Sept clés pour améliorer son télémanagement Tendances
Dans son ebook gratuit, la Toulonnaise Delphine Bérain, coach auprès des entreprises, livre des solutions pratico-pratiques pour améliorer le télétravail et rendre efficace le management à distance
Voyant arriver la deuxième vague de confinement, j'ai voulu apporter ma petite contribution à cette période de crise. » Coach professionnelle certifiée, formatrice en time management et consultante en mobilité professionnelle à Toulon, Delphine Bérain accompagne toute l'année des managers, dirigeants et entrepreneurs du territoire pour les aider à optimiser leur organisation, maximiser leur temps et augmenter leur efficacité. Durant le premier confinement, cette professionnelle a recueilli, par téléphone et à l'aide d'un petit questionnaire qu'elle a envoyé à ses connaissances, de nombreux témoignages sur la façon dont chacun a pu vivre le télétravail, et conçu un e-book téléchargeable gratuitement et accessible à tous. « J'ai pris conscience de la difficulté de mettre en place le télétravail dans bon nombre de situations. Les managers ont dû s'adapter au management à distance. Les salariés ont télétravaillé dans un environnement plus ou moins facile. Certains avaient beaucoup de contacts avec leur manager, voire trop. D'autres avaient l'impression d'être délaissés car leur manager, débordé sur d'autres tâches, ne donnait plus de nouvelles. La visioconférence est devenue le mode de communication phare avec, parfois, des risques d'overdose et la mise en difficulté de certaines personnes. Les managers ont dû réinventer les formats de réunion, les rituels, déléguer, faire confiance par défaut. »
Face à ce constat et au reconfinement, Delphine Bérain partage, dans son ebook quelques outils simples à mettre en oeuvre, utiles à tous, managers, dirigeants et collaborateurs, pour faciliter le maintien de la motivation et l'engagement des salariés, et aider les managers à être efficaces tout en prenant soin des relations avec leurs équipes. Bref, « 7 clés fondamentales pour manager à distance avec efficacité et bienveillance ».
. Assouplir les horaires de travail
Le management à distance demande plus d'énergie que le management classique car il nécessite de maintenir la cohésion d'équipe et de prendre en compte les outils technologiques. » Les conseils de Delphine Bérain : « Posez un cadre mais soyez flexible et tenez compte des spécificités. Je préconise de convenir entre l'équipe et le manager de plages horaires où on peut se joindre, où on sait que tout le monde est là, disponible, par exemple de 10 h à 12 h et de 14 h à 16 h. Le reste du temps, chacun s'accommode à sa façon, du moment que le travail est fait, peu importe
«à quel moment. On garde ainsi un cadre pour travailler en collectif mais aussi de la souplesse en fonction des contraintes personnelles de chacun. Il faut que le manager apprenne à lâcher prise et à faire confiance. Ne plus avoir les salariés sous la main, de ne plus les voir, c'est difficile pour certains mais c'est une façon ici de les responsabiliser et de les faire monter en compétences en autonomie. Au manager de s'adapter à chacun de ses collaborateurs car certains ont besoin de plus ou moins de présence. Nous sommes tous différents. »
. Adopter la smart attitude
J'ai choisi cet acronyme pour se fixer des objectifs. Pour être efficaces, ces objectifs doivent toujours être positifs, très précis (plus on sera clair sur ce qu'on veut, plus on aura de chance de l'atteindre) et mesurables. Ils doivent être déterminés au préalable, ambitieux mais réalistes. Pour arriver à cette petite marche, il faut une notion de temps, se dire à quelle date
«ils doivent être réalisés. Plus le manager connaît ses objectifs de façon précise, plus il peut fixer des objectifs clairs à ses collaborateurs. Le fait de voir qu'on progresse renforce la motivation et l'efficacité des actions. J'appelle cela la boucle du succès. Le choix des mots ici est important, dans la façon de donner le message, au risque sinon d'être contre-productif. »
. Prioriser ses actions
Il faut gérer les urgences, les siennes avant celles des autres quand c'est possible. » Delphine Bérain préconise la to-do liste. « Nous ne sommes pas obligés de tout laisser tomber pour répondre à l'autre parce qu'on a envie de lui rendre service. On peut apprendre à dire non ou à négocier, à reporter ou à ne pas répondre
«tout de suite. Nous avons tous des listes à rallonge de choses à faire. Je recommande de n'en choisir que deux ou trois à boucler absolument dans la journée, notre essentiel. En se fixant moins d'objectifs, on a l'assurance de s'y tenir. Ça apporte de la satisfaction et de l'efficacité. On fait le tri dans tout ça et on reprend la main. Ce qui laisse ensuite du temps pour répondre aux autres ensuite. »
. Communiquer efficacement
Même si on se voit en visio, on perd une partie de la communication non-verbale. Comme au téléphone. D’où l’importance de l'intonation, du débit de paroles et des silences. On ne porte pas assez attention à ce qu'on dit. Je parle des mots qui passent et qui cassent dans mon ebook, de la façon de dire les choses et qui peuvent faire réagir les gens. Ce qui peut brouiller le chemin du message. Ce n'est pas parce qu'on l'a déjà dit une fois ou deux à son collaborateur que c'est acquis. Il ne faut pas hésiter
«(D.R.) à répéter, à y revenir si besoin. »
. Donner de la reconnaissance
C'est mon chouchou car on parle toujours de ce qui ne va pas et rarement l'inverse. J'invite à mettre des lunettes de couleur et à prendre cette habitude d'insister sur la gratitude, le merci, mais il faut qu'il soit authentique, factuel et argumenté, pour dire précisément au collaborateur ce qu'il a bien fait et pourquoi c'est apprécié. Ça permet de rééquilibrer le jugement et ça a tellement d'effet sur la motivation. Ça permet d'aborder ensuite les points à améliorer .»
«. Optimiser les réunions à distance
Pendant le premier confinement, il y a eu des réunions dans tous les sens, qui s'éternisaient. Mes conseils, c'est de s'assurer que les personnes sont bien disponibles, qu'elles ont bien reçu les liens de connexion à la réunion pour ne pas perdre de temps. Le fait de bien se positionner devant la caméra, de respecter les horaires, de choisir son décor, de regarder aussi son interlocuteur, je donne quelques clés utiles. »
«. Ritualiser des réunions flash
L'idée est de se donner rendezvous par exemple 30 minutes, tous les lundis matin, pour livrer rapidement ses objectifs de la semaine. Aidé d'un maître du temps, chacun s'engage à faire connaître ce qu'il a à faire, de façon à impliquer les participants. On peut aussi imaginer des réunions en mode soutien collectif. Le collaborateur expose sa problématique et chacun apporte ses propositions. L'idée est d'élargir le point de vue, d'apporter un regard nouveau, sur des temps très courts. Il ne faut pas qu'il y ait trop de monde et que ça dure trop longtemps. »
«