SETIAUSAHA MESTI AMANAH

TIDAK dinafikan setiausaha sama ada di sektor awam dan swasta mempunyai peranan tersendiri dalam menguruskan tempat kerja serta majikan.

Tugas mereka bukanlah mudah, selain perlu memberi komitmen penuh dan terikat dengan pelbagai amanah, mereka juga perlu menjadi sumber aspirasi kepada ketuanya atau sesebuah organisasi itu dalam melahirkan suasana kerja yang positif. Justeru, setiausaha perlulah efektif dalam menjalankan tugasnya kerana tugas pejabat yang berkaitan dengan penyimpanan rekod dan fail serta pengurusan dokumen dan surat rasmi atau tidak rasmi yang ada kaitan dengan ketua dan organisasi perlulah disimpan dan diurus dengan baik. Profesion setiausaha itu mempunyai peranan dan amalan yang penting iaitu seseorang perlulah bersikap setia kepada organisasi dan ketuanya dalam aspek menjalankan tugas yang diamanahkan. Mereka juga bertanggungjawab untuk memegang amanah dengan tegas dalam menjalankan tugas dengan tidak melayani permintaan daripada pelanggan atau mereka yang ingin mengambil kesempatan daripada maklumat diberikan.

Selain itu, setiausaha perlu tegas supaya tiada kecuaian dan kebocoran dalam maklumat penting dan rahsia dalam dokumen serta tender berkaitan.

Seorang setiausaha yang baik perlulah kreatif dalam aspek penulisan surat, kertas kerja dan dokumen seperti harapan ketuanya yang sering tidak cukup masa untuk memberi tunjuk ajar secara khusus dalam aspek komunikasi. Setiausaha juga perlu sensitif kepada persekitaran ketua dan organisasinya sebelum sebarang cadangan idea dapat dikemukakan. Jawatan setiausaha sinonim dengan keanggunan dan ketrampilan peribadi yang menarik dan mempunyai imej yang tersendiri.

Bagaimanapun, mereka perlu melihat aspek anggun ini dengan perspektif pemikiran yang luas supaya tidak mencacatkan profesion sebagai setiausaha ini dengan pakaian yang menjolok mata dan etika kerja yang buruk.

Pada masa sama, ketrampilan peribadi dan tingkah laku perlu dijaga kerana secara tidak langsung setiausaha adalah imej atau umpama cermin diri kepada ketua mahupun organisasi.

Ketika ini, jumlah graduan daripada institusi yang menawarkan kursus kesetiausahaan semakin bertambah, malah peluang pekerjaan di bidang itu juga cerah.

Bidang kesetiausahaan bukan terhad kepada menjadi setiausaha di sesebuah syarikat, tetapi boleh dikembangkan kepada tugas pegawai khas, pentadbir organisasi, ketua kerani, pensyarah dan penasihat pengurusan.

Sukatan mata pelajaran yang disediakan menarik kerana bidang kesetiausahaan bukan hanya bersandarkan wajah cantik tetapi mahir mengurus pejabat, penyediaan dokumen, menaip dan mengambil nota dengan pantas, mengurus agenda, mencatat minit mesyuarat, pandai bersolek dan mengguna aplikasi bagi tugas harian.

Bagi mereka yang sudah menamatkan pengajian dalam bidang ini boleh cuba memohon pekerjaan ini dalam bidang yang sesuai. Belek ruangan iklan di akhbar kerana banyak tawaran kerja disiarkan.

Tip-tip menjadi setiausaha yang baik: Amanah

Cekap

Kreatif

Beretika

Memiliki keperibadian menarik