Wie ein Dirigent eines Orchesters
Die Rollen von Agenturen bei der Organisation von Mice-events
In die Durchführung eines Mice-events sind zahlreiche Akteure involviert. Entsprechend wichtig ist es, dass alles gut organisiert ist. Dieser Teil der Arbeit fällt in der Regel Agenturen zu. Sie werden von dem Kunden mit der Ausrichtung beauftragt, und sie sind es auch, die gemeinsam mit den von ihnen engagierten Unternehmen das Event umsetzen.
In Luxemburg gibt es viele Dutzende solcher Veranstaltungsagenturen, von denen zumindest einige auch die unter dem Begriff MICE zusammengefasste Events organisieren. Zum Teil gehören sie zu größeren Unternehmen, wie etwa im Fall von Voyages Emile Weber. Das traditionsreiche Personentransportund Reiseunternehmen bietet eine eigene Abteilung, die von Stéphane Mockels geleitet wird. „Als Agentur sind wir so etwas wie ein Orchesterdirigent, der es schaffen muss, dass am Ende eine harmonische Melodie entsteht“, erklärt er. Neben Voyages Emile Weber bieten auch andere Unternehmen wie Sales-lentz entsprechende Abteilungen.
Ein Ansprechpartner
für alles
Wenn Anfragen aus dem Ausland kommen, fungieren sowohl Voyages Emile Weber als auch Sales-lentz als Destination Management Company (DMC). Denn die Reiseveranstalter kennen sich aufgrund ihrer Tätigkeiten auf dem luxemburgischen Markt sehr gut aus. Sei es nun in
Bezug auf mögliche Veranstaltungsorte, interessante Neuheiten wie Restaurants oder auch die langjährige Zusammenarbeit mit den lokalen Cateringunternehmen sowie Veranstaltungstechniker. Sie agieren sozusagen als lokaler Spezialist bei der Umsetzung der vom Kunden gewünschten Events. „Als DMC werden wir in der Regel nicht direkt vom Kunden, sondern von einer anderen Agentur kontaktiert und beauftragt“, präzisiert Mockels.
Voyages Emile Weber kommt in dem Zusammenhang zugute, dass es durch seine Flotte an Bussen, Limousinen und Taxis den Transport der Event- beziehungsweise Kongressbesucher gewährleisten kann, ein in puncto Logistik sehr wichtiger Punkt. „Außerdem sind unsere Preise dadurch auch etwas günstiger, wir sind somit konkurrenzfähiger“, erklärt Mockels. Ähnliches gilt für Sales Lentz.
Svenja Siemsen, Head of Group Department & DMC by Sales-lentz fasst die Aktivitäten als DMC folgendermaßen zusammen: „Wir bündeln das touristische Angebot für Kunden aus dem Ausland. Für viele Kunden ist es der erste Besuch in Luxemburg, das heißt, primär stellen wir das Land und die Großregion vor und weisen die vielfältigen Möglichkeiten auf, die das Großherzogtum zu bieten hat. Daraus stellen wir ein Angebot
zusammen, nach den Wünschen und Vorstellungen des Kunden.“Sie organisieren für sie alles von Transport, Unterkunft, Besichtigungen, Meetings, Incentives, Abendveranstaltungen und mehr. Laut Siemsen hat der Kunde den Vorteil, dass er einen Ansprechpartner hat, der alles für ihn organisiert, koordiniert und abrechnet.
Die hauseigenen Stärken nutzen
Beide Bus- und Reiseunternehmen zählen jedoch auch lokale Unternehmen zu ihren Micekunden und organisieren Events für diese im In- und Ausland. Bei Events außerhalb Luxemburgs arbeiten sie wiederum mit DMCS vor Ort zusammen. „Möchte der Kunde etwa in Marrakesch ein Event für seine Mitarbeiter abhalten, kontaktieren wir ein DMC in Marrakesch. Schließlich kann es sein, dass, obwohl ich mich selber gut dort auskenne, sich Dinge vor Ort verändert haben. Ein DMC hat wertvolle Einsichten“, streicht Mockels hervor. Beim Organisieren von Mice-events außerhalb Luxemburgs profitieren beide Akteure von ihren zahlreichen Kontakten in vielen Ländern Europas und der Welt und können außerdem auf ihre Tourismusspezialisten in den jeweiligen Reisebüros sowie in anderen Abteilungen der Unternehmen zurückgreifen.
Emotionen zu erzeugen, ist wichtig Die Art der Events unterscheidet sich auch dadurch, welcher Teil eines Unternehmens das Event in Auftrag gibt. Ist es die Personalabteilung, richten diese sich größtenteils an die eigenen Mitarbeiter. Es können also sowohl Firmenfeste als auch Teambuildings sein. Ist es die Kommunikationsabteilung, die die Agentur beauftragt, ist oft die Öffentlichkeit die Zielgruppe. Dann können es Produktvorstellungen, Pressekonferenzen oder auch eine Messe sein.
Bei einer Firmenfeier kann dies etwa die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen sein, bei einer Produktvorstellung die Kundenbindung an die Marke und deren Wahrnehmung. Wenn der Auftrag vom Management kommt, können es Entscheidungsrunden oder Seminare für die Hauptverantwortlichen sein. Bei solchen liegt der Fokus nicht auf der großen Inszenierung,
sondern auf Diskretion. „Bei solchen
Mice-events gilt es, Emotionen zu erzeugen beziehungsweise diese auszulösen“, betont Mockels. Denn gelingt dies, bleibt das Event in guter Erinnerung und der Effekt hält länger an.
Win-win-situation
für alle Akteure
Die Anforderungen der Kunden gegenüber Mice-events sind enorm geworden. So kann es in besonderen Fällen sogar sein, dass gleich mehrere Flugzeuge gechartert werden, um zu einem Event im Ausland zu reisen, wobei das Flugzeug entsprechend dem Unternehmen gebrandet wird. Das gilt auch für Hotels und besonders für den oder die Veranstaltungsorte. Alles im Sinne des Kunden.
Je nach Größe des Events kann es auch sein, dass mehrere
Agenturen zusammenarbeiten müssen. „Dies war etwa letztes Jahr bei einem Anwaltskongress hier in Luxemburg der Fall. Hier konnte dann auch jede Agentur ihre jeweilige Stärke miteinbringen“, erläutert Experte Mockels. Wie er erklärt, ist es als Agentur auch deshalb wichtig für ausländische Kunden hier in Luxemburg gelungene Veranstaltungen zu organisieren, da daraus weitere Aufträge folgen werden. „Den nächsten Auftrag erhält dann zwar vielleicht eine andere Agentur. Es ist aber für jeden Beteiligten von Vorteil, wenn der Standort Luxemburg mehr Zulauf erfährt.“Denn zufriedene Kunden machen für die Destination Luxemburg Mund- zu-mundpropaganda. Entsprechend erhält die gesamte Mice-branche in Luxemburg insgesamt mehr Aufträge. Eine Win-win-situation für alle Akteure.