Hulpfuncties tegen dataverlies in Microsoft Office
Microsoft Office biedt allerlei hulpfuncties tegen ongewenst dataverlies. Als je die goed instelt kun je er documenten mee redden bij een stroomuitval of computercrash. De automatische maatregelen kunnen echter ook ongewenste neveneffecten hebben.
Als je je werk niet regelmatig opslaat, riskeer je dat je wat kwijtraakt. Dan is het gedaan met je geniale inval of de net moeizaam geschreven alinea’s. Het scherm is dan weer net zo leeg als het voor de stroomuitval was. Microsoft Office bevat gelukkig verschillende functies die je helpen om dergelijke verliezen zo veel mogelijk te vermijden. Twee daarvan zijn er al langer, een is redelijk nieuw. De functies gebruiken
verschillende manieren om hun doel te bereiken – en hebben voor een deel ook eigen nadelen.
Bij een crash, een stroomuitval of een computerherstart kan de functie AutoHerstel helpen. Die kan in elk geval een redelijk actuele versie van een Word-, Excel- of PowerPoint-bestand weer herstellen. De functie AutoHerstel moet je niet verwarren met de functie voor een automatische back-up. Die helpt je verder als je een aanwezig Word-document iets te voortvarend per ongeluk overschrijft. Een automatische back-up is een soort mini-versiebeheer – maar dan helaas met precies één vorige versie. Alleen voor Office 365-abonnee’s is er nog een derde back-upfunctie beschikbaar: Autosave. Daarbij worden geen back-ups aangemaakt, maar wordt de gebruiker alleen het regelmatig handmatig opslaan uit handen genomen van Officebestanden die op een cloudserver staan van Microsoft.
Dat kan heel handig zijn, maar sommige workflows juist saboteren.
Sinds Office 2007 biedt Microsoft met AutoHerstel een mechanisme om van werkbestanden automatisch met regelmatige tussenpozen een kopie op te slaan. Als door een systeemcrash of een herstart van Windows het document onbedoeld niet opgeslagen wordt, moet je de laatste stand van zaken redelijk actueel weer kunnen herstellen.
AutoHerstel wordt standaard geactiveerd. Word, Excel en PowerPoint maken dan ook elke tien minuten een kopie van het geopende bestand. Zo bestaat er altijd een redelijk actuele versie, ook als je het bestand zelf al langere tijd niet handmatig hebt opgeslagen. Als locatie voor het opslaan van de herstelbestanden voor Word wordt standaard %HOMEPATH%\AppData\Roaming\Microsoft\Word gebruikt, voor bestandskopieën van Excel en PowerPoint zijn dat de overeenkomstige submappen. Het herstelinterval en de doelmappen zijn aan te passen. De instellingen daarvoor staan bij de Opties van de betreffende Office-programma’s bij het onderdeel Opslaan.
Bij omvangrijke documenten kan het lastig zijn als het programma met regelmatige intervallen een paar seconden niet op je invoer reageert. Dat is echter alleen te voorkomen door de AutoHerstel-functie helemaal uit te schakelen. Als je dat wilt doen, moet je bij ‘Bestand / Opties / Opslaan’ het vinkje bij ‘Elke xx minuten AutoHerstel-gegevens opslaan’ verwijderen. Het is vaak echter beter op die plek een groter tijdsinterval in te stellen, bijvoorbeeld 30 minuten. Dat werkt in elk geval minder irritant en houdt het mogelijke verlies van wat je gedaan hebt nog enigszins binnen de perken.
Elke keer als AutoHerstel een back-up aanmaakt, maakt die functie ook een registersleutel aan die dan bij een volgende start van Word, Excel of PowerPoint opgevraagd wordt. Als zo’n sleutel bestaat, dan zijn er dus herstelkopieën van niet opgeslagen bestanden. Dan opent links naast het werkvenster een lijst met de naam ‘Documenten herstellen’ met daarop de namen van die bestanden. Als je op een van die bestanden klikt met de rechter muisknop, kun je de herstelkopieën via het contextmenu herstellen of uit de lijst verwijderen. Verschijnt er geen lijst, wat soms om onverklaarbare redenen gebeurt, dan helpt het vaak om te klikken op ‘Bestand / Info’. Bij ‘Document beheren’ heb je dan eveneens toegang tot de automatisch opgeslagen back-ups.
Ook van documenten die nog niet opgeslagen waren en daardoor nog geen naam hebben, staan daar de herstelkopieën. Na het selecteren van ‘Niet-opgeslagen documenten herstellen’ opent een Verkenner-dialoog in de map UnsavedFiles. Van daaruit kun je het ontbrekende bestand meestal handmatig terugvinden op basis van de datum en de bestandsgrootte en meteen openen. Alle herstelkopieën hebben de extensie .asd, maar ze zijn met de bijbehorende Office-programma’s meteen te openen.
AUTOMATISCHE BACK-UPS
De functie voor het automatisch back-uppen zit in Word en Excel sinds versie 2007. Bij PowerPoint ontbreekt deze. Met die functie kun je de gemaakte inhoud in teksten en werkbladen beschermen tegen onbedoelde veranderingen. Je hebt dan dus altijd een versie van voor de laatste bewerkingen. Een al aanwezig Word-tekstbestand wordt bij het opslaan dan eerst hernoemd naar ‘Back-up van
Die functie, die je als een rudimentair versiebeheer met één niveau zou kunnen zien, is standaard uitgeschakeld. De vinkjes voor het activeren ervan zitten bij Word en Excel op totaal verschillende plekken. Bij Word schakel je de functie in bij ‘Bestand / Opties / Geavanceerd’ door daar vervolgens bij Opslaan ‘Altijd back-up maken’ aan te vinken. Bij Excel is het nodig
om die optie voor elke werkmap apart in te schakelen. Daarvoor klik je op ‘Bestand / Opslaan’ of ‘Bestand / Opslaan als’ en daarna Bladeren. Bij het item Extra (naast de knop Opslaan) ga je naar ‘Algemene opties’ en vink je vervolgens ‘Altijd back-up maken’ aan. Als je wilt kun je daar ook meteen een wachtwoord invullen om de werkmap te beveiligen.
CTRL+S IS OUDERWETS
Abonnees van Office 365 krijgen van Microsoft sinds enige tijd een andere back-upfunctie, die principieel verschilt van de twee andere al genoemde methoden – maar niet geheel onproblematisch is. Die autosavefunctie maakt geen extra back-upbestanden aan, maar moet de gebruiker ontlasten bij de lastige taak zijn werk regelmatig op te slaan. De automatische functie slaat het bestand zelfstandig elke paar seconden op, dus je hoeft niet na elke zin op Ctrl+S te drukken. Helemaal linksboven bij het snelstartpictogram van Word, Excel en PowerPoint zit een schakelaar met de functie ‘Automatisch opslaan’.
Belangrijk: dat automatisch opslaan werkt alleen als het bestand op OneDrive, OneDrive for Business of SharePoint Online opgeslagen is. Die functie zou wel eens een soort bijeffect van een andere functie kunnen zijn: in de cloud opgeslagen Office-bestanden kunnen namelijk gemeenschappelijk bewerkt worden – geheel zonder in of uit te hoeven checken. Om veranderingen van een collega te kunnen zien, moet die ze altijd eerst opslaan. Om een soort van realtime samenwerking te kunnen krijgen, zoals bij Google Documenten, moeten alle deelnemers dan zeer vaak op Ctrl+S drukken. En dat is nu precies waar deze functie voor het automatisch opslaan voor is. Maar dat gebeurt dan ook als je helemaal alleen aan een Office-bestand aan het werk bent.
Voor degenen die zich het regelmatig opslaan niet helemaal eigen hebben gemaakt, kan een functie voor het automatisch opslaan een hulpmiddel zijn. Die functie wordt door veel gebruikers echter ook vervloekt omdat die je manier van werken of een workflow kan saboteren. Als je bijvoorbeeld de datum van bestanden als middel gebruikt voor het organiseren ervan, moet je heel goed uitkijken als je een bestand alleen opent om te lezen. Een nog zo kleine onbedoelde verandering zorgt ervoor – ook als je die meteen weer ongedaan maakt – dat er dan automatisch een versie wordt opgeslagen. Daarmee verandert tegelijkertijd de datum van het bestand naar nu.
Ook als je bestaande documenten als sjabloon gebruikt en die na het bewerken onder een nieuwe naam opslaat, moet je even goed uitkijken. Stel bijvoorbeeld dat je facturen maakt met Word en oudere rekeningen voor dezelfde ontvanger als sjabloon opent. Daarin overschrijf je de prijzen of diensten om met ‘Opslaan als’ een nieuw document aan te maken. Je loopt dan in de val. De sjabloonfactuur wordt namelijk vrijwel meteen na de eerste verandering automatisch opgeslagen, waarbij de oudere gearchiveerde inhoud wordt overschreven. Tijdelijk bedoelde filterweergaven in Excel leiden tot een zelfde probleem, en dat geldt ook voor tijdelijke veranderingen aan een bestand voor een ‘wat zou er gebeuren als’-scenario.
Om het ongewenste bijeffect van het overschrijven van inhoud te verhinderen, moet je het oorspronkelijke geopende bestand dan per se al vóór de eerste wijziging onder een nieuwe naam opslaan. De optie daarvoor zit in de backstage-weergave (als je op Bestand klikt) en heet voor in de cloud opgeslagen documenten ‘Kopie opslaan’. Die doet echter precies hetzelfde als ‘Opslaan als’, dat alleen beschikbaar is bij lokale of in het lokale netwerk opgeslagen bestanden. De onder de nieuwe naam aangemaakte kopie wordt automatisch gebombardeerd tot het actieve document.
Om het ongewild overschrijven tegen te gaan, is het automatisch opslaan ook uit te zetten – daarvoor hoef je alleen het vinkje linksboven bij ‘Automatisch opslaan’ uit te zetten. Die instelling geldt dan echter wel alleen voor het huidige document. Voor andere uit de cloud geopende documenten of nieuw gemaakte bestanden is het automatisch opslaan automatisch weer actief. Als je de functie trouwens uitschakelt nadat er al een nieuwe versie automatisch is opgeslagen, krijg je daar in elk geval wel een melding van.
Na veel bezwaren van gebruikers heeft Microsoft alsnog de mogelijkheid ingebouwd om het automatisch opslaan in het algemeen uit te schakelen. Daarvoor moet je bij Word het vinkje verwijderen bij de wat cryptische optie ‘Bestand / Opslaan / OneDrive- en
SharePoint Online-bestanden standaard automatisch opslaan in Word’. Bij Excel zit de overeenkomstige optie op dezelfde plek. Daarna is het automatisch opslaan standaard uitgeschakeld, maar je kunt het met de schakelaar linksboven naast de werkbalk Snelle toegang naar wens activeren voor afzonderlijke bestanden. Voor systeembeheerders is er een overeenkomstige group-policy onder ‘Microsoft Office\Autosave’.
Het probleem van het ongewild overschrijven door het automatisch opslaan wordt wat minder urgent doordat Office 365 een versiebeheer biedt – maar alleen voor Office-documenten die in de cloud zijn opgeslagen. Voor de eerdere versies van een bestand klik je op de naam van het bestand op de titelbalk van het Word-, PowerPoint- of Excel-venster. Dan opent een menu, waarbij je klikt op het item Versiegeschiedenis. Dan verschijnt er aan de rechterrand een lijst van opgeslagen eerdere versies. Als je daar met ‘Versie openen’ een bestand selecteert, wordt dat in een extra venster geopend, beveiligd tegen schrijven. Via knoppen op een werkbalk bovenin, tussen de menubalk en het document, kun je het document herstellen of kun je het vergelijken met de huidige versie.
Omdat niet bij elke kleine wijziging meteen een nieuwe versie van een document wordt opgeslagen, is het wat onduidelijk welke bewerkingstoestand op een bepaald moment te herstellen is. Je kunt dat alleen een beetje afleiden aan de bijbehorende tijd en door het te vergelijken met het huidige document. Blijkbaar worden al opgeslagen versies zelfs overschreven als ze niet zo heel veel verschillen van de vorige versie. We konden daar echter geen regelmaat in ontdekken.
SMARTTOOLS-VERSIEBEHEER
Wil je niet dat er automatisch opgeslagen wordt, maar wel onbeperkt veel back-upversies bij het handmatig opslaan, dan kan dat bij Word en Excel alleen door die functie toe te voegen via een apart te installeren invoegtoepassing. Onder de naam SmartTools biedt het gelijknamige bedrijf een omvangrijke verzameling aan addins voor Microsoft Office. Enkele daarvan zijn betaald, maar veel ervan zijn gratis – waaronder ook de invoegtoepassing AutoBackup, die er is voor Word en voor Excel. Om die te kunnen gebruiken hoef je je alleen maar te registreren met een e-mailadres. Het is van origine een Duitse add-in, maar als hij eenmaal geïnstalleerd is kun je bij Optionen de taal op English zetten.
Elke keer als je een bewerkt bestand opslaat via het desbetreffende menu-item of met Ctrl+S, maakt de tool een kopie aan van de huidige versie in een van tevoren aangegeven doelmap. Daar ontstaat dan een naadloze versiegeschiedenis. Die map kan op een lokale schijf staan of op een netwerkshare. Ook de lokale synchronisatiefolders van Dropbox, Google Drive en OneDrive zijn als opslaglocatie mogelijk.
De versiekopieën krijgen automatisch een naam – naar keuze met een doorlopende nummering of met een op de seconde nauwkeurige tijdstempel voor of na de originele naam. Tot nu toe is er geen begrenzing voor het aantal back-ups dat je kunt bewaren. Als je uit gewoonte heel vaak op Ctrl+S drukt, komt de back-upmap al snel vol te staan met een heleboel bestanden.
De add-ins van SmartTools bieden ten opzichte van de eigen back-upmogelijkheden van Microsoft zelf een paar voordelen: ze werken namelijk met alle Office-versies vanaf 2007, ze gebruiken geen opslag in de Microsoft-cloud en ze produceren meteen bruikbare, normale Word- en Excel-bestanden. De invoegtoepassingen ontslaan je echter niet van de plicht om eraan te denken een bestand regelmatig handmatig op te slaan. Ook daarbij geldt: geen Ctrl+S, dan ook geen back-up.