Implikasi reformasi dalam pengurusan data murid di sekolah
REFORMASI pendidikan membawa maksud perubahan sistem pendidikan yang sedia ada dengan tujuan menjadikannya lebih mantap dan sempurna. Menyentuh hal ini, Malaysia tidak ketinggalan dengan arus reformasi pendidikan khususnya dalam sistem pengurusan sistem maklumat pendidikan. Setiap organisasi memerlukan perubahan untuk meningkatkan keberkesanan dan terus kekal bersaing dalam cabaran arus globalisasi.
Penggunaan teknologi maklumat membolehkan aplikasi sistem maklumat dibangunkan melalui pangkalan data. Ini bagi membolehkan maklumat digunakan sepenuhnya terutamanya untuk meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran. Era teknologi maklumat dengan penggunaan teknologi komputer ini sangat sesuai digunakan dalam pengendalian sesebuah organisasi. Contohnya dalam sistem pengurusan data murid yang melibatkan data-data yang banyak, bagi mempercepatkan pengurusan serta perekodan maklumat tanpa perlu melakukannya secara manual.
Pengurusan data murid bermula apabila muridmurid mula memasuki alam persekolahan, sama ada di sekolah rendah atau di sekolah menengah yang mana guru dikehendaki membantu mereka menguruskan pendaftaran dengan mengisi Borang Pendaftaran Murid. Pelbagai butiran maklumat yang perlu dilengkapkan termasuklah nama murid, jantina, umur, tarikh lahir, tarikh masuk sekolah, nombor surat beranak, serta jenis pekerjaan dan alamat ibu bapa.
Segala maklumat dalam borang pendaftaran ini akan digunakan untuk dipindahkan ke dalam Buku Pendaftaran, Buku Jadual Kedatangan dan Kad 001 M (77) atau Sistem Maklumat Murid. Kad Himpunan 001 merujuk kepada Kad Rekod Persekolahan, manakala Kad Himpunan 002 merujuk kepada Kad Rekod Peribadi (sulit). Kedua-dua kad ini mula digunakan pada tahun 1967 bagi semua sekolah menengah dan rendah. Kad Himpunan 001 mengandungi enam bahagian utama yang meliputi butir-butir seperti biodata murid dan keluarga, rekod kedatangan sekolah dan kokurikulum, keputusan peperiksaan, biasiswa, hadiah kewangan dan lain-lain hadiah akademik atau kokurikulum.
Namun begitu, dalam menghadapi abad ke-21 ini banyak perubahan kepada dunia pendidikan khususnya kepada sistem pendidikan. Pada tahun 2005, satu sistem maklumat murid berkomputer telah diperkenalkan bagi semua sekolah. Sistem ini mengumpulkan semua maklumat mengenai murid dan keluarganya, pencapaian akademik dan aktiviti kokurikulum dalam komputer.
Sistem Maklumat Murid (SMM) ialah satu sistem bersifat stand alone dan digunakan secara offline untuk menyimpan data murid sekolah rendah dan semua sekolah menengah di Malaysia. Sistem ini dibangunkan menggunakan Perisian Pangkalan Data (Microsoft
Access) sepenuhnya. Perisian Pangkalan Data ini ialah satu sistem pengurusan pangkalan data (satu perisian komputer) yang mempercepatkan pemprosesan data dalam pangkalan data berkomputer.
Dalam pada itu, pada tahun 2012 satu lagi inovasi telah diperkenalkan dalam sistem pangkalan data iaitu Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) kepada semua sekolah di Malaysia. Sistem ini digunakan secara online sepenuhnya dan diterajui oleh guru kelas. Fungsi APDM ini ialah menyimpan semua data murid dan ia bersifat sharing kerana boleh dikongsi dengan semua guru dan ibu bapa di semua tempat. Selain itu, aplikasi pangkalan data murid ini mempunyai pautan dengan Jabatan Pendaftaran Negara, Sistem Aplikasi Peperiksaan Sekolah (SAPS), Pentaksiran Berasaskan Sekolah (SPPBS) dan Kementerian Pelajaran Malaysia.
Dalam antara muka (interface) sistem ini terdapat beberapa aplikasi yang disediakan termasuk e-Perlu, Tukar kata laluan, Data Murid, Pendaftaran kelas, Pentaksiran, Permohonan (asrama 1 Malaysia dan e-Daftar Menengah), Pentadbir sekolah, e-Daftar rendah dan Asrama, Penetapan Subjek, Maklumat Murid bukan Warganegara, dan Kehadiran pelajar. Pada 15 September 2012, Kerajaan Pelajaran Malaysia (KPM) telah melakukan penambahbaikan terhadap aplikasi ini yang mana guru kelas dan ibu bapa boleh membuat permohonan Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 bagi sesi persekolahan 2013 ke Sekolah Berasrama Penuh (SBP) serta Sekolah Kawalan, Sekolah Menengah Kebangsaan Agama (SMKA), Kelas Aliran Agama (KAA) dan Kelas Rancangan Khas (KRK) di bawah Jabatan Pelajaran Negeri (JPN).
Pada tahun 2014 pula, terdapat satu sistem yang diperkenalkan bagi mengganti semua sistemsistem aplikasi sebelum ini iaitu Sistem Pengurusan Sekolah (SPS). Sistem ini mula dilaksanakan di semua sekolah mulai 1 Januari 2015 menerusi Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21/2014 : Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah bertarikh 24 Disember 2014. Dalam sistem ini terbahagi kepada tiga modul iaitu Modul Pengurusan Sekolah, Modul Pengurusan Guru dan Modul Pengurusan Murid. Walau bagaimanapun, APDM tidak digantikan dengan sistem yang baharu, namun dimasukkan ke dalam Modul Pengurusan Murid. Oleh yang demikian APDM tidak dimansuhkan, tetapi hanya ditambahbaik dalam cabang SPS.
Sehubungan dengan itu, pengurusan rekod dan penyimpanan maklumat murid amat penting serta berguna bagi sekolah, guru kelas dan ibu bapa murid, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran, dan pihak yang berkenaan. Dengan adanya rekod maklumat murid, pihak-pihak berkenaan boleh menggunakannya sebagai sumber rujukan peribadi, potensi, prestasi dan pencapaian murid dalam segala aktiviti persekolahan, termasuk kurikulum dan kokurikulum. Namun begitu, pada 4 Februari 2016 satu mesyuarat Profesional Kementerian Pendidikan Malaysia Bil.05/2016 telah memutuskan supaya penggunaan Kad 001R dan Kad 001M dimansuhkan penggunaannya mulai 1 Januari 2017. Pemansuhan ini dilaksanakan kerana semua maklumat yang ada pada kad tersebut telah disimpan dalam Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) secara online.
Implikasi dengan adanya APDM ini guru yang memerlukan data murid akan mendapat data dengan mudah dan cepat. Namun begitu adalah diharapkan agar setiap guru kelas dan penyelaras perlu sentiasa mengemas kini data murid dari masa ke semasa mengikut keperluan. Kegagalan dalam pengurusan data ini akan menjejaskan banyak pihak. Contohnya, pada awal tahun 2012 kerajaan telah memperuntukkan RM100 untuk semua pelajar sekolah sebagai perbelanjaan persekolahan. Pihak sekolah akan mendapat peruntukan berdasarkan bilangan pelajar di sekolah. Namun, pada tahun 2016, kerajaan telah mengehadkan peruntukan ini kepada pelajar yang mempunyai pendapatan ibu bapa tidak lebih dari rm3000 sebulan.
Jelas di sini, jika pengurusan data murid tidak dikemas kini berkemungkinan ada murid yang akan tercicir daripada mendapat peruntukan ini. Namun begitu, pengemaskinian data memerlukan kepakaran dan minat dalam sistem berkomputer. Guru yang tidak terdedah dengan dunia perkomputeran ini akan kurang berminat dalam menjalankan tugas-tugas yang melibatkan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (TMK).
Sehubungan dengan itu untuk mengurus pengurusan data murid dengan cemerlang, pengetua dan guru kelas harus memiliki kompetensi individu dan keterampilan diri sebagai pemangkin kepada kecemerlangan pengurusan. Antara kompetensi individu yang diperlukan adalah pengetahuan dan kemahiran serta ciri peribadi dalam menyempurnakan sesuatu tugasan khususnya dalam perubahan pengurusan data murid. Bagi mencapai kejayaan dalam pengurusan perubahan, setiap organisasi memerlukan kepemimpinan berkesan dengan kompetensi kemahiran insaniah
(soft skill) yang mantap untuk menggerakkan guru-guru yang merupakan barisan hadapan dalam usaha meningkatkan kecemerlangan pendidikan.
Oleh demikian, organisasi sekolah perlu mempunyai seorang pemimpin yang berkesan agar perubahan yang dilaksanakan di peringkat sekolah dapat ditadbir urus dengan baik. Sekiranya aspirasi Kementerian Pendidikan Malaysia untuk melahirkan sekolah unggul bagi menjana generasi terbilang dan membangunkan potensi individu melalui pendidikan yang berkualiti ingin direalisasikan, maka menjadi tanggungjawab setiap sekolah berusaha bersungguh- sungguh untuk meningkatkan pencapaian, melaksanakan penambahbaikan berterusan dan mengurus perubahan dengan berkesan bagi menghadapi perkembangan semasa yang pantas.