No te alcanza el día, administra tu tiempo

¿Corriendo de aquí para allá todo el día?, y es que a pesar de que hay 24 horas ¿tú sientes como si tuviera 15 minutos? Si contestaste que sí, entonces eso quiere decir que tienes problemas para organizar tu tiempo, pero ¡tranquilo! Esto tiene una solució

Cerrar la contabilidad del mes, recoger los hijos en el colegio, llamar a los proveedores, revisar el plan de mercadeo, los correos electrónicos, organizar el escritorio. La cantidad creciente de compromisos hace que mucha gente pierda el control sobre su propio tiempo y dejen de cumplir las tareas en los plazos establecidos y lleguen al final del día con ese sentimiento de culpa.

La capacidad de administrar el tiempo y gerenciar actividades entró a la lista de habilidades profesionales deseadas por los empleadores. Diferentes metodologías han surgido con la promesa de hacer rendir el día.

El autor del libro, Getting Things Done, David Allen, recomienda simplemente tener en la cabeza todo lo que se debe hacer, relajarse y ser productivo. Para lograrlo recomienda, en cambio de establecer prioridades, la adopción de un sistema fácil y confiable para almacenar y procesar toda la información referente a todo lo que necesita hacerse.

Por su parte, Antonio Azevedo, consultor brasileño, implementó un método de gestión que se ha usado en varias entidades multinacionales, que consiste en pasar por cinco etapas para alcanzar el nivel de productividad deseado, en las horas asignadas de trabajo.

La primera reflexión que deja el autor es que siempre que vaya a emprender una tarea no la haga sólo porque es importante, “hágala porque tiene disposición y energía para hacerla”. Además solamente la planeación no ayuda, es necesario el empeño para ejecutar las tareas

Si tiene la sensación de que el día no le alcanza para nada, encuentre en estos cinco pasos la solución: RECOLECCIÓN Reúna toda la información en papeles que necesita guardar, recordar y póngala en una “caja de entrada”, puede ser en un cajón, en una caja o en una carpeta especial dentro de su correo electrónico. Ponga todas las cosas que tiene pendientes en esa caja para pronto resolverlo. Procesar Su caja de entrada debe ser desocupada por lo menos una vez por día. Para procesar toda esta información es necesario dar seguimiento a todas las cosas que tiene pendientes. Es aconsejable que cuando saque una tarea pendiente de su caja la termine y ésta no vuelva. Para esto el consultor aconseja:

1. Concluya la tarea en ese mismo momento, así demore más de dos minutos hacerlo.

2. Delegue funciones y pida ayuda a sus compañeros para concluir los pendientes.

3. Haga una lista de las próximas acciones.

4. Si no se puede resolver inmediatamente, sáquela de esa caja y archívela para referencia futura.

5. Haga una lista con estas tareas pendientes.