Test en praktijk voor het thuiskantoor en videovergaderingen
Het thuiskantoor gaat gepaard met videoconferenties. We geven tips over software, leggen uit hoe je de geluidskwaliteit verbetert en hebben webcams getest. Maar de eerste belangrijke stap is je thuiskantoor goed inrichten.
Om je werkdag thuis zo aangenaam en efficiënt mogelijk te maken, moet je de inrichting goed voor elkaar hebben. Daarbij hoort een geschikte werkruimte, ergonomisch meubilair en goede technische uitrusting. We geven een aantal tips om van je thuiskantoor een succesverhaal te maken.
DE THUISWERKPLEK
Je werkplek moet voldoende groot zijn; deskundigen adviseren minimaal acht vierkante meter. Dat hoeft niet per se een aparte ruimte te zijn, maar kan ook een deel van een kamer zijn die je met planten of een boekenkast afscheidt. Een laptop op de keukentafel is niet geschikt als permanente thuiswerkplek.
Het bureaublad moet niet reflecteren en minstens 80 × 160 cm groot zijn, zodat je ook je armen erop kunt laten rusten. Je stoel moet in hoogte verstelbaar zijn en een variabele rugleuning en lendensteun hebben om voor de nodige ergonomie te zorgen.
Indien mogelijk moet het bureau in een hoek van 90 graden ten opzichte van het raam worden geplaatst, zodat het daglicht vanaf de zijkant op tafel schijnt. Het zonlicht of de verlichting mag niet direct op het scherm vallen om reflecties te voorkomen.
Zorg dat er voldoende ruimte achter het bureau is, zodat je met je stoel heen en weer kunt bewegen zonder dat je ergens tegenaan stoot. Vermijd te veel rommel op en rondom je bureau – dat leidt af, ziet er ongeordend uit en kan een struikelgevaar zijn.
Je monitor moet een mat schermoppervlak hebben en een frame dat niet teveel reflecteert. Een klein, glanzend laptopscherm is op de lange termijn niet genoeg als hoofdscherm. Als je een laptop gebruikt, schaf dan een apart toetsenbord, een muis en een externe webcam aan – de kwaliteit van de ingebouwde webcams is meestal erg matig. Op pagina 70 staat onze test van webcams voor videoconferenties. Het is beter om met een headset te vergaderen, dat verhoogt de verstaanbaarheid en reduceert achtergrondgeluiden. Op pagina 76 staat onze test van headsets.
Als het beeldscherm een ingebouwde usb-hub heeft, kun je daar randapparatuur op aansluiten en hoeft er vervolgens alleen maar een usb-kabel en videokabel van het beeldscherm naar de laptop. Daarmee houd je poorten op de laptop vrij voor usb-sticks of een externe harde schijf. Als je laptop een USB-Cpoort heeft die videodata ondersteunt, raden we aan om een monitor aan te schaffen met een USB-C-videoingang en een ingebouwde hub. De USB-C kabel is dan de enige verbinding met de laptop die nodig is.
Aankoopkosten voor arbeidsmiddelen zoals apparatuur of meubilair zijn voor werknemers niet zonder meer fiscaal aftrekbaar. Volgens de arbeidsomstandighedenwet is je werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Het is altijd raadzaam om met je werkgever te bespreken wat er mogelijk is. Ook staat op veel kantoren momenteel allerlei ongebruikte apparatuur. Wat veel bedrijven doen, is de schermen of meubels thuis laten zetten bij de werknemers daar normaal mee werken.
REGELINGEN EN TIJDSCHEMA'S
Maak goede afspraken met je collega’s over wanneer je thuis bereikbaar bent. Stel voor jezelf vaste werkuren vast en verplaats het werk niet naar de avonduren of het weekend. In principe gelden ook thuis dezelfde regels als op kantoor. Als je meer dan 5,5 uur werkt, heb je recht op minstens een half uur pauze. Als je meer dan tien uur werkt, is dat 45 minuten.
REGELS VOOR HET DAGELIJKS LEVEN
Door het wegvallen van de dagelijkse reis van en naar het werk verdwijnt ook de periode tussen werk en privé. Dat kun je het beste vervangen door specifieke activiteiten. Kleed je goed aan, zelfs als je ’s ochtends je eerste kopje koffie aan je bureau nuttigt. Comfortabele kleding die je ook op kantoor zou dragen, verbetert je persoonlijke werkhouding.
Zorg voor een rustige omgeving zodat niemand je concentratie verstoort. Praktische tips voor videoconferentieprogramma’s lees je in het artikel vanaf pagina 64.
Bij videoconferenties speelt ook non-verbale communicatie een belangrijke rol. Dus ga rechtop zitten, kijk in de camera en niet naar je smartphone. Reageer op wat er gezegd wordt met gepaste gebaren en zorg ervoor dat je gezicht niet te groot en niet te klein is – te groot is bedreigend, te klein is afstandelijk.