenza diretta in loco in caso di qualsiasi emergenza all’estero che può essere di qualunque natura (salute, guerra, calamità naturale etc.); poi altra cosa importante è stabilire delle linee guida di comportamento dei dipendenti in trasferta e fargli avere un filo diretto h24 con la sede centrale per qualsiasi evenienza.