Tips en trucs voor zoeken onder Windows

Heel weinig Windows-gebruikers zullen gedisciplineerd genoeg zijn om al hun bestanden zo op te slaan dat ze die altijd meteen kunnen vinden. Aan de andere kant zijn er ook mensen die al hun documenten consequent archiveren in allerlei handige mappenhiërarchieën. Beide kunnen profiteren van de bestandenzoekfunctie van het besturingssysteem. Die helpt bij een chaotische bestandenwarboel om überhaupt iets te vinden. Maar ook met een zeslaags mappenstructuur ben je vaak sneller op je bestemming door het intypen van een trefwoord dan wanneer je eerst door al die mappen heen moeten klikken.

In principe is het zoeken naar bestanden erg eenvoudig. Je typt gewoon een tekstfragment in het zoekveld van Verkenner of van de Taakbalk in, dat in de bestandsnaam of in het document zelf moet voorkomen, en na een korte of langere wachttijd krijg je de toepasselijke bestanden te zien.

In detail verschillen die twee zoekmethoden echter aanzienlijk van elkaar – afhankelijk van het zoekdoel kan de ene of de andere methode beter geschikt zijn, en je kunt ook op verschillende plekken in het systeem dingen instellen om het zoekgedrag aan te passen aan je eigen voorkeur. De volgende tips zullen je helpen om grip te krijgen op het zoeken in Windows.

BESTAND OF DOCUMENT

De zoekfunctie voor bestanden in Windows kent in principe twee methoden. Bij de eerste methode scant het systeem eenvoudigweg de mappen en submappen en controleert daarbij elke bestands- en elke mapnaam om te zien of die overeenkomt met de opgegeven zoekspecificatie. Dat kan bij een uitgebreide mappenhiërarchieën lang duren, maar het werkt overal. Zelfs externe schijven en usb-sticks kun je op die manier doorzoeken.

Bij de tweede methode gebruikt de zoekopdracht een index die het systeem vooraf heeft aangemaakt en die continu wordt bijgewerkt. Die index registreert niet alleen bestands- en mapnamen, maar ook attributen zoals de bestandsgrootte en het tijdstip van de laatste wijziging. Van veel bestandstypen wordt zelfs de inhoud geïndexeerd. Dat laatste werkt alleen voor bestanden die tekst bevatten. Het zoeken in de index gaat relatief snel, maar het onderhouden ervan kost computertijd en opslagruimte.

Welke van de twee zoekmethoden Windows gebruikt, hangt af van waar je het zoeken start. Het zoekveld in de Taakbalk of in het startmenu gebruikt namelijk altijd de zoekindex. Bij het zoekveld van Verkenner hangt het af van de map waarin je start. Is die map in de index opgenomen, dan zoekt Windows daar ook in, anders scant Verkenner de geselecteerde map en diens submappen.

Een zoekactie naar ‘Test’ die je start in de rootmap van station C: vindt bestanden op de schijf die dat woord in hun naam hebben. Maar het bestand Probe. txt dat de tekst ‘Alleen wat test’ bevat in je documentenmap, zal dan niet worden gevonden – zelfs niet als het op station C: staat. Wanneer je vóór de zoekopdracht eerst je profiel- of documentenmap selecteert, vindt de zoekopdracht het bestand op basis van zijn inhoud in de index.

DE JUISTE VRAAG

Met Verkenner levert het zoeken naar een simpele zoekterm vaak veel te veel resultaten op. Je kunt je waarschijnlijk voorstellen dat het invoeren van update bij het zoeken naar een specifiek screenshot, dat iets te maken had met updates en in de artikelmap van een c’t-redacteur die met Windows werkt moet staan, niet meteen het juiste resultaat oplevert – bijna de helft van alle documenten daar bevat dat woord. Het zoeken kan zich dan beter beperken tot de bestandsnaam. Dat doe je door het intypen van naam:update. Met inhoud:update zou je daarentegen alleen zoeken in de inhoud van bestanden.

Zelfs als je alleen zoekt op de bestandsnaam, gebeurt dat in een geïndexeerde map op basis van de index. Die is blijkbaar echter meer gericht op het indexeren van teksten en verdeelt wat hij vastlegt in eerste instantie in woorden. Daarom gebeurt het dat een zoekopdracht naar naam:update een bestand met de naam Win-dowsupdate.png niet vindt. De ervaring leert dat *update*.* beter werkt. De sterretjes en de punt geven bij het zoeken ook aan dat het om bestandsnamen gaat, maar dat natuurlijke taal daarbij geen rol speelt.

In het voorbeeld krijg je een nog beter resultaat als je de zoekopdracht update soort:afbeelding gebruikt. Dat beperkt het zoeken naar update tot bestanden van het type ( soort) ‘afbeelding’. Volgens hetzelfde patroon, oftewel naam eigenschap + dubbele punt + waarde, kun je ook zoeken naar andere attributen, zoals bepaalde bestandsgroottes of bestanden van een bepaalde leeftijd.

Gelukkig hoef je dergelijke zoekbegrenzingen niet handmatig in te voeren. Bij het weergeven van de zoekresultaten schakelt Verkenner zijn lint namelijk naar het tabblad Zoeken, waarbij het gedeelte Verfijnen enkele pull-downmenu’s biedt voor het selecteren van dergelijke criteria. Als de daar vermelde standaardwaarden niet passen bij de huidige zoekcriteria, kun je ze aanpassen. Zo vind je met de zoekopdracht grootte:<10 mb bestanden die kleiner zijn dan 10 MB en met datum:>1.6.2020 bestanden die na de opgegeven datum gewijzigd zijn.

Tip: als je het zoekveld van Verkenner vaak gebruikt, zul je merken dat de ruimte voor het intypen van gecompliceerde zoekcriteria snel te krap wordt. Je kunt de muis dan tussen de invoervelden voor de mapnaam en de zoekcriteria plaatsen en de verdeling met ingedrukte muisknop aanpassen.

Interessant op het tabblad Zoeken van het lint is de optie ‘Zoekactie opslaan’. Daarmee kun je een met veel moeite samengestelde zoekopdracht voor toekomstig gebruik bewaren. Die komt dan standaard in je profielmap, in de map Zoekopdrachten (C:\Users\ gebruikersnaam\Searches) terecht en gedraagt zich als een virtuele map. De inhoud daarvan is echter niet statisch, maar de bijbehorende zoekopdracht wordt bij het openen steeds opnieuw uitgevoerd. Gek genoeg komt die map zelf niet in de zoekresultaten voor – het is helaas niet mogelijk om de zoekcriteria achteraf te veranderen of andere lintcommando’s in verband met het zoeken te gebruiken.

en uitzonderingen op uitzonderingen zijn mogelijk. Let op: als je daar iets hebt aangepast, worden de voorkeuren bij de Instellingen-app uitgeschakeld.

Het is zinvol om andere mappen dan de standaardmappen te indexeren als je niet de standaardmappen in je gebruikersprofiel gebruikt voor documenten en andere bestanden waarmee je regelmatig werkt, maar je eigen mappen. Die procedure is vooral populair bij gebruikers die systeemmappen en datamappen scheiden voor eenvoudigere back-ups en die laatste op een aparte harde schijf opslaan.

Behalve via de Instellingen kun je de indexeringsopties ook vanuit Verkenner bereiken. Wanneer er een zoekresultaat wordt weergegeven, dan bevat het lint de opdracht ‘Geavanceerde opties / Geïndexeerde locaties wijzigen’ in het gedeelte Zoeken. De Indexeringsopties bieden echter ook de knop Geavanceerd. Dat kan soms een redder in de nood zijn als de bestandszoekmachine geen of verkeerde resultaten oplevert. Je vindt hier dan een knop om de index te verwijderen en opnieuw samen te stellen. Afhankelijk van het vulniveau en de snelheid van de geïndexeerde media kan dat een tijdje duren. Zolang het indexeerprogramma daarmee bezig is, kun je de muis en het toetsenbord het beste niet gebruiken. Want elke interactie zorgt ervoor dat het indexeren alleen nog op de achtergrond draait en zo min mogelijk resources gebruikt – de benodigde tijd neemt dan aanzienlijk toe.

VOLLEDIG

Om een volledige tekstindex van de inhoud van een bestand te maken, moet de indexer die eerst lezen. Bij gewone tekstbestanden is dat nog eenvoudig, maar bij office-, pdf- of andere bestanden in propriëtaire formaten bestaat de inhoud niet alleen uit tekst. Soms kan die zelfs gecomprimeerd of anderszins binair gecodeerd zijn. Om tekst uit bestanden te halen, gebruikt de indexer daarom speciale componenten, zogenaamde zoekfilters. Technisch gezien zijn dat DLL’s die een OLE-interface implementeren met de naam IFilter. Register-entry’s in HKEY_CLASSES_ROOT wijzen aan bestandstypen de juiste filters toe. Sommige filters voor populaire formaten zijn opgenomen in Windows. Applicaties die speciale bestandsformaten gebruiken, kunnen hun eigen filters installeren en registreren.

Tot de in Windows aanwezige filters behoren naast een filter voor platte tekst ook filters voor html-, xmlen pdf-bestanden. Wellicht om historische redenen is er ook een NullFilter, dat voor elk toegewezen bestand meldt dat er geen tekst beschikbaar is. Bij de documenttypes van Microsoft Office is de basisuitrusting onvolledig. De klassieke formaten (.doc, .xls, enz.) worden gedekt door een Microsoft Office Filter, maar van de huidige (Open XML-)indelingen kent Windows standaard alleen de Word-indeling .docx. De minimale tekstverwerker WordPad springt daarbij in de bres. De indexservice kan echter niets beginnen met bestandsformaten als .xlsxen .pptx. Dat verandert als je Microsoft Office 2007 of hoger installeert.

Maar ook als je Microsoft Office niet gebruikt, zul je af en toe te maken krijgen met die formaten. Om ze te

TAAKBALK

Als je Verkenner niet eerst wilt openen om een bestand te zoeken en je weet dat het gewenste document onder de zoekindex valt, kun je je zoekopdracht ook direct in het zoekvak van de Taakbalk typen. De uitgebreide zoeksyntaxis met attribuut:waarde werkt daarbij echter niet.

Het zoekvak in de Taakbalk, dat alleen maar ruimte in beslag neemt, heb je daar ook niet echt voor nodig. Zelfs als het zoekvak niet zichtbaar is, kun je het startmenu openen met een klik op het Windows-pictogram of door op de Windows-toets te drukken en dan kun je gewoon beginnen met typen. Om het zoekvak uit de Taakbalk te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op een vrij gedeelte van de Taakbalk om het snelmenu op te roepen en selecteer je een van de opties uit het submenu Zoeken.

Onder gebruikers die privacy belangrijk vinden, heeft het zoeken via de Taakbalk of het startmenu geen goede reputatie: wat je daar intypt, stuurt Windows ook naar Microsofts zoekmachine Bing om zowel lokale programma’s en documenten als websites te kunnen presenteren.

Het gaat Microsoft echter toch helemaal niets aan wat je op je harde schijf zoekt? Die loslippigheid kun je sinds Windows 10 1803 alleen nog door een ingreep in het register uitschakelen. Om dat te doen, moet je met het programma regedit naar de sleutel HKEY_ CURRENT_ USER\ SOFTWARE\ Microsoft\ Windows\ CurrentVersion\Search gaan en daar de twee DWORD-waarden BingSearchEnabled en CortanaConsent aanmaken als ze nog niet beschikbaar zijn. In beide moet een 0 als inhoud staan. Na uitloggen en opnieuw inloggen vindt het zoekvak dan alleen nog maar lokale resultaten.