El rol de los edificios en la era del coworking

Las oficinas y las personas que trabajan en ellas están en constante evolución. Hace 30 años, la tecnología forzaba a los trabajadores a pasar ocho horas en el mismo cubículo, por lo que los inmuebles se administraban de forma genérica, al saber con relativa facilidad dónde se encontraban los ocupantes del edificio.

Hoy nos encontramos con una fuerza laboral más ágil, que ya no trabaja todo el tiempo en sus escritorios, con horarios flexibles o que laboran ocasionalmente desde casa. A eso se suma el surgimiento del hot-desking, que se refiere a compartir un mismo escritorio entre varias personas, y el auge de espacios de coworking dentro de las organizaciones, que para 2030 puede representar el 30 por ciento del total de los espacios de trabajo en México, según la firma inmobiliaria JLL. Solo en Estados Unidos, por ejemplo, los espacios de coworking crecieron un 62 por ciento entre 2016 y 2017, y se espera que la tendencia se mantenga, de acuerdo con estimaciones de Knight Frank.

Esto demuestra que trabajar en un espacio fijo ha dejado de ser la regla, lo que exige un replanteamiento de la forma en la cual se administran las áreas dentro de los edificios por parte de sus administradores.

Aunado a ello, el crecimiento de la fuerza laboral millenial, que para 2025 será el 75 por ciento del total de los trabajadores (Deloitte), ha impuesto nuevas expectativas sobre lo que las organizaciones deberían proporcionar a su personal. Esta evolución ha resultado en nuevos dispositivos que se usan para el trabajo (laptops, tabletas, teléfonos móviles), políticas flexibles y espacios colaborativos.

De este modo es una necesidad actual saber en dónde trabajarán los colaboradores, lo que da mayor control sobre el espacio para maximizar su eficiencia. La colocación de escritorios, instalación de cubículos distribución de estaciones de trabajo son tareas relativamente sencillas, así como controlar el clima y la iluminación, cuando se tiene la certeza de que los trabajadores se encontrarán en un mismo espacio.

Sin embargo, para empoderar a los ocupantes se requiere tecnologías que permitan a los administradores integrar grandes cantidades de datos del edificio y a sus usuarios a conectarse directamente con su entorno. Esto simplifica el acceso a los espacios y facilita la colaboración. Al aprovechar los datos de este tipo de aplicaciones tecnológicas, los administradores de edificios pueden tomar decisiones en tiempo real, lo que resulta en una mayor productividad y eficiencia no solo del inmueble, sino también de la gente dentro de éste. Y es que 90 por ciento de las personas encuentra esencial la calidad de su ambiente de trabajo para su satisfacción laboral, de acuerdo con una investigación de la firma de arquitectura Gensler. Un ejemplo simple es cuando algún ocupante reporta que la temperatura de la oficina es demasiado alta y los administradores responden rápidamente ante esta incomodidad. Pero también pueden usar los datos para anticipar patrones de tráfico dentro del edificio y orientar los recursos para un uso óptimo.

El espacio vacío dentro de una oficina hace que las organizaciones paguen en exceso por el espacio que no se está utilizando y da lugar a un funcionamiento poco óptimo de los espacios. Por otro lado, también genera una fuerza laboral menos productiva. Al implementar tecnologías de software centradas en el espacio, los administradores pueden recibir información práctica sobre los espacios y les pueden dar nuevos usos, lo que resulta en mayor eficiencia y menores costos. La evolución de la tecnología ha transformado la forma en que los edificios y sus ocupantes operan e interactúan entre sí. Al aprovechar la tecnología, como las aplicaciones y el software, los gerentes de los edificios pueden dar mayor autonomía a los ocupantes, así como un espacio laboral más ameno y productivo. Por su parte, los edificios les brindan a los administradores ideas útiles para mejorar el rendimiento de la fuerza laboral, así como resultados colectivos de una organización.

Hoy que vivimos en una era en la que el coworking ha dado mayor agilidad a los colaboradores de las empresas, entender el uso de los espacios dentro de los edificios se ha convertido en una necesidad fundamental para el bienestar de los trabajadores y para el mejor manejo de los recursos de las organizaciones, además del efecto positivo al medio ambiente por el uso más eficiente de la energía.

El secreto está en los datos y la tecnología nos ayuda a obtenerlos, comprenderlos y tomar ventaja de ellos.

“El 90% de las personas encuentra esencial la calidad de su ambiente de trabajo para su satisfacción laboral”

Vicepresidente y Gerente General de Honeywell Building Solutions para Latinoamérica