JUNTAS EFECTIVAS PASO A PASO

Las reuniones de trabajo se han convertido en un enemigo de la productividad. Pero puedes evitarlo.

del tiempo en las juntas, las distracciones y la falta de objetivos claros por los que se convoca hacen que un empleado promedio pierda 25% de su tiempo de trabajo en reuniones poco planificadas. Son datos de la firma de recursos humanos Robert Half, que este año preguntó sobre el tema a más de 3,000 empleados en Estados Unidos. No es el único dato: la Universidad del Norte de California encontró, en una investigación entre gerentes de diversas industrias, que 65% considera las juntas como un obstáculo para terminar sus responsabilidades a tiempo. Y 64% asegura que estos eventos se realizan sin considerar la carga de trabajo. Frente a las recomendaciones tradicionales, preguntamos a especialistas cómo tener juntas efectivas, de una vez por todas.

INTERCAMBIO DE ROLES

En una reunión hay dos tipos de personas: las ‘pasivas’, que asienten sin generar controversia, y la gente ‘segura’, que impone su punto de vista. Como resultado, hay ‘ganadores’, que creen haberse salido con la suya, y ‘resentidos’, que buscarán desquitarse porque sus puntos de vista no fueron escuchados. Para cambiar esto hay que invertir papeles y pedir a quienes no hablan que preparen sus comentarios sobre el objetivo de la reunión y al resto, que escuche.

EN HORARIO INUSUAL

En Estados Unidos, Sony suele comenzar sus reuniones a las 2:17 pm. El horario irregular hace que los asistentes recuerden que deben estar a tiempo y son más estrictos con el cumplimiento de otros compromisos, a fin de atender la próxima junta. El 66% de los empleados encuestados por Robert Half, por cierto, enlista como primer problema de las juntas no respetar los horarios en que se convoca.

TODO GRABADO Y REGISTRADO

Para dar seguimiento a los objetivos y conclusiones en una reunión, una sugerencia de los especialistas es grabar las principales ideas que surgieron. Esa ‘colección de datos’ grabada ayuda a trabajar sobre objetivos más aterrizados y, si hay dudas sobre la información, se puede retomar la grabación y evitar malentendidos en la información.

PREPÁRATE

Para agilizar las reuniones y dar seguimiento a los proyectos, es conveniente diseñar una plataforma donde se carguen materiales que sirvan como prelectura a las juntas, para que todos los participantes lleguen con una idea del proyecto y ocupen el tiempo para intercambiar opiniones, debatir ideas y tomar decisiones sin empezar ‘en blanco’. El brief debe ser muy visual, para que la gente no se aburra con la lectura, y pedirle que un día antes comparta en la plataforma sus perspectivas.