Entendamos las reuniones
Las reuniones son una de las actividades humanas más comunes en el ambiente laboral moderno. Entenderlo como facilitadores de herramientas para esta actividad puede darnos mayor facilidad para resolver mejor las necesidades de los clientes. Los fabricantes tratan de hacerlo continuamente, razón por lo que hemos visto aparecer nuevas ofertas de productos interesantes en los últimos años, como micrófonos de techo o muro, soluciones para compartir contenido de manera inalámbrica, conexiones alámbricas todas las opciones de conexión para compartir video en la interfaz en mesa, son solo algunos ejemplos de esto.
Sin embargo, a nivel integración, especialmente en países donde esta industria sigue están un poco mas verde, la tendencia no necesariamente es la misma. Muchas conversaciones con clientes siguen iniciando con la frase “Dime lo que quieres” y como lo mencionaba vicepresidente ejecutivo de durante un panel en la ultima edición de (AV Executive Conference): “ellos pueden no saberlo”. Tal vez tienen una idea de lo que necesitan, pero es normal que seamos nosotros quienes conozcamos las herramientas tecnológicas a mayor profundidad, ventajas, tipos, etc.
Julian Phillips, Whitlock,
Pero si esto es así, ¿por qué seguimos preguntando al cliente lo que quiere? En una cita médica, el doctor (al menos sí es bueno) suele iniciar pidiendo que le mencionemos los síntomas, no preguntando que “¿crees qué tienes?” o “¿qué quieres que te recete?”. No creo que sea por comodidad o a propósito, sino me parece que pudiera ser que normalmente en la industria no sabemos hacerlo diferente.
Para saber entender o identificar esos síntomas, es necesario entender la dinámica de las reuniones, sus retos y posibilidades. Para lograr esto AVIXA público el video
donde parsiendo estos dos últimos, colaboradores en empresas de coworking, un sector que definitivamente ha tenido que replantearse muchas cosas en los últimos meses.
Tanto Michael como Ham, expresaron que el mundo laboral actual implica muchas reuniones, tal vez demasiadas, pero proponen varias acciones simples para la definición y efectividad de las juntas. Pensando en el espacio laboral, la primera pregunta que hay que resolver es si la reunión es realmente necesaria, o si puede ser sustituida por un correo electrónico.
Un correo puede contener información sumamente valiosa, pero están limitados en cuanto a su interacción entre los participantes o destinatarios. Una reunión realmente es necesaria cuando la interacción entre múltiples personas lo requiere. Otro punto que puede ayudarnos a definir si una reunión es necesaria o no, es una agenda u objetivo claro. Si esto no existe, tal vez sea necesario asegurarnos de que una junta sea el siguiente paso, o si hacen falta actividades previas a esta. si se realiza la reunión, es fundamental asegurarse que alguien tome notas en la misma para poder dar seguimiento y asegurar la efectividad de la misma.
Lo que refiere herramientas es un punto adicional a considerar. Este tiempo de pandemia permitió que los usuarios se acostumbraran al uso de diferentes plataformas para reunirse y comunicarse —algunas profesionales, otras de nivel consumo, algunas más seguras que otras— pero esto generó un ecosistema demasiado diverso, mucho más de lo que los departamentos de tecnologías de información quisieran.
Esto trajo una complejidad interesante a considerar ya que como también lo mencionamos en algún caso previo, BYOD se convierte en BYOA (Bring Your Own App), aspecto que será necesario tener en mente tanto por los responsables de TI, como por quienes ofrecemos herramientas que deberán ser compatibles con múltiples plataformas.
El mejor ejemplo de esto puede ser una persona de ventas, quien no necesariamente podrá usar siempre su plataforma de