Cómo reducir los costos en una empresa

No se trata de que realices recortes sin más, sino de que puedas hacer más cosas gastando menos. Optimiza tus costos revisando todos los procesos de tu empresa: la tesorería, la fiscalidad, los procesos de compras, la gestión del stock, la logística, la energía... Es el momento perfecto para ajustar tu empresa para empezar a crecer.

¿Por qué reducir los costos de la empresa?

Para las empresas, la reducción de costos es un auténtico quebradero de cabeza. Cuando una empresa se encuentra ante una situación en la que los gastos son superiores a los ingresos, por lo general, lo primero en lo que se piensa es en intentar aumentar los ingresos, casi nadie piensa en reducir los gastos en los que incurre la empresa.

Es más fácil intentar incrementar los ingresos que reducir los costos, pero sin embargo reducir los costos en una empresa suele resultar más beneficioso. La dificultad para reducir los costos se debe a que todas las empresas cuando producen un producto o suministran un servicio lo hacen minimizando los costos, o eso creen.

Así pues, vamos a intentar dar algunas ideas para reducir los costos en la empresa, ya que, aunque si se consigue potenciar las ventas los ingresos en el corto plazo pueden aumentar considerablemente, pero si se reducen los costos de producción de la empresa, posiblemente el beneficio perdure en el tiempo, ya que la empresa está modificando su estructura, su forma de trabajar, mientras que las ventas dependen de los consumidores, modas, etc. y por tanto la empresa tiene menos control sobre ellas. ¿Cómo reducir los costos de la empresa?

Cada uno conoce el funcionamiento de su empresa y debe utilizar estos conocimientos a la hora de reducir los costos de la empresa. A continuación analizaremos una serie de medidas que pueden ayudar a las empresas a reducir sus costos y aumentar la eficiencia.

• Gestión de los stocks o inventario: Para las empresas es muy importante gestionar adecuadamente su inventario; no es aconsejable que la producción se almacene durante mucho tiempo, ya que esto significa que la empresa tiene inmovilizado el capital que ha utilizado en la producción, además esto genera costos de almacenamiento. Cuanto mayor sea la tasa de rotación de stocks o inventario, mayor será el excedente obtenido por la actividad. Actualmente la tasa de rotación de stocks de las empresas españolas es excesivamente inferior a las de sus competidores internacionales. No debemos olvidarnos de los stocks defectuosos, suponen un costo irrecuperable para la empresa, así que hay que reducir al mínimo la tasa de productos defectuosos.

• Gestión de cobros y pagos: Clásicamente las empresas españolas se han preocupado en vender la mayor cantidad posible de productos o servicios sin preocuparse de las condiciones en las que lo estaban haciendo. Esto ha supuesto graves problemas de liquidez ya que había que pagar a los proveedores cuando aún no se había cobrado a los clientes. La situación ideal sería la de cobrar lo antes posible los productos vendidos y retrasar el pago al máximo, con lo que en la diferencia temporal que se cree “poner a trabajar al dinero” y conseguir sacarle algún provecho.

• Optimización del ciclo logístico de la empresa: Se entiende como tal, al tiempo y procesos que tienen lugar desde que la empresa recibe las materias primas hasta que el cliente compra el producto final. Es necesario eliminar los tiempos muertos, ya que ocasionan pérdidas de eficiencia, retrasos en la entrega del producto; si se producen por la rotura de una máquina acarrean costos de reparación o de sustitución de la máquina. Los errores de personal también pueden conllevar costos adicionales, el problema es que son difíciles de controlar, pero se pueden intentar minimizar incentivando y concienciando a los trabajadores.

• Aprovechar las redes sociales: Con las utilizaciones de las redes sociales, además de fidelizar a los clientes, se pueden suplir una serie de actividades o servicios que conllevarían un costo para la empresa. En función del servicio que queramos ofrecer podemos utilizar una red social u otra:

• Servicio de atención al cliente: Las empresas pueden habilitar el servicio de atención al cliente a través de Twitter, Facebook o foros de consulta. Con estos medios se puede ahorrar tiempo a la hora de resolver incidencias.

• Estudios de mercado: A través de cualquier red social se pueden crear pequeñas encuestas de opinión para conocer la opinión de los consumidores acerca de los productos que se ofrecen o de futuros productos.

• Selección de personal: La red social LinkedIN puede servir de gran utilidad para llevar a cabo selecciones de personal sin necesidad de intermediarios, con posibilidad de publicar ofertas y de acceder a los currículums de los aspirantes.

• Reducción de gastos financieros: Quizás este punto sea el más complicado de conseguir para una pyme. Las pequeñas y medianas empresas no tienen poder de negociación ante los bancos y las que lo consiguen lo hacen en condiciones que en muchos casos son inasumibles y acaban provocando la “muerte” de la empresa. La ayuda de un asesor profesional puede ser clave para pelear las tarifas que tienen establecidas los bancos y que, en principio, son negociables.

Además la empresa también debería, preocuparse por los gastos generales de empresa, aquellos que parece que no suman pero que al final del mes, se “comen” una porción más que considerable de los ingresos. Entre los más comunes y de mayor repercusión encontramos:

• Gastos de telefonía: Muchas veces las empresas reciben ofertas de las compañías telefónicas, sobre todo las de telefonía móvil, para que contraten una tarifa plana. En estos casos es necesario valorar si realmente hace falta una tarifa plana o es más económico pagar por cada llamada. Si al final se considera que la tarifa plana es una buena opción, lo mejor es comparar los precios de diferentes operadoras.

• Gastos en la factura eléctrica: Hay empresas, sobre todo industriales, en el que este gasto es considerable pero a la vez necesario. Pero en despachos y oficinas, el gasto que tienen las empresas en este sentido, a veces, es excesivamente elevado. Para reducir este costo las empresas pueden llevar a cabo una serie de fáciles conductas que les permitan reducir la factura de la luz: una distribución abierta de la oficina, al estilo de las compañías americanas, sin paredes, facilita que la luz penetre en el interior y se necesiten menos luces encendidas; otra buena medida es apagar todos los aparatos electrónicos innecesarios por la noche, dejando sólo los indispensables.