Vereniging Zakelijke Rijders

Elk jaar in januari mag je als zakelijk rijder een keuze maken: bijtellen over de nieuwwaarde van je auto of een maximum van 500 privékilometers aanhouden. In dat laatste geval moet je je administratie goed op orde hebben. En bezin eer je begint, want de keuze voor 2018 staat voor het hele jaar vast.

Met een versoberde kortingsregeling op de bijtelling (4 procent elektrisch, 22 procent op de rest) ligt het voor de hand dat veel zakelijke rijders voor 2018 zullen nadenken om niet te gaan bijtellen en kiezen voor de 500 vrije kilometers die ze van de Belastingdienst mogen rijden. Die laatste keuze kan financieel aantrekkelijk zijn, maar let op, de overheid gelooft je niet op je woord. Laat je de bijtelling vallen, dan betekent dit dat je een bijzonder secure kilometeradministratie moet gaan bijhouden. Bezin dus voor je begint …

STRIKTE REGELS

De Belastingdienst hanteert strenge regels, die je niet gemakkelijk met een kladblokje en pen naleeft. De eisen zijn duidelijk. Wanneer je kiest voor ritregistratie, zul je elke afzonderlijke rit nauwkeurig moeten registreren. Met een rit wordt elke enkele reisafstand tussen twee punten bedoeld. Per rit moeten de datum, de begin- en eindstand van de kilometerteller, de adressen van vertrek en aankomst worden vastgelegd. Maar ook de afgelegde route, als dit niet de gebruikelijke route is.. Daarnaast moet per rit aangegeven worden of het een zakelijke rit of een privérit betreft. Wanneer je tijdens een zakelijke rit even omrijdt voor privé- doeleinden, moet je de omrijkilometers apart noteren. Vroeg je je af waarom een kladblokje en een pen niet voldoen? Zelfs wanneer de ritregistratie relatief eenvoudig is, moet alles nauwkeurig bijgehouden worden. Maak je met je zakelijke auto alleen woon-werkkilometers, dan dien je per werkdag twee ritten te registreren: de rit van je woning naar het werk en de rit terug. Rijd je een keer om, om een file te vermijden, een bos bloemen voor je vrouw te kopen of vanwege een wegopbreking, dan moet je die aangepaste route noteren. De omweg voor de bos bloemen moet geregistreerd worden als een privérit. Naleving van deze regels wordt steeds strenger en zeker nu de bijtellingsregeling is versoberd en er verwacht wordt dat meer automobilisten zullen overstappen van bijtelling naar ritregistratie, is de Belastingdienst op zijn qui-vive. Tijdens controles van de dienst moet je als automobilist duidelijk kunnen aangeven wat het doel van de rit was wanneer je deze genoteerd hebt als een zakelijke rit. Het is dus niet alleen van belang dat je de ritten goed en duidelijk registreert, maar ook dat je een complete agenda bijhoudt waarin je terug kunt vinden waarom je een bepaald adres hebt bezocht. De Belastingdienst raadt vervolgens aan om de registratie tot en met vijf jaar na afloop van het bewuste kalenderjaar te laten bewaren bij de loonadministratie van de werkgever.

CONTROLE

De Belastingdienst kan op twee momenten controleren of je aan de eisen hebt voldaan en of het aantal privékilometers niet is overschreden. Dit kan gebeuren bij een belastingcontrole bij de werkgever of bij een controle van de inkomstenbelasting van de werknemer. Onlangs maakte de overheid bekend om naast de 130 kentekenregistratiecamera’s die langs de snelwegen staan nog eens 200 camera’s op flitspalen langs B-wegen te monteren. Het gaat hier echter om zogenaamde ANPRcamera’s die eigenlijk alleen gebruikt mogen worden om kentekens te registreren die op een lijst staan van auto’s die gebruikt zijn bij criminele activiteiten, gestolen zijn of waarvan de eigenaar boetes heeft openstaan. Wanneer

De Belastingdienst hanteert strenge regels, die je niet gemakkelijk met een kladblokje en een pen naleeft.

een gefotografeerde auto niet op de lijst met gezochte kentekens voorkomt, moet de informatie onmiddellijk vernietigd worden. Er is echter al wetgeving in de maak die bepaalt dat de gegevens vier weken bewaard mogen worden. Ook beschikt de Belastingdienst zelf over dergelijke mobiele camera’s. Deze worden gebruikt om mensen met een belastingschuld op te sporen. Ook in dit geval moet de informatie eigenlijk onmiddellijk verwijderd worden wanneer er geen sprake is van een hit. Er zijn echter genoeg verhalen bekend waarbij de Belastingdienst de informatie gebruikte om aan te tonen dat er privéritten als zakelijk werden opgegeven. Eerder dit jaar verbood de Hoge Raad de Belastingdienst de ANPR-techniek te gebruiken om ritregistraties te controleren. Wanneer je niet onomstotelijk kunt bewijzen dat een rit zakelijk was, kan de Belastingdienst de betreffende kilometers bij de privékilometers optellen. Wanneer je vervolgens boven de 500 kilometer komt, zal de Belastingdienst met terugwerkende kracht alsnog bijtelling rekenen en kan er een extra boete bovenop gelegd worden van enkele duizenden euro’s. Genoeg reden dus om eens goed na te denken of je echt afstand wilt doen van de bijtelling.

REGISTRATIESYSTEMEN

Kies je er voor 2018 voor om je kilometers te gaan registreren in plaats van bijtelling te betalen, dan doe je er goed aan om een ritregistratiesysteem aan te schaffen. Dit scheelt veel administratieve rompslomp. Kies je voor een systeem met keurmerk, dan weet je ook zeker dat de Belastingdienst genoegen neemt met de informatie. De systemen houden het aantal gereden kilometers per rit, de begin- en eindpunten van de rit en de route nauwkeurig bij. Voor elke rit kun je aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Op de site van de Vereniging Zakelijk Rijders is een lijst met aanbieders terug te vinden. Voor auto's van fleetowners geldt vaak dat er geen privékilometers gemaakt mogen worden. Deze bedrijven maken in hun wagenpark vaak gebruik van ritregistratie- systemen. Wanneer zakelijke auto’s uitgerust worden met dergelijke systemen, is het van belang dat er goede afspraken gemaakt zijn met de werknemers die van de auto’s gebruikmaken. Vooral de privacy is voor veel werknemers een bron van zorg, want wat gebeurt er met de gegevens en wie mag ze inzien? Dit moet vooraf goed afgesproken worden tussen de werkgever en de werknemer en de afspraken mogen niet in strijd zijn met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De ondernemingsraad moet bij grotere bedrijven instemming geven om deze ‘kastjes’ te plaatsen. Bij kleinere bedrijven moeten de afspraken gemaakt worden met de individuele werknemer. Daarbij kunnen vragen aan bod komen als: is er een noodzaak toe? Wat gaat de werkgever met de gegevens doen? Is de privacy van de werknemers gewaarborgd? En kan de werknemer de gegevens inzien? De VZR heeft als hulp hierbij een privacyregeling voor ritregistratieystemen ontwikkeld.