DESORDEN DE ARCHIVOS OBSTRUYE TRANSPARENCIA
“Es necesario empezar a corregir esta situación; hay más de 12 mil 500 instituciones con documentos públicos que deberán incorporarse al nuevo sistema; se requieren 450 mdp, pero solo asignaron 17 millones para 2018”
Aunque los documentos públicos son fundamentales para el combate a la corrupción, el desorden en el que se encuentran los archivos gubernamentales en estados, municipios, e incluso de la Federación, dificulta esa lucha, por lo que es necesario empezar a ponerlos en orden; sin embargo, los recursos económicos no alcanzan, advierte Mercedes de Vega, directora del Archivo General de la Nación (AGN).
Con la nueva ley general, recién aprobada en el Senado, el AGN se convertirá en la cabeza del Sistema Nacional de Archivos, que coordinará la gestión documental de municipios, gobiernos estatales, legislaturas federal, locales y de los poderes judiciales federales y estatales, pero también de sindicatos, partidos y fideicomisos de todo el país, con lo cual se complementará el trabajo de los sistemas nacionales de Transparencia y Anticorrupción.
Según cálculos del AGN, en el país hay más de 12 mil 500 instituciones con archivos públicos que deberán incorporarse al nuevo sistema.
Para cumplir con esa labor, el AGN requerirá de un presupuesto de 450 millones de pesos; sin embargo, para 2018 se le asignaron apenas 17 millones para operar.
La Ley General de Archivos forma parte del paquete de leyes de la reforma constitucional en materia de transparencia y rendición de cuentas, pues los archivos son la base fundamental para el combate a la corrupción, con lo que la sistematización de los documentos garantizará un mejor acceso a la información.
“Cuando se actúa mal, en donde queda documentada una acción incorrecta de un servidor público es precisamente en los archivos; lo primero que hace un auditor cuando llega a una dependencia es pedir los expedientes, los documentos; de otra manera no hay posibilidades de hacerla, de ahí que tanto se diga que los documentos y los expedientes son instrumento fundamental para la rendición de cuentas”, aseguró.
Un diagnóstico elaborado por el AGN sobre los archivos en el país concluyó que “es innegable que hay avances que han propiciado la transparencia y la rendición de cuentas en el país, pero falta un camino largo por andar para lograr cubrir las demandas que la reforma constitucional del 7 de febrero de 2014 impone en tiempos y exigencias para satisfacer las expectativas de un Sistema Nacional de Transparencia. Esto no será posible si antes no se logran consolidar los sistemas institucionales de archivos (SIA), que son el núcleo duro de los centros de información gubernamental”.
El diagnóstico sobre la situación de instituciones federales, estatales y municipales reveló que menos de 45 por ciento ha integrado sus archivos a un sistema institucional, que más de 60 por ciento del personal que labora en los archivos desempeña otras actividades y solo 59 por ciento recibe cursos de capacitación.
Además, solo 30 por ciento de los archivos consultados dispone de instalaciones suficientes y adecuadas para el resguardo de sus documentos, mientras que únicamente 24 por ciento tiene
“Además de los retos presupuestales, deben sortearse obstáculos de infraestructura” “No sirven, son lo último; puede estár en el sótano, en una bodega”, son algunos de los prejuicios
mobiliario suficiente y adecuado.
La directora del AGN explicó que además de los retos presupuestales a los que se debe enfrentar el Sistema Nacional de Archivos, también deben sortearse obstáculos de infraestructura y de personal capacitado.
—¿Por qué no se ha tomado en serio la necesidad de recursos que tienen los archivos?
— Hay ignorancia y prejuicios: “el archivo no sirve”, “el archivo es lo último”, “el archivo puede estar en el sótano, puede estar en una bodega, puede estar en un estacionamiento, en el lugar más inhóspito, en el lugar más inadecuado”. Ahí es a donde generalmente se manda al archivo, y esto se debe a que hay un problema de desconocimiento de lo que significa. No solo son un tema de memoria, de investigación, los archivos tienen que ver con el ejercicio cotidiano de la administración pública.
De Vega asegura que “estamos en un parteaguas de lo que será en el futuro la organización de los archivos mexicanos”.
Explicó que la nueva ley convierte al archivo en un organismo con autonomía plena que deberá gestionar sus propios recursos y ser la cabeza de la organización de los más de 12 mil 500 archivos de todo el país.
—¿Qué necesidades tienen los archivos en México?
—Hay distintos tipos que habrá que cubrir inmediatamente. La primera es que se reconozca la figura, como lo marca la ley, de un coordinador de archivos, es decir, que los archivos pasen de la inexistencia en los organigramas de la administración pública, a existir.
“Habrá que crear un sistema institucional de archivos, eso implicará una reingeniería de muchos de los procesos que se llevan a cabo en la administración pública municipal, estatal o federal. Desde luego, los recursos financieros y humanos, además esos recursos humanos tendrán que capacitarse”. —¿Qué riesgos corren los archivos? —El riesgo de ser robados, de ser motivo de un tráfico ilícito y de venderse al extranjero. Corren el riesgo de perderse, porque están en condiciones inadecuadas en lugares inapropiados. —¿Qué estados le preocupan? —Los que ni siquiera tienen una ley en este momento. Creo que en esos estados es en donde habrá que poner mayor atención: Sinaloa, Tamaulipas, Nuevo León y Durango.
Para cumplir con su nueva labor de ser la cabeza de los archivos a escala nacional, el AGN requerirá también elevar su plantilla de personal, al menos en cien trabajadores más de los 231 que tiene actualmente.