Kontinuität und persönlicher Bezug
Die Herausforderungen von Cateringunternehmen im Rahmen von Business-events
Zu den vielen Akteuren, die in dem Mice-bereich aktiv sind, zählen auch die Cateringunternehmen, die sich um die Verköstigung der Kongresstouristen kümmern. Zumindest wenn das Business-event an einem Ort stattfindet, die über keine eigene Küche verfügt. Immerhin gibt es an einigen Veranstaltungsorten eigene Restaurants beziehungsweise Großküchen, die sich um Essen, Getränke und Snacks kümmern können. So etwa im European Convention Center Luxembourg oder auch in jenen Hotels, die aufgrund ihrer Konferenzräume solche
Events bei sich stattfinden lassen können.
„Es ist zunächst wichtig, die Bedürfnisse, Erwartungen sowie Art des Kunden zu verstehen, um dessen Vorstellungen umsetzen zu können“, erklärt Tom Steffen von Traiteur Steffen. Das sei nicht unbedingt für das Gastronomische wichtig, sondern in erster Linie für die Art des Empfangs der Gäste und den Rahmen, den man ihnen bietet, damit man nicht entgegen ihren Gewohnheiten handelt.
Dem Caterer fällt auch die Aufgabe zu, die Kunden auf Basis ihrer Ideen zu beraten. „Allerdings stehen wir in Kontakt mit einer Agentur und nicht direkt mit dem Kunden“, präzisiert Steffen. Und da diese Agenturen oft nicht hier vor Ort sind, sondern im Ausland, kann sich diese Kommunikation phasenweise als etwas schwieriger gestalten. Hier gilt es einen klaren und anhaltenden Austausch zu führen, auch um dem Kunden zu zeigen, dass er und sein Event in guten Händen ist. „Je nachdem in welchem Land der Kunde sitzt, bekommt man auch Anrufe und E-mails außerhalb der normalen Arbeitszeiten. Das ist auch etwas, auf das man sich einstellen muss.“
Vom Frühstück, über Snacks bis zum Galadinner Dass sich solche Events über mehrere Tage hinziehen, bringt einige Überlegungen und Herausforderungen mit sich. „Wir sind unter anderem darauf bedacht, dass für einen Kunden die gleichen Servicekräfte eingesetzt werden. Denn diese haben nach ein oder zwei Events bereits Erfahrung mit den Gästen und können sich so besser auf sie einstellen.“Eine Kontinuität sowie einen persönlichen Bezug herzustellen, ist für Steffen wichtig.
Außerdem muss der Caterer bei einem solchen Auftrag, der über mehrere Tage stattfindet, auch zahlreiche verschiedene Angebote haben. Angefangen beim Frühstück, kleinen Snacks oder Häppchen während einer Konferenz oder Sitzungen bis hin zum großen Galadinner oder auch Brunch vor der Abreise. Hinzukommt, dass diese verschiedenen Veranstaltungen oft an verschiedenen Orten stattfinden, was eine entsprechende logistische Organisation mit sich bringt. Man müsse, wie Steffen meint, dem Kunden und seinen Gästen wie ein gut organisierter Wanderzirkus hinterherreisen.
„Dies ist für uns jedoch in den meisten Fällen kein Problem, da es keinen echten Unterschied macht, ob wir an drei Tagen mehrere Events von einem oder zwölf Kunden haben“, erklärt Steffen. Die Arbeit im Hintergrund
sei daher im Groben dieselbe. Die alltägliche Herausforderung als Cateringunternehmen sei an Orten, die eigentlich nicht dafür ausgelegt sind, Essen zuzubereiten und zu servieren. Und das ohne, dass die Gäste etwas von dem damit verbundenen Aufwand mitbekommen, sondern wie in einem normalen Restaurant das Essen und den Rahmen genießen können.
„Etwas, das jedoch bei Miceevents anders ist als sonst, ist der oft sehr enge Zeitrahmen, den wir haben, um die Gäste zu bedienen“, betont Steffen. Schließlich sind die Tage in der Regel stark durchgetaktet und wenn nur 45 Minuten Zeit für das Mittagessen ist, muss das Menü zur Zeit fertig sein und in dieser Zeitspanne serviert werden. jek