Cara urus penting elak media sosial jejas kerja pejabat
Penggunaan Facebook, Twitter, Instagram dan lain-lain rangkaian sosial media ketika di pejabat kini bukanlah sesuatu yang luar biasa. Bukan semua penggunaan media sosial adalah tentang urusan peribadi tetapi ada kaitan dengan urusan kerja.
Kajian oleh Pew Research Center, mendapati 34 peratus kakitangan pejabat berbuat demikian bagi ‘merehatkan minda’ dan 27 peratus lagi bertujuan menghubungi keluarga dan rakan sekerja.
Baki peratusan membabitkan urusan dan tugas di pejabat. Kajian juga mendapati, 24 peratus yang menggunakan media sosial disebabkan ‘terpaksa’ menyokong perhubungan profesional dan 20 peratus penggunaan adalah bertujuan mendapatkan maklumat dengan cepat bagi menyelesaikan masalah di tempat kerja.
Secara keseluruhan, 34 peratus kakitangan yang bertugas menggunakan media sosial bagi tujuan berkaitan dengan kerja. Lain-lain alasan popular diberikan tentang penggunaan media sosial di tempat kerja, termasuk untuk mengenali lebih dekat tentang rakan sekerja, membina hubungan sesama rakan sekerja dan mendapatkan maklum balas organisasi luar berkaitan tugasan.
Peroleh maklumat melalui media sosial
Namun, penggunaan media sosial untuk mengenali lebih lanjut tentang rakan sekerja bukanlah sesuatu yang positif. Kajian mendapati, 16 peratus dari kakitangan yang mendapatkan maklumat melalui media sosial mendapati pandangan profesional mengenai rakan yang dihasratkan adalah tidak memuaskan.
Hanya 14 peratus sahaja mendapati makluman yang ingin diketahui meningkatkan persepsi terhadap rakan itu.
Facebook adalah media sosial popular yang digunakan bagi tujuan berkaitan kerja (19 peratus), Linkedin (14 peratus) dan Twitter (3 peratus). Di Malaysia, umumnya Whatsapp menjadi keutamaan, walaupun isu ini pernah dibangkitkan sehingga di Parlimen, (terutama bagi perkhidmatan awam), memandangkan kakitangan awam seharusnya menggunakan media Outlook IGOVUC.
Walaupun didapati ada kakitangan tidak mahu atau bersetuju dengan penggunaan media sosial dalam urusan kerja pejabat kerana jelas Facebook, Instagram, Twitter , Whatsapp dan lain-lain adalah ‘medial sosial’ bukannya ‘media kerja.’
Bagi kakitangan awam, arahan dikeluarkan bahawa semua urusan berkaitan penggunaan media menggunakan 1GOVUC dan juga Portal Kerajaan Malaysia untuk urusan berkaitan kerja dan perkhidmatan, namun masih ada kakitangan awam yang kononnya ‘terlebih maju’ menggesa penggunaan ‘media sosial’ dalam urusan perkhidmatan kerja.
Dapatan juga mendapati bahawasanya, untuk penggunaan me- dia sosial kebanyakannya menggunakan akaun persendirian (pengguna membayar perkhidmatan ke Telekom, Celcom, Digi, Maxis dan lain-lain) dan bukannya dibayar oleh pihak pejabat, maka tidak harus pengguna dipaksa rela untuk bersetuju dengan penggunaan media sosial untuk urusan kerja. Untuk ‘bersosial’ memang saya sendiri pun setuju.
Ramai juga mendapati penggunaan media sosial untuk tujuan tugasan kerja di pejabat mengganggu dan menghilangkan tumpuan mereka.
Jejas produktiviti jika tidak dikawal
Dalam hal ini, produktiviti bukan hanya diukur melalui masa kakitangan menghabiskan masa berhubung dengan aktiviti bukan tugasan kerja. Ia adalah mengukur hasil kerja.
Walaupun dikatakan penggunaan media sosial boleh meningkatkan produktiviti kakitangan bertugas, namun jika kakitangan asyik melayari Youtube atau ber’chatting’ di Whatsapp tanpa kesudahan, adakah tugasan kerja mereka siap dan selesai, menetapi masa dan mencapai tahap kualiti dihasratkan?
Di mana sahaja anda bekerja, pasti akan ada kakitangan yang ‘membuang masa’. Sejak sebelum komputer diperkenalkan atau digunakan memang tidak dinafikan perkara ini berlaku. Permasalahan ini adalah isu pengurusan, bukan isu teknologi.
Pentadbir hendaklah bijak mengurus dan mentadbir permasalahan ini kecuali mereka yang benar-benar tahu dan mahir menggunakan media sosial dalam peningkatan produktiviti. Perlu diingatkan juga, isu mengenai produktiviti juga telah dibangkitkan ketika penggunaan telefon dan emel popular. Azizi Ahmad, Segambut Luar, Kuala Lumpur