JAKESS komited pulihara rekod awam

Jabatan anjur kursus tingkat pengetahuan kakitangan lindungi fail ketika bencana

Jabatan Kehakiman Syariah Selangor (JAKESS) percaya pengurusan dan pemuliharaan rekod yang baik antara teras penting dalam tadbir urus jabatan itu.

Ketua Hakim Syarie Selangor, Mohammad Adib Husain, berkata ia turut menjadi asas kepercayaan orang awam kepada JAKESS kerana mereka lebih yakin rekod akan dijaga dengan baik.

“Menyedari kepentingan pelihara dan pulihara rekod kerajaan ketika bencana, JAKESS menerusi Sektor Rekod mengambil inisiatif menganjurkan Kursus Pemuliharaan Rekod Selepas Bencana.

“Seramai 28 peserta membabitkan Pegawai Rekod Jabatan dan Pembantu Tadbir Rekod Jabatan di seluruh Mahkamah Syariah Selangor yang dilantik Arkib Negara Malaysia (ANM) terbabit dalam kursus ini,” katanya kepada NSTP.

Simpan rekod penting

Mohammad Adib berkata, program itu bertujuan memberi kefahaman mengenai keperluan pemeliharaan dan pemuliharaan rekod kerajaan selaras Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) dan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007.

“Pengetahuan mengenai perkara ini penting bagi JAKESS selaku jabatan yang banyak menyimpan rekod penting seperti perintah mahkamah, catatan hakim dan alasan penghakiman,” katanya.

Mohammad Adib berkata, walaupun tiada insiden serius atau bencana yang merosakkan rekod simpanannya, JAKESS tetap mengambil langkah persediaan supaya pegawai dan kakitangan mengetahui apa yang perlu dilakukan jika berlaku perkara itu.

“Sektor rekod jabatan ini pernah mengalami kebocoran paip pada 2015, namun dokumen dan fail berjaya diselamatkan dengan menggunakan kaedah diajar ANM.

Dilupus selepas 10 tahun

“Antara teknik memulihara dokumen terkena air adalah melalui sidaian atau haba, iaitu menggosok helaian dokumen satu persatu sebelum dikeringkan dengan alat pengering rambut,” katanya.

Beliau berkata, sektor rekod akan menyimpan rekod atau fail kes yang sudah selesai dan ia boleh dilupuskan selepas 10 tahun daripada tarikh kes berkenaan selesai.

“Kebenaran melupus dokumen kes perlu diperoleh ANM dan dilakukan setiap mahkamah syariah daerah.

“Hanya dokumen seperti salinan kad pengenalan pelanggan, surat panggil bicara dan bukti akan dilupuskan, manakala dokumen penting kes seperti perintah mahkamah, catatan hakim serta alasan penghakiman disimpan secara digital, selain dijilidkan menjadi buku,” katanya.

Pengetahuan mengenai perkara ini penting bagi JAKESS selaku jabatan yang banyak menyimpan rekod penting seperti perintah mahkamah, catatan hakim dan alasan penghakiman” Mohammad Adib Husain, Ketua Hakim Syarie Selangor