La incertidumbre como ingrediente en la industria de reuniones

El virus del covid-19 ha sido la mayor disrupción global de nuestros tiempos y la mayoría de los sectores económicos, sociedades profesionales y gremios han sido sacudidos sin indulgencia por esta crisis sanitaria.

LA INDUSTRIA DE EVENTOS, EN SU misión inherente de conectar, estrechar, reunir y vincular personas alrededor de objetivos educativos, comerciales, motivacionales o recreativos fue, en primera instancia, una de las más afectadas por la pandemia con considerables pérdidas económicas.

La relajación de las restricciones de movilidad ha comenzado a reflejar signos de recuperación, pues ya en múltiples destinos globales se están llevando a cabo reuniones presenciales con mucho éxito; sin embargo, la incertidumbre sigue circulando entre nosotros, y ante la nueva realidad a la que nos enfrentamos como industria es necesario adaptar nuestros modelos de negocio y operación derivado de los profundos cambios que ha dejado esta crisis sanitaria. Así, debemos pues demostrarle al tomador de decisiones, participante o asistente que el destino, recinto y prestadores están preparados para garantizar una experiencia segura en todos aspectos.

Se debe considerar que algunos asistentes preferirán esperar antes de comenzar a viajar nuevamente, por lo que las reuniones híbridas darán la opción de asistir físicamente o conectarse digitalmente, formato que permitirá que automáticamente aumenten las audiencias potenciales; se podrá también utilizar cada bit de información producida (big data), lo que nos ayudará a proveer ideas cruciales para mejorar los eventos y las experiencias.

La pandemia también nos hizo atestiguar la regeneración natural y ecológica de algunos destinos densamente visitados, por lo que el énfasis en la sustentabilidad estará más consistentemente en la prioridad del organizador y participante individual. También es importante mencionar que la tendencia que prevalecerá, que es la esencia de nuestra industria y que está sustentada por estudios científicos, es esa necesidad del contacto físico e interrelacionarnos, pues satisface la necesidad de sentido de pertenencia, refuerza la confianza y provoca bienestar colectivo.

Un elemento fundamental para que se lleven a cabo los cambios que están redefiniendo los roles dentro de la cadena de valor de la industria de reuniones es lo relativo al desarrollo, atracción y retención del talento humano, pues es el factor clave del éxito ante cualquier eventualidad y que hoy necesita reforzar habilidades que logren poner en el centro de las operaciones a los clientes, que es la única razón de ser de una empresa.

Otro ingrediente básico en esta reingeniería de modelos de negocio es la necesaria colaboración entre todos los jugadores, como parte de un todo, pues es esencial al implementar los protocolos sanitarios que deben verse ejecutados para grantizar una experiencia consistente en todos los puntos de contactos del participante en una reunión.

Es muy claro que, para reactivar nuestra vibrante industria y garantizar su legado social, económico y educativo, se requiere un enorme sentido de adaptabilidad con base en pilares estratégicos:

1. Priorizar la seguridad física, cibernética y sanitaria en todas las decisiones que tomemos desde el diseño hasta la conclusión de los eventos.

2. Adoptar una narrativa que reconozca la transmisión de la confianza como la más vigente de las monedas de cambio.

3. Respetar la autonomía del participante individual, ofreciéndole alternativas para consumir información, activar negocios o interrelacionarse con los demás.

4. Reconocer y promover a la industria de eventos en su rol para reactivar otros sectores económicos.

5. Entender que la participación en los eventos tiene que obedecer a un propósito, con su trascendencia social, educativa o económica.